In der öffentlichen Beschaffung helfen sowohl Rahmenvereinbarungen als auch Dynamische Beschaffungssysteme (DBS) öffentlichen Auftraggebern, auf strukturierte Weise auf geprüfte Lieferanten zuzugreifen.
Trotz einiger Gemeinsamkeiten sind die Unterschiede jedoch entscheidend – insbesondere für Lieferanten, die sich im öffentlichen Sektor erfolgreich positionieren möchten.

Wenn Sie verstehen, wie beide Verfahren funktionieren, können Sie Ihre Angebote gezielter vorbereiten, Ihre Ressourcen effizienter einsetzen und langfristig mehr öffentliche Aufträge gewinnen.

Hier sind die fünf wichtigsten Unterschiede, die Sie kennen sollten.

 

 

1. Zugang: Geschlossener vs. flexibler Zugang

Rahmenvereinbarungen sind geschlossene Systeme. Sobald die Rahmenvereinbarung vergeben ist, können keine neuen Lieferanten mehr aufgenommen werden, bis sie neu ausgeschrieben wird – in der Regel alle 2 bis 4 Jahre.
Die Lieferantenliste ist von Beginn an festgelegt, was den initialen Vergabeprozess besonders wettbewerbsintensiv und strategisch relevant macht.

Dynamische Beschaffungssysteme (DBS) hingegen sind während ihrer gesamten Laufzeit offen. Lieferanten können sich jederzeit bewerben, sofern sie die vom Auftraggeber definierten Mindestanforderungen erfüllen.
Dieser offene Ansatz ist besonders vorteilhaft für KMU und neue Marktteilnehmer, die den Start eines Systems verpasst haben.

Warum das wichtig ist:
Rahmenvereinbarungen erfordern langfristige Planung und ein sehr starkes Anfangsangebot. Ein DBS bietet mehr Flexibilität, später einzusteigen, Nischen zu testen oder gezielt Chancen zu nutzen.
Für Lieferanten, die noch wachsen oder ihr Angebot weiterentwickeln, eröffnet ein DBS deutlich mehr Einstiegsmöglichkeiten ohne jahrelange Wartezeiten.

 

 

2. Auswahlverfahren: Einmalig vs. kontinuierlich

Bei Rahmenvereinbarungen reichen Lieferanten im Vergabeverfahren vollständige technische und preisliche Angebote ein. Diese werden anhand gewichteter Kriterien bewertet – meist eine Kombination aus Preis, Qualität, Nachhaltigkeit und Mehrwert.
Nur die ausgewählten Lieferanten sind während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung vergabeberechtigt.

Ein DBS folgt dagegen einem zweistufigen Verfahren. Zunächst erfolgt eine vereinfachte Eignungsprüfung, die sich auf finanzielle Leistungsfähigkeit, Compliance und Grundvoraussetzungen konzentriert.
Anschließend wird für jeden konkreten Bedarf ein Mini-Wettbewerb durchgeführt, bei dem qualifizierte Lieferanten Angebote zu Umfang, Zeitplan und Preis abgeben.

Warum das wichtig ist:
Bei Rahmenvereinbarungen liegt der Aufwand zu Beginn. Ohne ein starkes Erstangebot gibt es keine zweite Chance.
Beim DBS müssen Sie sich nur einmal qualifizieren, müssen aber anschließend aktiv bleiben und regelmäßig auf Mini-Wettbewerbe reagieren.
Für agile Teams mit ausreichender Angebotskapazität kann ein DBS kontinuierlich neue Chancen bieten.

 

 

3. Vergabe von Aufträgen: Komplexität vs. Agilität

Im Rahmen einer Rahmenvereinbarung können Aufträge entweder per Direktvergabe (wenn zulässig) oder über Mini-Wettbewerbe vergeben werden.
In vielen Fällen sind Preise und Leistungsniveaus bereits vorab festgelegt, sodass Auftraggeber schnell handeln können.

Bei einem DBS ist jeder Auftrag zwingend über einen Mini-Wettbewerb zu vergeben – Direktvergaben sind nicht erlaubt. Das sorgt für permanente Konkurrenz, bessere Preisbildung und hohe Transparenz, bedeutet aber auch mehr Aufwand für beide Seiten.

