DFØ 2024-Umfrage: Öffentliches Beschaffungswesen in Norwegen

Das öffentliche Beschaffungswesen ist mit jährlichen Ausgaben von etwa 742 Milliarden NOK eine treibende Kraft im öffentlichen Sektor Norwegens. Um sicherzustellen, dass diese beträchtlichen Ausgaben effizient und nachhaltig verwaltet werden, führt die norwegische Agentur für öffentliches und Finanzmanagement (DFØ) alle zwei Jahre eine Umfrage durch, um den aktuellen Stand des Marktes und die Entwicklungsinitiativen zu bewerten.

Die diesjährige Umfrage 2024 bietet einen umfassenden Einblick hinter die Kulissen der Beschaffungslandschaft. Angesichts des wachsenden Interesses an der Teilnahme an der Benchmark nahmen über 600 zentrale und kommunale Behörden, die für alles von Büromaterial bis hin zu Infrastrukturprojekten zuständig sind, die Einladung von DFØ an.

Die Umfrage befasst sich mit einer Reihe wichtiger Beschaffungsbereiche und beleuchtet sowohl Fortschritte als auch verbesserungswürdige Bereiche. Von Governance, Zusammenarbeit, Kompetenz, Digitalisierung bis hin zu Umweltpraktiken und Innovation bietet die DFØ-Analyse wertvolle Einblicke in Beschaffungsstrategien und -praktiken.

DFØ beobachtet diese Veränderungen jedoch nicht nur. Durch das Angebot maßgeschneiderter Management-Panels hilft DFØ Organisationen dabei, ihre Stärken und verbesserungswürdigen Bereiche zu identifizieren.

 

Was hat diese jährliche Untersuchung ergeben?

Die Umfrage hebt Folgendes hervor:

• Optimierte Beschaffungsprozesse. Ein bemerkenswerter Anstieg der strategischen Reife, da immer mehr öffentliche Einrichtungen ihre Routineabläufe in strategische Kompetenzzentren umwandeln, wobei der Schwerpunkt auf der Optimierung aller Beschaffungsprozesse liegt.

• Umweltarbeit und Innovation. Ein starker Fokus auf Klima, Umwelt und Innovation, wobei immer mehr Unternehmen emissionsarme Lösungen und Maßnahmen der Kreislaufwirtschaft einführen, was ein starkes Engagement für ökologische Nachhaltigkeit widerspiegelt.

• Digitalisierung. Die zunehmende Nutzung digitaler Tools im Beschaffungswesen deutet auf eine Verlagerung hin zu effizienteren und transparenteren Prozessen hin. Die Vertragsüberwachung hat nach wie vor hohe Priorität, um sicherzustellen, dass Beschaffungsverträge effektiv ausgeführt werden und die beabsichtigten Vorteile realisiert werden.

 

Mit Blick auf die Zukunft ist klar, dass sich der norwegische Beschaffungssektor in Richtung eines stärker datengesteuerten, einheitlichen und nachhaltigen Ansatzes bewegt, wobei der Schwerpunkt auf der Einhaltung von Vorschriften liegt. Die Einführung unserer neuen Plattform Mercell Tendering passt perfekt zu den zukunftsorientierten Perspektiven des norwegischen öffentlichen Marktes.

Lassen Sie uns die Ergebnisse der Umfrage in den Schlüsselbereichen für ein fortschrittlicheres und reaktionsfähigeres Beschaffungssystem auf dem norwegischen Markt näher betrachten.

 

1. Strategie über die Dokumentation hinaus

Fast die Hälfte der DFØ-Befragten, etwa 48 Prozent, verfügen über eine zentrale Stelle, die Einkäufe abwickelt. Ein Team, das sich um kommerzielle Bewertungen, die Vertragsverfolgung im gesamten Einkaufsportfolio und die systematische Berichterstattung an das Management kümmert.

Eine Strategie, die über den reinen Papierkram hinausgeht, ist von entscheidender Bedeutung. Sie gibt eine klare Richtung vor und sorgt für die Umsetzung aller Beschaffungsaktivitäten. Sie trägt auch dazu bei, dass sich alle auf den Einkauf von Waren und Dienstleistungen konzentrieren, indem sie nachverfolgt und gemessen werden.

Behörden mit einer Beschaffungsstrategie haben eine bessere Akzeptanz bei der Behördenleitung und eine bessere Zusammenarbeit in der gesamten Organisation. Sie sind in der Regel auch in allen Bereichen ausgereifter. Etwa 62 Prozent der befragten Unternehmen haben eine Beschaffungsstrategie, während 29 Prozent keine klaren Regeln und Richtlinien haben.

Der strategische Einsatz der Beschaffung erfordert, dass das Management mehr aus den vorhandenen Ressourcen macht und über alle wichtigen Beschaffungsbereiche auf dem Laufenden bleibt. Mercell ermöglicht es öffentlichen Einkäufern, den gesamten Beschaffungsprozess von der Planung bis zur Bestellung und Analyse zu kontrollieren. Alle Module sind in einer gemeinsamen Architektur verbunden, wodurch ein nahtloser Datentransfer gewährleistet wird und der Zeitaufwand, der manuelle Aufwand und die Wiederverwendung von Informationen reduziert werden, was wiederum zu immer effizienteren Prozessen beiträgt.

