Strategien zur Förderung der Lieferantenbeteiligung: Ein Leitfaden für Vergabebehörden

Öffentliche Beschaffung ist mehr als nur das Streben nach Kosteneinsparungen. Es geht darum, ein wettbewerbsfähiges Umfeld für Anbieter zu schaffen, das Innovationen fördert - und das alles bei gleichzeitiger Wahrung von Fairness und Transparenz (was letztlich die bestmögliche Verwendung von Steuergeldern sicherstellt).

Ein kürzlich veröffentlichter Bericht des Europäischen Rechnungshofes zeigt jedoch eine beunruhigende Entwicklung auf: In den letzten zehn Jahren hat der Wettbewerbsvorteil bei Ausschreibungen abgenommen.

Was bedeutet das für uns? Wir nähern uns einer Landschaft, die von einer Handvoll bekannter Gesichter dominiert wird, die um Aufträge konkurrieren - was uns dazu veranlassen sollte, unsere Beschaffungsstrategien zu überdenken.

In diesem Artikel gehen wir auf die Ergebnisse des EU-Berichts ein, betrachten die Hürden, die Lieferanten überwinden müssen, und zeigen auf, welche Maßnahmen Einkäufer ergreifen können, um den Wettbewerb unter den Lieferanten wiederzubeleben.

Dieser Artikel beinhaltet:

• Der Bericht des Europäischen Rechnungshofes

• 6 Herausforderungen für Lieferanten im öffentlichen Beschaffungswesen

• Wiederbelebung des Lieferantenengagements: Ein strategischer Ansatz für die Beschaffung

Der Bericht des Europäischen Rechnungshofes

Der jüngste Bericht des Europäischen Rechnungshofes über das öffentliche Auftragswesen in der EU zeigt die wichtigsten Trends der letzten zehn Jahre auf.

Wir wollen die wichtigsten Ergebnisse aufschlüsseln:

1. Steigender Trend zur Direktvergabe

Im Jahr 2011 wurden 15,8 % der Aufträge im Wege der Direktvergabe vergeben, was auf eine Verlagerung von offenen Ausschreibungen hin zur Auswahl präqualifizierter Lieferanten hindeutet. Diese als "Direktvergabe" bezeichnete Methode spiegelt die Präferenz der Einkäufer für vertrauenswürdige, spezialisierte Lieferanten wider, die mehr Wert auf Effizienz und etablierte Beziehungen als auf breitere Wettbewerbsverfahren legen.

Direkte Ausschreibungen und offene Wettbewerbe haben ein stabiles Marktgleichgewicht aufrechterhalten. Diese konsequente Strategie schränkt den Lieferantenpool ein, was zu einer geringeren Anzahl von Projektangeboten führen kann. Dies wiederum wirkt sich direkt auf die Vielfalt und Wettbewerbsfähigkeit der öffentlichen Ausgaben aus. Interessanterweise zeigen die Daten des Rechnungshofs, dass der Anteil der Direktvergaben seit 2011 konstant bei 17,5 % liegt, was die Stabilität dieser Art der öffentlichen Auftragsvergabe unterstreicht.

2. Zunahme der Verfahren mit nur einem Angebot

Zwischen 2011 und 2021 ist der Anteil der Verfahren mit nur einem Angebot von 23,5 % auf 41,8 % gestiegen.

Dies deutet auf eine abnehmende Attraktivität für Käufer hin. Mit anderen Worten: Es gibt weniger wettbewerbliche Ausschreibungen und in einigen Fällen wird der Wettbewerb gänzlich ausgeschaltet. Dies führt zu einer geringeren Auswahl und potenziell höheren Kosten für den öffentlichen Sektor.

3. Die Anzahl der Bieter nimmt ab

Die durchschnittliche Anzahl der Bieter pro Verfahren ist von 5,7 auf 3,2 stark zurückgegangen.

Der Effekt? Die Einschränkung des Wettbewerbs wirkt sich stark auf das Funktionieren des B2G-Marktes für öffentliche Aufträge aus und führt zu einer geringeren Anzahl von Anbietern in diesem Bereich.

Diese Veränderung könnte sich nachhaltig auf den Markt auswirken, da es für neue Anbieter schwieriger wird, in den öffentlichen Sektor einzutreten und mit ihm Geschäfte zu machen, was die Qualität und Erschwinglichkeit öffentlicher Aufträge beeinträchtigen könnte.

4. Unterschiede zwischen Regionen und Sektoren

Der Bericht zeigt, dass das Wettbewerbsniveau unterschiedlich ist: In Sektoren wie dem Baugewerbe herrscht mehr Wettbewerb, während im Gesundheitswesen und im Verkehrssektor mehr Einzelangebote abgegeben werden.

Daher sind mehr sektorspezifische Beschaffungsstrategien erforderlich, um den Wettbewerb zu fördern.

