Einfachere Beschaffungsplanung mit Mercell
Optimieren Sie Ihre Beschaffung mit Mercell: effiziente, stressfreie Prozesse durch einfachere Abläufe, eine bessere Zusammenarbeit und gesicherte Compliance.
Die Beschaffungsplanung bildet eine wesentliche Grundlage für einen stressfreien, erfolgreichen Einkauf. Durch sie können öffentliche Einkäufer ihre Budgets optimal ausnutzen, damit alles wie am Schnürchen läuft und alle Beteiligten auf dem Laufenden bleiben.
Für viele Einkäufer ist die Beschaffungsplanung allerdings immer noch eine zeitraubende Aufgabe. Tatsächlich fließen 40 % der Mittel für die Beschaffung in die Planung und Vorbereitung, um die besten Ergebnisse zu erzielen.
Was sind die größten Herausforderungen?
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Abhängigkeit von manuellen Prozessen auf Basis von Tabellenkalkulationen
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Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung und Verwaltung von Bedarfsanfragen
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Ineffiziente Zusammenarbeit mit den Beteiligten
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Fehlen von standardisierten Verfahren für die Bearbeitung von Bedarfsanfragen.
Das Resultat? Die Vergeudung von Zeit und Ressourcen.
Mit einem digitalen Ansatz lassen sich diese Prozesse rationalisieren und transparenter gestalten, um die Effizienz bei der Beschaffungsplanung zu steigern.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Beschaffungsteams von einer effektiven Planung profitieren können. Wir stellen Ihnen das Beschaffungsplanungsmodul von Mercell vor und spielen ein Praxisbeispiel von der Abgabe einer Anfrage bis zur Ausschreibungsbekanntmachung durch.
Das bietet die Mercell Ausschreibungsplattform: Optimierung der Beschaffung von Anfang bis Ende
Auf der Mercell Ausschreibungsplattform sind alle Stufen des Beschaffungsprozesses auf einer integrierten, benutzerfreundlichen Plattform zusammengeführt. Das Herzstück ist das Beschaffungsplanungsmodul, ein wichtiges Feature, das viele Schritte vereinfacht:
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Standardisierung von Anfragen: Alle Beschaffungsdaten werden im Voraus erfasst, wodurch Verzögerungen und Durcheinander vermieden werden.
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Optimierte Übergänge: Problemlose Umwandlung von Beschaffungsanfragen in umsetzbare Pläne und Ausschreibungsbekanntmachungen, wobei manuelle Schritte und damit verbundene Fehler minimiert werden.
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Bessere Zusammenarbeit: Förderung von Teamarbeit zwischen internen Teams und externen Beteiligten durch integrierte Kommunikationstools.
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Sichere Compliance: Aufrechterhaltung von strukturierten, prüfbaren Abläufen, die an regulatorischen Vorgaben ausgerichtet sind.
Ob bei der Bearbeitung von Standardkäufen oder der Verwaltung von komplexen Kategorien – das Modul bietet zahlreiche wichtige Funktionen:
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Intake Management: Nutzung von standardisierten Vorlagen oder angepassten Formaten zur Erfassung des Beschaffungsbedarfs, Sicherung der Compliance und Wertmaximierung.
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Erstellung von Ausschreibungen: Mühelose Umwandlung von Beschaffungsanfragen in Ausschreibungen, was Zeit und Übertragungsaufwand spart.
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Zusammenarbeit in Echtzeit: Förderung von Feedback und Kommunikation zwischen den Beteiligten direkt auf der Plattform.
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Genehmigungsabläufe: Optimierung des Prüf- und Genehmigungsverfahrens, Beschleunigung von Entscheidungen und Beseitigung von Engpässen.
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Projektmanagementtools: Dynamischer Überblick über Aufgaben, um strategische Entscheidungen und ein vorausschauendes Management zu ermöglichen.
Das Beschaffungsplanungsmodul von Mercell stellt sich auf den Bedarf Ihres Teams ein und bietet Tools zur Anpassung von Plänen, Verfolgung von Zwischenzielen mit geteilten Kalendern und Zuweisung von Rollen für eine reibungslose Koordinierung.
Indem Daten nahtlos von der Planung bis zur Ausschreibung weitergeführt werden, eliminiert die Ausschreibungsplattform von Mercell mögliche Effizienzverluste und sorgt von Anfang bis Ende für Klarheit und Verantwortlichkeit.
Beispiel aus der Praxis: Vereinfachung der Beschaffung von IT-Geräten
Wie funktioniert das in der Praxis? Stellen Sie sich dieses Szenario vor: Ein Abteilungsleiter soll vier Laptops und Dockingstations für sein Team beschaffen.