 

2. Value-added Procurement Phases

Betrachtet man die verschiedenen Phasen des Beschaffungsprozesses, so leisten die norwegischen Behörden die wertvollste Arbeit in der Anforderungs- und Planungsphase, gefolgt von der Vertragsmanagementphase.

 

 

Insgesamt neigen Einkäufer dazu, operative Aufgaben gegenüber strategischen Aktivitäten zu priorisieren. Wesentliche Aufgaben wie Markt- und Risikoanalysen werden gelegentlich vernachlässigt, während Aktivitäten im Zusammenhang mit der Umsetzung des Wettbewerbs (Einhaltung von Fristen) sorgfältig angegangen werden.

Für optimale Beschaffungsergebnisse wird öffentlichen Stellen empfohlen, ein Gleichgewicht zwischen operativer Effizienz und strategischer Weitsicht zu finden.

 

3. Fachkräftemangel

Erschreckenderweise fühlt sich nur eine von fünf der befragten öffentlichen Einkaufsorganisationen im Bereich der Beschaffung angemessen gerüstet, um Innovationen zu fördern und Menschenrechtsstandards aufrechtzuerhalten. Dieser Mangel erstreckt sich auch auf Bereiche wie die Vertragsnachverfolgung und den Marktdialog.

Vertragsnachverfolgung: Eine entscheidende Komponente

Unter den verschiedenen Beschaffungsprozessen erweist sich die Vertragsnachverfolgung als das schwächste Glied, wobei nur 46 Prozent über ein zufriedenstellendes Maß an Fachwissen verfügen. Angemessene Kenntnisse in der Vertragsnachverfolgung sind für den erfolgreichen Übergang des öffentlichen Sektors zu Nachhaltigkeit und schonendem Umgang mit Ressourcen unerlässlich. In Anbetracht dessen plant laut PWC jedes zweite Unternehmen, in den nächsten drei Jahren in ein Tool für das Vertragsmanagement (CLM Contract Lifecyclemanagement) zu investieren.

Immer mehr öffentliche Einrichtungen verfolgen einen proaktiven Ansatz, um sicherzustellen, dass Löhne, Arbeitsbedingungen und andere kritische Faktoren während der gesamten Vertragslaufzeit streng überwacht und eingehalten werden. Die Entwicklung von Vertragsnachverfolgungs- und Beschaffungsstrategien unterstreicht die wachsende Bedeutung ethischer Überlegungen bei der Beschaffung.

Bei Mercell wird das Vertragsmanagement als strategisches Instrument angesehen, das einen klaren Überblick über alle Verträge bietet und öffentliche Einkäufer in die Lage versetzt, proaktiv zu handeln, Risiken zu minimieren und Einsparpotenziale von der Ausarbeitung bis zur Ausführung zu erschließen. Selbst weniger erfahrene Beschaffungsexperten können neue Verträge mit Vorlagen erstellen und den Prozess durch elektronische Unterschriften beschleunigen, wodurch manuelle Arbeit reduziert und die Prozesseffizienz erhöht wird. Mit Tools zur Überwachung von Fristen und zur Behebung von Abweichungen durch direkte Ansprüche an Lieferanten bieten wir eine dynamische Nachverfolgung innerhalb des Systems. Lieferanten werden automatisch über erforderliche Maßnahmen informiert oder können bei Verstößen oder Streitigkeiten schnell Vertragsansprüche geltend machen.

Analytische Fähigkeiten: Die Lücke schließen

Die Bereitschaft zur Analyse ist nach wie vor ein weiterer Problembereich, da nur 21 Prozent der Beschaffungsexperten über ausreichende Fachkenntnisse verfügen. Dies stellt eine große Herausforderung dar, wenn es darum geht, Unternehmen die analytischen Erkenntnisse zu liefern, die für eine fundierte Entscheidungsfindung und Priorisierung erforderlich sind.

Öffentliche Einkäufer haben die wichtige Aufgabe, Ressourcen effektiv zuzuweisen, Transparenz zu gewährleisten und einen Mehrwert für öffentliche Mittel zu schaffen. Durch die Nutzung von Datenanalysen können Fachleute in der Einkaufsabteilung Trends erkennen, Marktschwankungen antizipieren und Kaufentscheidungen priorisieren.

Mercell ist sich der Bedeutung der Integration detaillierter Kostenanalysen in Beschaffungssysteme bewusst, die zu Echtzeit-Datenanalysen, prädiktiven Analysen und Leistungsnachverfolgung führen. Durch die Verknüpfung der Rechnungsdaten ermöglicht Mercell Ausgabenanalyse öffentlichen Einkäufern die Nachverfolgung einzelner Lieferantenausgaben oder die Nachverfolgung von Ausgaben über mehrere Lieferanten hinweg.

