Konsekvenser ved mislighold af offentlige kontrakter - Værd at vide som leverandør

I forrige artikel så vi på vigtigheden af ​​at sætte sig ind i kontraktbetingelserne før deltagelse i en udbudskonkurrence for at forstå dine forpligtelser som leverandør - og for at undgå overraskelser.

Men hvad er risikoen ved en misligholdt kontrakt? Hvordan skal du håndtere situationen, og hvilke sanktionsmuligheder har kunden? Det ser vi nærmere på her.

Der kan være mange grunde til, at uenigheder opstår. Det kan være ydre faktorer som forhøjede priser, der påvirker dine produktionsomkostninger. Det kan også være nøglemedarbejdere, der siger op, eller at du simpelthen har påtaget dig for mange ordrer og kæmper for at finde nok ressourcer. Måske er der underleverandører, der ikke er i stand til at levere, eller at et skib med dine varer er forsinket. 

Hvis et problem er ved at opstå, er det normalt bedst at være proaktiv i stedet for at vente og håbe på det bedste. Vi har tidligere set på kommunikationen i privat-offentlige kundeforhold, og vi anbefaler altid en ærlig og åben dialog. Selvom det kan være svært at tale om din virksomheds udfordringer, kan dit initiativ måske medvirke til, at I finder en løsning sammen hurtigt til begges fordel. At lade som ingenting, er den mest risikable løsning. 

Leveringsforsinkelser er ofte en kilde til stor frustration, og det kan også påføre din kunde omkostninger, som ellers kunne have været undgået. Tæt dialog rækker langt. Prøv at være ærlig omkring forsinkelsen og give en konkret forklaring på årsagen. Lyt til kunden og byd ind med forslag til at kompensere for forsinkelsen, som f.eks at øge ressourcerne fremover, hvis du har mulighed for det, eller ændre i leveringsplanen. 

Glem ikke at fokusere på kvaliteten. Selv ved forsinkelser er det vigtigt at sikre, at kvaliteten holder høj standard og om muligt forsøge at levere lidt mere, end hvad kunden forventer. Det kan blive deres reference, der efterfølgende baner vejen til større offentlige kunder. 

Skærmbillede 2023-04-24 kl. 14.46.04Hvis alt ser sort ud, kan det være fornuftigt at søge hjælp udefra, f.eks. fra en juridisk rådgiver eller et konsulenthus med ekspertise inden for offentlige indkøb eller aftaleret. Her kan du få hjælp til at se sagen fra sagkyndig. Hvis problemerne er opstået, fordi kunden selv har en udfordring, kan det stadig være godt at have en at sparre med.

Hvad kan der ske, hvis du bryder vilkårene i kontrakten?

Uforudsete hændelser sker, så du af forskellige årsager ikke kan opfylde kontrakten trods din bedste indsats. Det er derfor vigtigt at være forberedt på, hvad der kan være af konsekvenser ved mislighold af kontrakten.

Vi går naturligvis ud fra, at du i din virksomhed gør det bedste, du kan, men det er desværre en realitet, at der også er virksomheder, der lover mere end de kan holde, og i værste fald bevidst forsømmer deres kontrakt. Det er ikke usædvanligt, at kunden tilbageholder betaling, hvis tingene ikke leveres i henhold til aftalen.

I mere alvorlige situationer kan kunden ty til dagbøder ved forsinket levering, hvis kontrakten tillader det. Dagbøder kan være et fast beløb per dag eller en procentdel af kontraktsummen, men ofte begrænset op til et fastsat beløb. Brug af dagbøder er en standardprocedure, og nogle offentlige kunder gør det konsekvent. Det er et middel til at signalere, at "vores aftaler tager vi faktisk meget seriøst".

Skærmbillede 2023-05-08 kl. 11.12.54Krav om dagbøder kommer ikke ud af det blå. Du har sikkert fået flere advarsler først. For at kunden kan kræve dagbøder, skal de fremlægge dokumentation for, at der er sendt skriftlig meddelelse om forsinkelsen, og at du har fået en rimelig frist til at afhjælpe forsinkelsen. Det skal også kunne dokumenteres, at du ikke har fået løst problemet inden for fristen.

Hvis kunden kan dokumentere, at du ikke har opfyldt kontraktvilkårene, og du fortsætter med at bryde dem, selv efter flere forsøg på at forbedre situationen, kan de have ret til at ophæve kontrakten. Opsigelse af en kontrakt er det mest dramatiske tiltag og medfører betydelige ulemper for både dig og kunden. For kunden betyder det, at de skal finde en ny leverandør. Det er langt fra givet, at de blot kan kontakte den virksomhed, der blev nummer to i udbudskonkurrencen. I mange tilfælde skal de i gang med et nyt udbud, og det tager tid.

For dig som leverandør er det naturligvis også problematisk. Ikke alene vil du få et blakket ry, men det kan påvirke din mulighed for at deltage i fremtidige offentlige udbud. I ESPD-skemaet er der en særskilt afvisningsbetingelse, der vedrører, om virksomheden har fået ophævet kontrakten med en tidligere kunde. Når du svarer "ja" til det, reducerer du dine chancer for at vinde offentlige udbud.

Hvad kan resultere i opsigelse af kontrakten?

Som vi allerede har talt om, kan forsinkelser retfærdiggøre opsigelse af kontrakten. Det skal naturligvis være veldokumenteret, og du skal have haft en reel mulighed for at rette op på manglerne.

Hvis kunden kan dokumentere, at du har brudt vigtige sikkerhedsregler eller har udført arbejdet på en farlig måde, kan dette også være opsigelsesgrund. Det samme gælder, hvis leveringen er i strid med gældende love eller regler. Kunden skal altid dokumentere, at de skriftligt har givet meddelelse om påstanden af misligholdelsen af ​​kontrakten, og at du ikke har reageret på misligholdelsen inden for en rimelig frist.

Opsummering

Inden du deltager i et udbud, er det vigtigt, at du sætter dig ind i kontraktbetingelserne for at undgå overraskelser. Tænk over om eventuelle ændringer i love, afgifter, miljøregler og lignende vil kunne påvirke pris eller levering i fremtiden, så du undgå konflikter med kunden og hav tjek på, hvad der står om eventuelle sanktioner.

Når du har underskrevet kontrakten, skal de gældende regler og krav følges, deadlines overholdes, pris- og faktureringsregler, og leveringsproceduren skal følges. Hvis du ikke gør det, kan der være konsekvenser, som kan påvirke din mulighed for at deltage i nye udbud.

Men lad ikke reglerne afskrække dig fra at deltage i udbud, for offentlige kunder er ofte de bedste kunder. De går ikke konkurs. De betaler til tiden. De vægter ofte god kvalitet højt og vælger ikke altid den billigste løsning. De tilbyder ofte flerårige kontrakter, der giver dig et løbende cashflow - og så de er fremragende referencer. Kan du levere til det offentlige, udstråler din virksomhed stor stabilitet med et sundt regnskab.

Få nyheder om udbudsmarkedet