5. Grenzüberschreitende Beschaffung ist begrenzt

Nur 5 % der Aufträge werden direkt grenzüberschreitend vergeben. Dies eröffnet die Möglichkeit, durch mehr grenzüberschreitende Beschaffungen in der EU Geld zu sparen.

6. Herausforderungen für Lieferanten im öffentlichen Beschaffungswesen

Die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen ist für Lieferanten mit großen Herausforderungen verbunden, insbesondere aufgrund der hohen Eintrittsbarrieren, die kleineren KMU den Zugang zu öffentlichen Aufträgen erschweren.

Diese Herausforderungen schrecken Lieferanten von der Teilnahme ab und hemmen Wettbewerb und Innovation auf dem Markt.

Nachfolgend ein Überblick über die 6 größten Hindernisse, mit denen Lieferanten konfrontiert sind:

1. Navigation durch komplexe Ausschreibungsverfahren

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) stoßen oft auf hohe Eintrittsbarrieren und erhebliche Kosten, wenn sie in den Markt für öffentliche Aufträge einsteigen wollen.

Detaillierter Papierkram und strenge Verwaltungskriterien können diese Unternehmen überfordern und kleinere Akteure davon abhalten, es überhaupt zu versuchen.

Der EU-Bericht weist auf ein wichtiges Problem hin: Die Zeit, die benötigt wird, um eine Entscheidung über die Auftragsvergabe zu treffen, hat deutlich zugenommen: von 62,5 Tagen im Jahr 2011 auf 96,4 Tage im Jahr 2021, wobei die Zeit für Einsprüche gegen Vergabeentscheidungen noch nicht einmal berücksichtigt ist.

Ein derart langwieriger Prozess erhöht die Arbeitsbelastung und den Stress bei der Angebotsabgabe erheblich, insbesondere für kleinere Unternehmen. Dabei geht es nicht nur um zusätzlichen Papierkram, sondern auch um Unsicherheit und finanziellen Druck, von dem KMU unverhältnismäßig stark betroffen sind.

2. Einhaltung hoher Zertifizierungsstandards.

In vielen Verträgen wird von den Lieferanten verlangt, dass sie über bestimmte Zertifizierungen verfügen oder hohe Industriestandards erfüllen, deren Erlangung für KMU kostspielig und zeitaufwändig sein kann, was ihren Marktzugang effektiv einschränkt.

3. Informationslücken schließen

Ein weiteres Hindernis für KMU besteht darin, dass sie die verfügbaren Beschaffungsmöglichkeiten einfach nicht kennen. Diese Art der Informationsasymmetrie begünstigt größere Unternehmen, die mehr Ressourcen für die Suche nach diesen Möglichkeiten aufwenden können.

4. Umgang mit knappen Ressourcen

Der finanzielle und personelle Aufwand für die Erstellung von Angeboten, die Durchführung von Marktrecherchen und die Einhaltung von Vorschriften kann KMU an ihre Grenzen bringen. Mit anderen Worten, es ist für sie schwierig, im Wettbewerb zu bestehen.

5. Überbrückung der Erfahrungslücke

Weniger erfahrene KMU haben oft Schwierigkeiten, die Feinheiten der Beschaffungsprozesse zu verstehen, Risiken richtig einzuschätzen und Bedingungen effektiv auszuhandeln. Dadurch sind sie von Anfang an benachteiligt.

6. Kommunikation verbessern

Schließlich kann eine unzureichende Kommunikation zwischen Einkäufern und Lieferanten im öffentlichen Sektor dazu führen, dass KMU nicht über die notwendigen Informationen verfügen, um die Beschaffungskriterien zu erfüllen.

Wiederbelebung des Lieferantenengagements: Ein strategischer Ansatz für die Beschaffung

In der komplexen Welt des öffentlichen Beschaffungswesens erfordert die Verbesserung des Lieferantenengagements eine Mischung aus dem Verständnis externer Marktkräfte und interner Unternehmensdynamik.

Daher ist es für Beschaffungsverantwortliche unerlässlich, interne Stakeholder effektiv zu managen und sich mit ihnen abzustimmen.

Warum? Weil diese Abstimmung sicherstellt, dass die Beschaffungsstrategien im gesamten Unternehmen nicht nur verstanden, sondern auch voll unterstützt werden.

Es ist von entscheidender Bedeutung, den Beschaffungsprozess in eine Richtung zu lenken, die sich auf die Förderung des Wettbewerbs, ein effektives Lieferantenmanagement und die Bevorzugung funktionaler gegenüber technischen Anforderungen konzentriert.

Wie können Beschaffungsverantwortliche die Dynamik der internen Stakeholder beeinflussen und koordinieren, um bessere Ergebnisse zu erzielen?

