Rahmenvereinbarungen sind ein zentrales Instrument der öffentlichen Beschaffung. Dennoch übersehen selbst erfahrene Lieferanten und Einkäufer häufig wichtige Details, die ihre Strategie und Wettbewerbsfähigkeit deutlich beeinflussen können.

Ganz gleich, ob Sie Ihr erstes Angebot vorbereiten oder bereits mehrere öffentliche Verträge betreuen: Wer die weniger offensichtlichen Mechanismen von Rahmenvereinbarungen kennt, kann bessere Entscheidungen treffen, Risiken reduzieren und zusätzliche Aufträge gewinnen.

Hier sind acht Aspekte, die Sie über Rahmenvereinbarungen wissen sollten – auch wenn sie oft unterschätzt werden.

 

1. Ein Platz in einer Rahmenvereinbarung garantiert keine Aufträge

Der Zuschlag für eine Rahmenvereinbarung ist lediglich der Einstieg. Er berechtigt zur Teilnahme, garantiert jedoch keinen Umsatz. Öffentliche Auftraggeber können Aufträge entweder direkt oder über Mini-Wettbewerbe vergeben und sind nicht verpflichtet, allen gelisteten Lieferanten Aufträge zu erteilen.
Ohne aktive Teilnahme und wettbewerbsfähige Angebote bleiben viele Lieferanten während der gesamten Laufzeit ohne Abruf.

Warum das wichtig ist:
Nur wer sichtbar bleibt, schnell reagiert und aktiv Angebote einreicht, kann eine Rahmenvereinbarung tatsächlich in Umsatz verwandeln.

 

2. Rahmenvereinbarungen können von vielen Auftraggebern genutzt werden

Viele Rahmenvereinbarungen werden von zentralen Vergabestellen oder Einkaufsgemeinschaften abgeschlossen, stehen jedoch einer Vielzahl öffentlicher Auftraggeber offen. Eine Rahmenvereinbarung im Bildungsbereich kann beispielsweise von zahlreichen Schulen, Hochschulen oder Kommunen genutzt werden.
Ein einzelner Zuschlag kann somit den Zugang zu vielen potenziellen Auftraggebern eröffnen – über Regionen und Organisationen hinweg.

Warum das wichtig ist:
Wenn Sie den tatsächlichen Nutzerkreis einer Rahmenvereinbarung kennen, lässt sich ihr strategischer und wirtschaftlicher Wert realistisch einschätzen.

 

3. Der Wettbewerb endet nicht mit dem Zuschlag

Bei Rahmenvereinbarungen mit mehreren Lieferanten geht der Wettbewerb nach der Vergabe weiter. Mini-Wettbewerbe dienen dazu, für einen konkreten Bedarf das wirtschaftlichste Angebot zu ermitteln.
Dabei können aktualisierte Preise, kürzere Lieferzeiten oder angepasste Leistungskonzepte entscheidend sein. Lieferanten müssen ihre Angebote kontinuierlich weiterentwickeln.

Warum das wichtig ist:
Jeder Abruf ist eine neue Chance – aber auch eine neue Wettbewerbssituation. Der Rahmenstatus allein verschafft keinen automatischen Vorteil.

 

4. Schwache Leistung wirkt sich auf zukünftige Chancen aus

Die Qualität Ihrer Leistung bleibt nicht folgenlos. Öffentliche Auftraggeber bewerten Zuverlässigkeit, Qualität und Zusammenarbeit und berücksichtigen diese Erfahrungen bei künftigen Abrufen.
Bei schwerwiegenden Leistungsproblemen können Lieferanten – je nach Ausgestaltung der Rahmenvereinbarung – sogar von weiteren Mini-Wettbewerben ausgeschlossen werden.

Warum das wichtig ist:
Der Zuschlag ist nur der Anfang. Konsequent gute Leistung ist entscheidend für langfristigen Erfolg innerhalb einer Rahmenvereinbarung.

 

5. Rahmenvereinbarungen sind auch für KMU attraktiv

Rahmenvereinbarungen sind längst nicht mehr ausschließlich großen Konzernen vorbehalten. Viele Auftraggeber gestalten sie bewusst KMU-freundlich – etwa durch kleinere Lose, vereinfachte Anforderungen oder regionale Strukturierung.
Zudem gewinnen Aspekte wie Nachhaltigkeit, Innovation und soziale Kriterien zunehmend an Bedeutung – Bereiche, in denen KMU häufig besonders stark sind.

Warum das wichtig ist:
Auch kleinere und spezialisierte Anbieter haben realistische Chancen, erfolgreich an Rahmenvereinbarungen teilzunehmen.

 

6. Viele Rahmenvereinbarungen sind in Lose aufgeteilt

Große Rahmenvereinbarungen werden häufig nach Regionen, Leistungsarten oder Fachgebieten in Lose unterteilt. Lieferanten müssen nicht das gesamte Leistungsspektrum abdecken.
Eine gezielte Bewerbung auf passende Lose erhöht die Erfolgschancen und reduziert den Angebotsaufwand.

Warum das wichtig ist:
Fokussierung ermöglicht Wettbewerb dort, wo Ihre Stärken liegen.

 

7. Rahmenvereinbarungen umfassen auch kleinere Aufträge

Rahmenvereinbarungen dienen nicht nur der Vergabe großer Einzelprojekte. Sie werden häufig für wiederkehrende, kleinere Leistungen unterhalb der EU-Schwellenwerte genutzt – etwa im Bildungs-, Sozial- oder Facility-Bereich.
Diese Abrufe erfolgen oft ohne separate öffentliche Ausschreibung direkt über die Rahmenvereinbarung.

Warum das wichtig ist:
Regelmäßige kleinere Abrufe können zu stabilen, planbaren Umsätzen führen.

 

8. Rahmenvereinbarungen können vorzeitig neu ausgeschrieben werden

Auch wenn Rahmenvereinbarungen in der Regel feste Laufzeiten haben, können sie vorzeitig angepasst oder neu ausgeschrieben werden – zum Beispiel bei veränderten Bedarfen, strukturellen Änderungen oder Leistungsproblemen.
Lieferanten, die Laufzeiten und Marktentwicklungen aktiv beobachten, können sich frühzeitig positionieren.

Warum das wichtig ist:
Verlassen Sie sich nicht auf eine statische Laufzeit. Aktive Marktbeobachtung schafft strategische Vorteile.

 

Fazit

Rahmenvereinbarungen bieten deutlich mehr als nur Zugang zu öffentlichen Aufträgen. Sie sind dynamische Instrumente, die kontinuierliche Beteiligung, strategisches Denken und verlässliche Leistung erfordern.
Wer ihre weniger offensichtlichen Mechanismen versteht, agiert mit realistischen Erwartungen, klarer Positionierung und nachhaltig besseren Ergebnissen.

Ob Sie als KMU gezielt ein Nischenlos anstreben oder als wachsender Anbieter überregional skalieren möchten: Ein fundiertes Verständnis von Rahmenvereinbarungen verschafft Ihnen einen klaren Wettbewerbsvorteil.
Mercell unterstützt Lieferanten dabei, relevante Rahmenvereinbarungen zu identifizieren, Zuschläge zu gewinnen und Abrufe erfolgreich zu managen – mit intelligenter Ausschreibungssuche, gezielten Benachrichtigungen und fachlicher Unterstützung.