Positive Trends im Marktdialog

Obwohl der Markt vor Herausforderungen steht, gibt es auch großartige positive Entwicklungen. Der öffentliche Sektor in Norwegen führt einen intensiveren Dialog mit seinen Lieferanten. Dieses Engagement ermöglicht ein tieferes Verständnis der aktuellen und zukünftigen Bedürfnisse, der Wettbewerbslandschaft und der Umweltaspekte.

Mercell Tendering bietet einen strukturierten Rahmen für die Lieferantenentwicklung und -innovation. Die Plattform enthält Tools für die Nachverfolgung, Bewertung und Entwicklung von Lieferanten, sodass Behörden starke und effektive Lieferantenbeziehungen aufbauen können.

4. Umweltarbeit und Innovation

Laut der DFØ-Umfrage sind Umweltziele nicht länger ein „Wahlfach“, sondern ein Bereich mit hoher Priorität. Erfreulicherweise führen immer mehr Organisationen des öffentlichen Sektors Maßnahmen für die meisten der priorisierten Kategorien ein, und ab dem 1. Januar 2024 treten strengere Klima- und Umweltanforderungen für die öffentliche Beschaffung in Kraft.

Trotz dieser Fortschritte:

• Nur 29 % der Behörden verfolgen etablierte Umweltziele konsequent, wobei Zeit und Ressourcen die Haupthindernisse darstellen.
• Nur 14 % glauben, dass ihre Beschaffungspraktiken zu einer erheblichen Verringerung der Klima- und Umweltauswirkungen geführt haben.
• Während immer mehr Unternehmen neue Produkte und Dienstleistungen anbieten, haben in den letzten zwei Jahren nur 27 % dies aktiv erforscht. Der Hauptgrund für die Suche nach Innovationen ist die Verbesserung der Qualität von Produkten und Dienstleistungen, gefolgt von der Notwendigkeit zeitsparender Lösungen.

Die Erreichung dieser Klima- und Umweltziele erfordert angemessene Zeit, Ressourcen und Fachwissen. Das Mercell Supplier Relationship Management-Modul gibt dem öffentlichen Einkäufer die Kontrolle und stellt die erforderlichen Tools zur Verfügung, um konkrete Nachhaltigkeitsziele festzulegen, die Lieferfähigkeit der Lieferanten zu messen und nicht zuletzt KPIs festzulegen, die dem Einkäufer bei der Berichterstattung und Dokumentation seiner Nachhaltigkeitsbemühungen Sicherheit geben. Ganz gleich, ob das Hauptziel darin besteht, das Transparenzgesetz, die EU-Taxonomie oder CSDDD einzuhalten, Mercell hat eine Lösung.

5. Digitalisierung

Das Ziel eines vollständig digitalen Prozesses ist die Verwaltung des gesamten Zahlungszyklus, um sicherzustellen, dass die Käufer die richtigen Produkte und Preise gemäß den Vereinbarungen erhalten. Von den befragten DFØ-Beschaffungsorganisationen mit hohem Reifegrad erlebten 52 Prozent in den letzten zwei Jahren eine erhebliche Vereinfachung durch die Digitalisierung. Sie profitierten von effizienteren Einkäufen, optimierten Prozessen, weniger Fehlern und einer besseren Einhaltung von Vorschriften. Laut PWC wird der Beschaffungsbereich bis 2027 voraussichtlich zu 70 % digitalisiert sein, wobei Effizienzsteigerungen, Transparenz und Leistung die Hauptantriebskräfte sind.

Während IKT- und Cloud-Dienste sowohl technisches als auch Beschaffungs-Know-how erfordern, verfügen nur 5 % der Unternehmen über einen dedizierten Plan für die Beschaffung dieser Dienste.

Bei Mercell ist es unser Ziel, die Beschaffungsfunktion aus Excel und Word in die Cloud zu verlagern. Mercell Tendering automatisiert und digitalisiert Ihre Beschaffungsprozesse, von der Bedarfsermittlung über den internen Dialog und die Ausschreibung bis hin zur Vertragsnachverfolgung, und stellt sicher, dass alle Informationen nahtlos von einem Schritt zum nächsten übertragen werden, wodurch der manuelle Arbeitsaufwand reduziert und die Prozesseffizienz erhöht wird.

Die DFØ-Umfrage 2024 verdeutlicht den dynamischen Fortschritt im öffentlichen Beschaffungswesen Norwegens. Sie zeigt erhebliche Fortschritte bei der Straffung von Prozessen, der Förderung der ökologischen Nachhaltigkeit und der Digitalisierung.

Schlussfolgerung

Da Norwegen weiterhin der Einhaltung von Vorschriften und der datengesteuerten Entscheidungsfindung Priorität einräumt, fügt sich die Einführung von Plattformen wie Mercell Tendering nahtlos in diese zukunftsweisenden Initiativen ein. Die Erkenntnisse aus dieser Umfrage sind von entscheidender Bedeutung für die Förderung eines fortschrittlichen und reaktionsschnellen Beschaffungssystems auf dem norwegischen Markt.

Wenn Sie erfahren möchten, wie Mercell Sie und Ihre Organisation in allen Aspekten Ihres Beschaffungs- und Ausschreibungsprozesses unterstützen kann, buchen Sie hier eine Live-Präsentation.