Beschaffungsverantwortliche befinden sich an einem kritischen Punkt, an dem sie sowohl externem als auch internem Druck ausgesetzt sind. Eine häufige Herausforderung ist das mangelnde Verständnis der internen Teams für die Beschaffung.

Die Bewältigung dieser Herausforderung erfordert

• Hervorhebung der Bedeutung des Wettbewerbs: Es ist wichtig, den internen Teams zu zeigen, warum ein wettbewerbsfähiger Markt für die besten Beschaffungsergebnisse unerlässlich ist.

• Konzentration auf das Lieferantenmanagement: Die internen Teams müssen von der Bedeutung eines starken Lieferantenmanagements für den Aufbau vorteilhafter Beziehungen überzeugt werden.

• Alle funktionalen Anforderungen priorisieren: Hervorhebung ihrer Ausrichtung auf die Geschäftsziele und ihrer Flexibilität gegenüber starren technischen Spezifikationen: 

• Bessere Gesamtausrichtung des Unternehmens: Funktionale Anforderungen unterstützen die Beschaffungsbemühungen bei der Erreichung der übergeordneten Geschäftsziele und verbessern das Lieferantenmanagement und die Kosteneffizienz.

• Klare Kommunikation: Die Verwendung einer einfachen Sprache zur Beschreibung der Anforderungen hilft allen Beteiligten, die Projektziele zu verstehen und die Kluft zwischen technischen und nicht-technischen Interessengruppen zu überbrücken.

• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Die Konzentration auf das, was zu diesem Zeitpunkt erreicht werden muss, ermöglicht leichtere Änderungen, wenn die Geschäftsanforderungen wachsen. 

• Bewertung der Anbieter: Indem wir bei der Auswahl der Anbieter mit den funktionalen Anforderungen beginnen, stellen wir sicher, dass die Lösungen die kritischen Anforderungen erfüllen, bevor wir uns mit den technischen Details befassen. 

• Proaktive Kommunikation: Die frühzeitige Ankündigung von Ausschreibungen kann sowohl den Markt als auch die internen Teams vorbereiten und die Transparenz und Reichweite verbessern.

Strategien zur Verbesserung der Beschaffung: Unternehmens- und Marktbedürfnisse in Einklang bringen

Bei der Beschaffung geht es nicht nur um Kaufen und Verkaufen, sondern auch um die Erfüllung der umfassenderen Bedürfnisse der Abteilungen. Es geht darum, die Abteilungen anzuleiten, den Wert des Wettbewerbs zu erkennen, Lieferanten gut zu managen und praktischen Bedürfnissen Vorrang vor technischen Details zu geben. Ziel ist es, einen Beschaffungsprozess zu entwickeln, der nicht nur wettbewerbsfähig ist, sondern auch den strategischen Zielen der Dienststellen entspricht.

Zur Aufrechterhaltung des Wettbewerbs während des gesamten Beschaffungsprozesses, insbesondere während der Ausschreibungsvorbereitung, sind folgende Punkte von zentraler Bedeutung:

• Offene und frühzeitige Kommunikation, um den Beschaffungsprozess für potenzielle Lieferanten transparent zu machen.

• Gründliche Marktforschung und Kontaktaufnahme, um die Lieferantengemeinschaft zu verstehen und mit ihr in Kontakt zu treten.

• Anpassung der Beschaffungsmöglichkeiten an ein breites Spektrum von Lieferanten, von kleinen Unternehmen bis hin zu großen Konzernen, um Innovation und Vielfalt zu fördern.

• Faire und objektive Bewertungen und konstruktives Feedback, um alle zukünftigen Angebote zu verbessern.

• Durch die Konzentration auf diese Strategien können Beschaffungsverantwortliche ein dynamisches, integratives und innovatives Beschaffungsökosystem schaffen. Ein System, das sowohl die langfristigen Ziele der Organisation als auch die Bedürfnisse ihrer Stakeholder unterstützt.

Schlussfolgerung

Auf dem sich wandelnden Terrain der öffentlichen Beschaffung ist ein Strategiewechsel unerlässlich.

Durch die Anpassung an die Erwartungen der internen Stakeholder und die Konzentration auf wesentliche Aspekte wie Wettbewerb, praktische Bedürfnisse und frühzeitiges Engagement am Markt können Beschaffungsverantwortliche den Beschaffungsprozess von Gütern und Dienstleistungen wesentlich dynamischer und attraktiver gestalten.

Dieser Ansatz erfüllt nicht nur die unmittelbaren Geschäftsanforderungen, sondern schafft auch die Voraussetzungen für mehr Erfolg in einem dynamischen, sich schnell wandelnden Markt. Indem wir diesem Wandel Priorität einräumen, schaffen wir einen lebendigen, fairen und transparenten öffentlichen Beschaffungsmarkt.