ProcurFinlands Antwort auf den blinden Fleck nach der Zuschlagserteilung

Der Leitfaden Five Keys to Contract Monitoring*, veröffentlicht von ProcurFinland im Rahmen einer Initiative des Finanzministeriums, verdeutlicht die Risiken dieses blinden Flecks nach der Zuschlagsentscheidung.

Der Leitfaden richtet sich an Fachkräfte im öffentlichen Sektor, die für die Umsetzung und Steuerung von Aufträgen verantwortlich sind, insbesondere an Vertragsverantwortliche. Ziel ist es, sicherzustellen, dass Auftraggeber genau die Leistungen erhalten, die vereinbart und vergütet wurden, und dass die Vertragserfüllung über die gesamte Vertragsdauer hinweg aktiv gesteuert, dokumentiert und überprüft wird.

Entscheidend ist: Öffentliche Beschaffung endet nicht mit der Zuschlagserteilung. Ihr Erfolg zeigt sich in der tatsächlichen Leistungserbringung. Dieser Artikel zeigt, wie sich die Leitlinien strukturiert und praxisnah umsetzen lassen.

*Im Jahr 2024 beauftragte das finnische Finanzministerium Hansel – Beschaffung Finnland (Procurement Finland) damit, die Wirkung und Nachhaltigkeit der öffentlichen Beschaffung im Rahmen des Programms für wirkungsvolle öffentliche Beschaffung zu stärken. In diesem Zusammenhang wurde der Leitfaden „Five Keys to Contract Monitoring“ veröffentlicht. Er richtet sich an Auftraggeber, die dem finnischen Vergabegesetz (1397/2016) unterliegen, ist jedoch auch auf andere regulierte Beschaffungsbereiche anwendbar. Der Leitfaden gilt gleichermaßen für Liefer-, Dienstleistungs- und Bauaufträge.
Hier können Sie ihn lesen.

Fünf Erfolgsfaktoren für wirksames Vertragscontrolling in der öffentlichen Beschaffung

Erfolgsfaktor 1: Vertragliche Risiken identifizieren

Wirksames Vertragscontrolling beginnt vor der Vertragsunterzeichnung. Der Leitfaden betont, dass vertragsspezifische Risiken und potenzielle Änderungssituationen bereits in der Vorbereitungsphase der Beschaffung identifiziert werden sollten. Wenn während der Vertragslaufzeit Flexibilität vorgesehen ist, müssen klare und präzise Vertragsänderungs- und Optionsklauseln in die Ausschreibungsunterlagen aufgenommen werden. Die Risikoverteilung sollte realistisch bewertet werden, unter anderem im Rahmen einer Markterkundung, damit spätere Änderungen auf Grundlage definierter vertraglicher Mechanismen und nicht durch improvisierte Lösungen gesteuert werden können.

Typische Herausforderungen

Risiken und Änderungsbedarfe werden erst dann berücksichtigt, wenn sie bereits eingetreten sind. Ohne klar definierte Vertragsklauseln fehlen dem Auftraggeber strukturierte Mechanismen, um Änderungen während der Vertragserfüllung rechtssicher zu steuern.

So setzen Sie dies mit Mercell Tendering in die Praxis um

Mercell Tendering unterstützt Sie dabei, Beschaffungen frühzeitig vorzubereiten, Ausschreibungsunterlagen strukturiert aufzubauen und eine fundierte Markterkundung durchzuführen, um realistische Risiken, Kostenwirkungen und mögliche Änderungsszenarien vor der Vertragsunterzeichnung zu identifizieren.

Nach der Zuschlagserteilung liegt der Fokus darauf, dass Risikozuweisungen und Vertragsänderungsklauseln über die gesamte Vertragsdauer hinweg sichtbar und nachvollziehbar bleiben, auch wenn sich Zuständigkeiten ändern. Mercell ermöglicht Ihnen:

• Vertragsspezifische Risiken bereits in der Planungsphase zu erfassen und bis zur Vertragsunterzeichnung fortzuführen
• Eine strukturierte Vertragsakte mit zentralen Verpflichtungen und risikobezogenen Klauseln zu führen
• Sämtliche Vertragsdokumente in einem sicheren, zentralen System zu bündeln, sodass stets die aktuelle Version verfügbar ist
• Einen vollständigen Prüfpfad sicherzustellen, damit Entscheidungen und Anpassungen langfristig nachvollziehbar bleiben

Erfolgsfaktor 2: Wissen, was vereinbart wurde

Vertragscontrolling setzt klare Transparenz darüber voraus, was vertraglich vereinbart wurde. Der Leitfaden betont, dass Verträge elektronisch und an einem zugänglichen Ort gespeichert werden sollten. Wichtige Metadaten sind strukturiert zu erfassen, darunter Angaben zum Lieferantenunternehmen, Vertragswert, Vertragslaufzeit, Ablaufdaten, Kündigungsfristen, Optionsfristen sowie die verantwortliche Person für das Vertragsmanagement. Jeder Vertrag sollte einer klar benannten Vertragsverantwortlichen Person zugeordnet sein, die die vertraglichen Regelungen versteht, die Umsetzung sowie die finanzielle Nutzung überwacht und die korrekte Anwendung innerhalb der Organisation sicherstellt.

Typische Herausforderungen

Verträge werden uneinheitlich gespeichert. Zentrale Fristen sind nicht transparent. Verantwortlichkeiten verschieben sich bei Personalwechseln. Die Steuerung wird fragmentiert.