Warum das wichtig ist:
Rahmenvereinbarungen ermöglichen schnelle Abrufe, sobald Sie gelistet sind – ideal für wiederkehrende oder strategische Bedarfe. Ein DBS bietet bei jedem Bedarf gleiche Wettbewerbsbedingungen, erfordert aber konstante Reaktionsfähigkeit und Disziplin seitens der Lieferanten. Unternehmen sollten prüfen, ob sie organisatorisch auf regelmäßige, kurzfristige Mini-Wettbewerbe vorbereitet sind.

 

 

4. Einsatzbereich: Spezialisierte vs. standardisierte Leistungen

Rahmenvereinbarungen eignen sich besonders für komplexe, strategische oder hochwertige Beschaffungen, bei denen der Bedarf im Voraus klar definiert ist.
Typische Beispiele sind IT-Infrastruktur, Beratungsleistungen oder Baupartnerschaften, bei denen detaillierte Preismodelle, SLAs und langfristige Lieferkonzepte erforderlich sind.

Ein DBS wird meist für standardisierte, häufig nachgefragte oder kurzfristige Leistungen eingesetzt – etwa Zeitarbeit, Reinigung, Sicherheitsdienste oder Reparaturen.
Da diese Bedarfe oft kurzfristig entstehen, profitieren Auftraggeber von einem flexiblen Lieferantenpool mit schneller Reaktionsfähigkeit.

Warum das wichtig ist:
Für Lieferanten ist diese Unterscheidung entscheidend:
Wenn Ihre Leistungen stark spezialisiert, beratungsintensiv oder beziehungsgetrieben sind, passt eine Rahmenvereinbarung meist besser.
Bieten Sie standardisierte, regelmäßig benötigte Leistungen an, kann ein DBS häufigere und leichter zugängliche Auftragschancen bieten.

 

 

5. Technologische Anforderungen: Teilweise digital vs. vollständig elektronisch

Rahmenvereinbarungen können sowohl digital als auch teilweise manuell verwaltet werden.
Zwar nutzen viele Auftraggeber inzwischen eProcurement-Systeme, rechtlich ist jedoch kein vollständig elektronischer Prozess vorgeschrieben. Daher kommen in manchen Rahmenvereinbarungen weiterhin E-Mail-Einreichungen oder begrenzte Automatisierung zum Einsatz.

Ein DBS muss gemäß EU-Vergaberichtlinien vollständig elektronisch abgewickelt werden.
Der gesamte Prozess – von der Lieferantenbewerbung über Mini-Wettbewerbe bis zur Zuschlagserteilung – erfolgt über digitale Plattformen. Das sorgt für Transparenz, Geschwindigkeit und vollständige Nachvollziehbarkeit.

Warum das wichtig ist:
Lieferanten im DBS müssen digital aufgestellt sein.
Das bedeutet: Arbeiten über Portale, konsequentes Monitoring von Benachrichtigungen und schneller Zugriff auf Dokumente und interne Entscheider.
Plattformen wie Mercell helfen dabei, diese Prozesse zu strukturieren – besonders wenn das Tempo der Mini-Wettbewerbe hoch ist.

 

Fazit

Rahmenvereinbarungen und DBS verfolgen zwar das gleiche Ziel – effizientere öffentliche Beschaffung – funktionieren aber grundlegend unterschiedlich.
Rahmenvereinbarungen sind zu Beginn stark wettbewerbsorientiert und bieten danach Stabilität. Ein DBS ist offen, flexibel und von kontinuierlichem Wettbewerb geprägt.

Beide Modelle haben ihre Stärken. Die richtige Wahl hängt von Ihrem Geschäftsmodell, Ihrer Leistungsart und Ihrer internen Angebotskapazität ab.

Für Auftraggeber beeinflusst die Wahl zwischen Rahmenvereinbarung und DBS nicht nur die Compliance, sondern auch Lieferantenvielfalt, Wirtschaftlichkeit und Geschwindigkeit.
Für Lieferanten kann der richtige Einstiegspunkt – kombiniert mit konsequenter Umsetzung – den Unterschied zwischen passiver Teilnahme und aktivem Wachstum ausmachen.

Mercell unterstützt beide Seiten bei der Navigation durch diese Komplexität. Von der Ausschreibungssuche über Qualifikation und Angebotsmanagement bis hin zu Compliance begleiten wir Sie – egal ob im Rahmen einer Rahmenvereinbarung oder eines DBS.
Denn in der öffentlichen Beschaffung ist Wissen nicht nur Macht – sondern Umsatz.