Der Gewinn öffentlicher Ausschreibungen kann Ihr Unternehmen erheblich voranbringen. Gleichzeitig ist der Prozess anspruchsvoll und stark wettbewerbsgeprägt.
Die öffentliche Beschaffung unterliegt klaren rechtlichen Vorgaben, und Angebote werden anhand mehrerer Kriterien bewertet, etwa Wirtschaftlichkeit, Qualität und Compliance.
Um sich von der Konkurrenz abzuheben und Ihre Zuschlagschancen zu erhöhen, braucht es erprobte Vorgehensweisen, die Ihre Angebote überzeugend machen und zeigen, dass Sie die Anforderungen des Auftraggebers zuverlässig erfüllen.

In diesem Artikel stellen wir vier bewährte Best Practices vor: die gezielte Ausrichtung Ihrer Angebote, klare und transparente Kommunikation, den Aufbau tragfähiger Beziehungen zu öffentlichen Auftraggebern sowie kontinuierliche Verbesserung.

 

1. Angebote gezielt an die Ausschreibung anpassen

Ein entscheidender Erfolgsfaktor ist die konsequente Ausrichtung Ihres Angebots an den konkreten Anforderungen der Ausschreibung. Öffentliche Auftraggeber suchen Anbieter, die ihre Bedarfe verstehen und passende Lösungen anbieten.

Ausschreibungsunterlagen sorgfältig prüfen
Lesen Sie alle Unterlagen gründlich. Sie enthalten Informationen zu Zielen, Leistungsbeschreibungen, Fristen und Bewertungskriterien. Machen Sie deutlich, dass Sie verstanden haben, was gefordert ist, und zeigen Sie konkret, wie Ihr Angebot diese Anforderungen erfüllt.

Angebote auf die Bedürfnisse des Auftraggebers zuschneiden
Vermeiden Sie Standardangebote. Passen Sie Inhalte, Struktur und Beispiele gezielt an die jeweilige Ausschreibung an. Praxisnahe Referenzen aus vergleichbaren Projekten erhöhen Ihre Glaubwürdigkeit.

Realistisch bleiben
Überzogene Versprechen wirken sich oft negativ aus, wenn sie später nicht eingehalten werden können. Beschreiben Sie Ihre Leistungsfähigkeit realistisch und erläutern Sie nachvollziehbar, wie Ihr Ansatz den Auftraggeber bei der Zielerreichung unterstützt.

Ein maßgeschneidertes Angebot zeigt, dass Sie das Projekt ernst nehmen und eine passende Lösung liefern wollen, nicht nur einen Vertrag gewinnen möchten.

 

2. Klar und transparent kommunizieren

Transparenz ist ein Grundprinzip der öffentlichen Beschaffung. Entsprechend wichtig ist eine klare, strukturierte und nachvollziehbare Kommunikation, sowohl im Angebot als auch im Austausch mit dem Auftraggeber.

Angebote übersichtlich aufbereiten
Gestalten Sie Ihre Unterlagen klar und logisch. Eine saubere Struktur, verständliche Überschriften und präzise Formulierungen helfen den Prüfern, Ihre Inhalte schnell zu erfassen. Ihre Stärken sollten eindeutig erkennbar sein.

Leistungen und Preise offen darstellen
Beschreiben Sie Leistungen und Preise transparent und verständlich. Erläutern Sie den Mehrwert Ihrer Lösung und vermeiden Sie unnötig komplizierte Fachsprache, die Missverständnisse oder Zweifel hervorrufen kann.

Dialog aktiv nutzen
Wenn während des Verfahrens Fragen auftauchen, stellen Sie diese frühzeitig über die vorgesehenen Kommunikationskanäle. Aktive, sachliche Rückfragen zeigen Interesse und Professionalität.

Klare Kommunikation schafft Vertrauen und ist ein entscheidender Erfolgsfaktor in wettbewerbsintensiven Vergabeverfahren.

 

3. Beziehungen zu öffentlichen Auftraggebern aufbauen

Der Aufbau stabiler Beziehungen zu öffentlichen Auftraggebern ist eine langfristige Investition. Viele Vergabestellen vergeben regelmäßig Aufträge, und positive Erfahrungen wirken sich oft über einzelne Verfahren hinaus aus.

Bedarfe und Prioritäten verstehen
Je besser Sie die Ziele und Herausforderungen des Auftraggebers kennen, desto gezielter können Sie Ihre Angebote ausrichten. Nutzen Sie Bieterkonferenzen, Markterkundungen und den fachlichen Austausch, um Ihr Verständnis zu vertiefen.

Zuverlässig umsetzen
Nach dem Zuschlag ist eine verlässliche, qualitativ hochwertige Leistung entscheidend. Wer Erwartungen erfüllt oder übertrifft und den Auftraggeber transparent informiert, verbessert seine Ausgangsposition für künftige Abrufe oder Ausschreibungen.

Professionell auftreten
Öffentliche Auftraggeber schätzen Anbieter, die als strukturiert, verlässlich und gut organisierbar wahrgenommen werden. Dieses Vertrauen entsteht durch konstante Leistung und klare Kommunikation über einen längeren Zeitraum.

Stabile Beziehungen positionieren Sie als verlässlichen Partner und nicht nur als einmaligen Lieferanten.

 

4. Kontinuierlich besser werden

Langfristiger Erfolg in der öffentlichen Beschaffung erfordert stetige Weiterentwicklung. Der Markt verändert sich laufend durch neue Vorschriften, technologische Entwicklungen und steigende Anforderungen.

Aus vergangenen Verfahren lernen
Jede Ausschreibung bietet Erkenntnisse. Nutzen Sie Feedback, sofern verfügbar, um Stärken auszubauen und Schwächen zu erkennen. Das gilt unabhängig davon, ob Sie den Zuschlag erhalten haben oder nicht.

Trends im Blick behalten
Themen wie Nachhaltigkeit, Digitalisierung und soziale Kriterien gewinnen zunehmend an Bedeutung. Wer diese Entwicklungen frühzeitig berücksichtigt, verschafft sich einen klaren Wettbewerbsvorteil.

In Effizienz und Innovation investieren
Optimieren Sie Ihre internen Prozesse und die Angebotsvorbereitung kontinuierlich. Beschaffungsplattformen wie Mercell unterstützen dabei, Abläufe zu strukturieren, Fehler zu reduzieren und die Einhaltung formaler Anforderungen sicherzustellen.

 

Fazit

Erfolg bei öffentlichen Ausschreibungen ist anspruchsvoll, aber gut erreichbar.
Wer Angebote gezielt ausrichtet, transparent kommuniziert, tragfähige Beziehungen aufbaut und kontinuierlich an Verbesserungen arbeitet, steigert seine Zuschlagschancen deutlich.

Die öffentliche Beschaffung bietet großes Potenzial, erfordert jedoch sorgfältige Vorbereitung, ein gutes Verständnis der Auftraggeberbedürfnisse und dauerhaft hohe Qualitätsstandards.
Mit Plattformen wie Mercell optimieren Sie Ihre Ausschreibungsstrategie und stellen sicher, dass Ihre Angebote überzeugend, vollständig und regelkonform sind.