So setzen Sie dies mit Mercell Tendering in die Praxis um

Um Verträge teamübergreifend konsistent zu steuern, benötigen Sie ein gemeinsames System, das Vertragsinhalte, Fristen und Zuständigkeiten klar und transparent abbildet und nicht vom individuellen Wissen einzelner Personen abhängt. Mercell ermöglicht Ihnen:

• Alle Verträge und zugehörigen Metadaten in einer zentralen und verlässlichen Datenbasis zu bündeln
• Vertragsmeilensteine und Aufgaben zu verfolgen sowie strukturierte Benachrichtigungen zu Ablaufdaten und Optionsfristen zu erhalten
• Verantwortlichkeiten über rollenbasierte Workflows klar zuzuweisen und zu steuern
• Versionierung und Kontinuität auch bei Personalwechseln sicherzustellen

Erfolgsfaktor 3: Rechnungen im Blick behalten

Die Rechnungsprüfung ist ein zentraler Bestandteil verantwortungsvollen Vertragscontrollings. Der Leitfaden stellt klar, dass Rechnungen nicht lediglich freigegeben werden dürfen. Der Auftraggeber muss prüfen, ob ein gültiger Vertrag besteht, ob die vereinbarte Leistung erbracht wurde und ob die Rechnungsangaben, einschließlich Preise, Einzelpositionen und zusätzlicher Kosten, mit den Ausschreibungsunterlagen und dem unterzeichneten Vertrag übereinstimmen. Fehlerhafte Rechnungen sind mit einer klaren Aufforderung zur Korrektur zurückzuweisen.

Typische Herausforderungen

Die Rechnungsfreigabe wird zur Routine. Kleinere Abweichungen wiederholen sich über die Zeit, insbesondere bei komplexen Dienstleistungsverträgen mit mehreren Preisbildungsmechanismen.

So setzen Sie dies mit Mercell Tendering in die Praxis um

Die Rechnungsprüfung wird deutlich verlässlicher, wenn Vertragsbedingungen, Preisunterlagen und ergänzende Dokumente zentral und strukturiert verfügbar sind. Mercell stellt sicher, dass Vertragsdokumentation über die gesamte Laufzeit hinweg gebündelt und nachvollziehbar bleibt. Mercell ermöglicht Ihnen:

• Strukturierte Vertragsunterlagen und vereinbarte Konditionen zentral einzusehen
• Rechnungsbezogene Dokumente direkt in der jeweiligen Vertragsakte zu speichern und nachvollziehbar zu verknüpfen
• Eine dokumentierte Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten, die Rechenschaftspflicht und Prüfbarkeit unterstützt

Für Organisationen, die eine vertiefte Steuerung der Vertragsausgaben anstreben, können Mercell Daten zudem für Beschaffungsanalysen genutzt werden, indem Vertrags, Ausschreibungs und Lieferantendaten für Berichte in externen BI Systemen wie PowerBI bereitgestellt werden.

Erfolgsfaktor 4: Vertragsgespräche durchführen

Eine strukturierte Leistungsüberprüfung ist während der gesamten Vertragslaufzeit essenziell. Der Leitfaden betont, dass Vertragsverantwortliche regelmäßige Überwachungsgespräche organisieren sollten, mindestens einmal jährlich für alle Verträge. Gesprächsprotokolle sind zu dokumentieren und in der Vertragsakte zu hinterlegen. In den Gesprächen sollten Leistungsstände, vereinbarte Leistungsindikatoren und Verbesserungsbereiche besprochen werden, um eine konstruktive Zusammenarbeit während der gesamten Vertragsdauer zu fördern.

Typische Herausforderungen

Die Leistungsüberwachung erfolgt reaktiv und ohne systematische Dokumentation. Rückmeldungen sind inkonsistent. Bei Rollenwechseln geht Wissen verloren.

So setzen Sie dies mit Mercell Tendering in die Praxis um

Entscheidend ist, Vertragscontrolling als wiederholbaren Prozess zu etablieren, bei dem Besprechungsdokumentation, Maßnahmen und Leistungsbewertungen über die gesamte Vertragslaufzeit hinweg nachvollziehbar bleiben. Mercell ermöglicht Ihnen:

• Meilensteine und Leistungsindikatoren auf Vertrags und Lieferantenebene zu definieren
• Gesprächsprotokolle direkt in der Vertragsakte zu speichern
• Eine dokumentierte Historie von Abstimmungen und vereinbarten Maßnahmen zu sichern

Erfolgsfaktor 5: Beschwerden sachgerecht behandeln

Der Leitfaden unterstreicht, dass nicht vertragskonformes Verhalten unverzüglich adressiert werden muss. Beschwerden sind bei Bedarf nachvollziehbar zu dokumentieren, insbesondere wenn sie zu einer Vertragsbeendigung oder einem Ausschluss wegen mangelhafter Leistung führen können. Schriftliche Beanstandungen sollten die Abweichung klar beschreiben, erforderliche Korrekturmaßnahmen und Fristen festlegen und systematisch gespeichert werden, damit Mängel in späteren Verfahren oder Vergabeverfahren belastbar nachgewiesen werden können.

What usually goes Typische Herausforderungen

Probleme werden informell oder zu spät behandelt. Beschwerden werden nicht systematisch erfasst, sodass im Eskalationsfall keine ausreichenden Nachweise vorliegen.

So setzen Sie dies mit Mercell Tendering in die Praxis um

Um Leistungsprobleme wirksam zu steuern, müssen Dokumentationen zentral und nachvollziehbar gespeichert werden, sodass Beschwerden und Korrekturmaßnahmen auch bei Personalwechseln langfristig verfügbar bleiben. Mercell ermöglicht Ihnen:

• Beschwerden strukturiert in der jeweiligen Vertragsakte zu erfassen
• Prüfpfade zu Leistungsabweichungen und Kommunikation nachvollziehbar zu sichern
• Transparenz über einzelne Postfächer oder isolierte Dateien hinaus zu gewährleisten