Schritt 1: Anfrageerstellung
Der Prozess beginnt, wenn der Abteilungsleiter eine Beschaffungsanfrage über einen sicheren, von Mercell bereitgestellten Link übersendet. Dieser Link:
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erfordert keinen Zugang zur Mercell-Plattform, was den Vorgang einfach und niedrigschwellig macht.
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erfasst alle wesentlichen Daten wie Artikelnamen, Mengen und technische Spezifikationen.
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nutzt anpassbare Vorlagen, damit die Anfragen vollständig und genau sind.
Schritt 2: Prüfung der Anfrage
Der Beschaffungsplaner prüft die Anfrage in seinem Dashboard, das eine Sofortübersicht mit allen gesendeten Anfragen bereitstellt. Während dieser Phase werden:
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die Vollständigkeit und Korrektheit der Anfrage überprüft.
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ähnliche Anfragen zusammengefasst – zum Beispiel zwei getrennte Laptop-Anfragen zu einem einzelnen Beschaffungsplan.
Schritt 3: Erstellung eines Beschaffungsplans
Mit den intuitiven Tools von Mercell erstellt der Planer einen detaillierten Beschaffungsplan, indem er:
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eine speziell für IT-Gerätekäufe gestaltete Vorlage auswählt.
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die Artikel zum Zwecke der Klarheit und Berichterstattung in „Laptop“ und „Zubehör“ kategorisiert.
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Fristen, geschätzte Kosten und andere wichtige Daten ergänzt.
Schritt 4: Zusammenarbeit mit allen Beteiligten
Die Zusammenarbeit auf der Ausschreibungsplattform von Mercell ist reibungslos. Interne Beteiligte wie Abteilungsleiter können den Plan prüfen und genehmigen, während externe Partner Beiträge über Messaging-Tools beisteuern können. Auf diese Weise bleiben alle immer bestens informiert.
Schritt 5: Erstellung der Bekanntmachung
Wenn der Beschaffungsplan fertiggestellt ist, ist für die Umwandlung in eine Ausschreibungsbekanntmachung nur noch ein Mausklick nötig.
So wird gewährleistet, dass alle Daten direkt in die Ausschreibungsphase übernommen werden. Eine manuelle Übertragung ist überflüssig und damit verbundene Fehler werden vermieden.
Von Anfragen zu Ergebnissen: Die Vorteile der Beschaffungsplanung mit Mercell
Das Beschaffungsplanungsmodul von Mercell vereinfacht jeden Schritt des Beschaffungsprozesses und verbindet Klarheit und Verantwortlichkeit mit Effizienz.
Standardisierte Vorlagen sorgen für klare und rechtskonforme Anfragen, während der Genehmigungsvorgang durch automatisierte Abläufe und rollenbasierte Berechtigungen beschleunigt und die Verantwortlichkeit aufrechterhalten wird.
Anfragen werden mühelos in umsetzbare Pläne umgewandelt, wobei Zusammenarbeitstools die Abstimmung zwischen internen Teams und externen Beteiligten gewährleisten.
Die Flexibilität des Moduls ermöglicht Anpassungen, die Verfolgung von Zwischenzielen und die Zuweisung von Rollen. Auf diese Weise werden Anfragen reibungslos bearbeitet und Planungen nahtlos in die Ausschreibungsphase weitergeführt.
Zu den wichtigsten Vorteilen zählen:
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Beschaffungsplaner können mit effizienten Tools und Workflows viel Zeit sparen.
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Vorgesetzte erhalten die nötige Übersicht für fundierte, vorausschauende Entscheidungen.
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Alle Beteiligten arbeiten transparent zusammen, was die Effizienz steigert.
Ob bei der Verwaltung von Standardkäufen oder bei komplexen Projekten – Beschaffungsplanung mit Mercell bietet einen intelligenteren, reibungsloseren Weg hin zu einem erfolgreichen Beschaffungswesen.
Schlussfolgerung
Das Beschaffungsplanungsmodul von Mercell vereinfacht die Abläufe, verbessert die Zusammenarbeit und sichert die Compliance – und das alles auf einer benutzerfreundlichen Plattform.
Mit standardisierten Vorlagen und einem nahtlosen Übergang von Anfragen zu Ausschreibungen eliminiert das Modul Effizienzverluste und spart Zeit.
Es stellt sich auf Ihren Bedarf ein, ob bei der Verwaltung von Genehmigungen oder der Anpassung von Plänen. Dadurch wird eine reibungslose und stressfreie Beschaffung gesichert. Das Modul fördert Transparenz und die Zusammenarbeit von allen Beteiligten, bei Standardkäufen ebenso wie bei komplexen Projekten.