Før du sender et tilbud og måske får en ny offentlig kunde, skal du have styr på kontraktens betingelser. Det gælder både levering af produktet, overholdelse af tidsfrister, efterlevelse af prissætning og fakturering samt andre betingelser, der varierer fra udbud til udbud. Finder du et attraktivt udbud, så læs kontrakten først.
I to artikler ser vi på nogle af de problemer, der kan opstå for offentlige leverandører, hvordan du kan håndtere dem, og hvad konsekvenserne kan være, hvis du ikke er i stand til at leve op til kontraktens vilkår.
For nogle virksomheder kan disse råd virke oplagte, men vi har hørt fra flere leverandører, at selv indlysende vilkår er lette at overse, fordi deres fokus har ligget på leverancen og kundetilfredsheden, så de overser ting med småt. Derfor kan det være godt med en påmindelse nu og da.
Læs hele kontrakten, før du deltager i udbuddet
Det er vigtigt at kende alle betingelserne i kontrakten, før du vælger, om du vil deltage i udbuddet. Det vil give dig en bedre forståelse af dine forpligtelser og ansvar som leverandør og hvilke regler, der gælder. Kender du vilkårene i kontrakten, kan du proaktivt undgå overraskelser eller problemer, der kan medføre, at du ender med en ikke-rentabel aftale eller på grund af forpligtelser eller udgifter, du overså i udbudsmaterialet.
Tænk over dette:
- Kan der ske ændringer i nuværende love og regler, der gælder for det produkt eller den ydelse, du skal levere over en periode, og hvordan kan det påvirke prissætningen i fremtiden?
- Kan der være ændringer i skatter eller gebyrer, der kan påvirke priser eller betaling? Hvis ja, hvordan behandles dette i kontrakten?
- Kan der være ændringer i regler relateret til grøn omstilling, som kan påvirke produktionen eller kravene til produktet eller tjenesten?
Dette er blot nogle eksempler på forhold, der er vigtige at have for øje, men der er sikkert også andre faktorer i din branche, der udgør en risiko for dig som leverandør. Det er svært at se ind i krystalkuglen og forudsige disse ting, men sørg for at finde ud af, hvordan kontrakten regulerer sådanne usikkerheder - især dem, du ikke selv er herre over, som politiske ændringer, markedskræfterne, force majeure og eventuelle underleverandører.
Vær proaktiv og imødekommende, når der opstår fejl
Det er naturligvis vigtigt at overholde de deadlines, der er fastsat for leverancerne. Hvis du ved, at en proces eller leverance kan blive forsinket, er det bedre at være på forkant og have en proaktiv dialog med kunden, så I sammen kan finde en god løsning. Princippet om, at det er nemmere at få tilgivelse end tilladelse, gælder ikke altid, især hvis forsinkelserne bliver mere reglen end undtagelsen.
KRAV I KONTRAKTEN: Når du har vundet konkurrencen og kontrakten er underskrevet, er det nemt at blive hængende i at levere ydelsen korrekt eller varerne til tiden. I en stresset hverdag glemmer du at have andre krav i kontrakten i baghovedet.
Hvis der skal indsendes tidsregistrerings-rapporter eller andre former for dokumentation, f.eks. om projektets fremdrift, skal du huske at gøre dette inden for de frister, der står i kontrakten. Det er ikke sikkert, at kunden rent faktisk gennemgår al den dokumentation, du skal aflevere, men overholder du tidsfristerne, giver det indtryk af, at du har tingene i orden, og at du fremstår som en professionel samarbejdspartner.
Vær opmærksom på detaljer som faktureringsreglerne
Kend betalingsfristerne, lav korrekt udfyldelse og indsendelse af fakturaer, og hav tjek på hvad du må fakturere for, forskellige former for gebyrer, tillæg ved yderligere fakturering osv. Du fremstår som utroværdig, hvis kunden flere gange klager over fakturaen, fordi den indeholder fejl eller ikke når gemmen systemet. Sørg for at have gode faktureringsrutiner og at den, der fakturerer ved hvad, der gælder i de enkelte kontrakter. Her kan cloudbaseret kontraktstyring og cloudbaseret fakturering hjælpe dig med at få overblik over dine data i et samlet system.
Åben kommunikation med kunden er også vigtig. Er der mere formelle forhold, der skal tages op, bør det ske skriftligt, men meget kan ofte løses med en telefonsamtale. God dokumentation er også vigtig, så du kan dokumentere, at betingelserne rent faktisk er opfyldt, hvis kunden påstår det modsatte. Det kan være fakturaer, dokumentation for at varerne er modtaget, ordrebekræftelser eller andre relevante dokumenter.
Husk at ordrer altid skal være skriftlige. Modtager du en bestilling telefonisk, skal du anmode om, at den også sendes på e-mail, så du har et skriftligt bevis på, hvad der er bestilt. Hvis uenighederne ender i en ord mod ord-diskussion, er det vigtigt at have dokumentation lige ved hånden.
Opsummering
Som leverandør skal du derfor være opmærksom på kontraktvilkårene og sikre, at du overholder dem for at undgå konflikter og sikre et rentabelt samarbejde med alle dine offentlige kunder. Så læs betingelserne og det med småt, før du kaster ressourcer ind i tilbuddet.
I næste artikel vil vi se på, hvad du kan gøre, hvis der opstår problemer med at overholde kontrakten, og hvilke konsekvenser det kan have.