Öffentliche Auftraggeber verwalten große Mengen an Verträgen, jeder mit eigenen Verpflichtungen, Fristen und langfristigen Auswirkungen. Viele setzen dabei nach wie vor auf Dokumentenmanagementsysteme (DMS) oder E-Akten-Systeme, in denen Verträge als Teil einer übergeordneten Akte abgelegt werden.

Doch Ablage ist nicht gleich Management.

Aktuelle Untersuchungen zeigen, dass 53 Prozent der Organisationen entweder nicht über die Funktionen für ein aktives Vertragsmanagement verfügen oder diese im Arbeitsalltag nicht konsequent nutzen*. Das offenbart eine weit verbreitete Lücke, und zwar nicht bei der Dokumentation, sondern bei der Nachverfolgung von Verträgen nach der Unterzeichnung.

Verträge sind also dokumentiert und zugänglich. Doch eine entscheidende Frage bleibt offen: Wie werden sie nach der Unterzeichnung tatsächlich gemanagt?

*Quelle: Mercell Digital Pulse 2025/2026, Umfrage unter 800 Führungskräften im öffentlichen Beschaffungswesen in ganz Europa.

 

Dokumentiert, aber nicht gesteuert

Ein DMS oder E-Akten-System ist unverzichtbar, wenn es darum geht, Dokumentation zu strukturieren. Es bündelt alle relevanten Unterlagen eines Vorgangs in einem einzigen, revisionssicheren Datensatz: Genehmigungen, Wirtschaftlichkeitsberechnungen, Vergabeunterlagen und Verträge. Das ist die Grundlage für Governance und Transparenz.

Seine Aufgabe endet jedoch bei der Dokumentation. Es bietet keinen strukturierten Weg, um das zu steuern, was nach der Vertragsunterzeichnung passiert: von der Nachverfolgung von Verpflichtungen und Zuständigkeiten bis hin zum Umgang mit Änderungen und der Planung von Vertragsverlängerungen.

In der Folge wird die Nachverfolgung zu einer manuellen Aufgabe, die sich nur schwer kontrollieren lässt.

In der Praxis heißt das: Informationen werden mühsam aus verschiedenen Systemen zusammengetragen, man verlässt sich auf Tabellenkalkulationen oder persönliche Erinnerungen, und es fehlt an einem klaren Überblick. Die Sichtbarkeit ist eingeschränkt, Zuständigkeiten verschwimmen, und Probleme werden oft erst dann sichtbar, wenn sie bereits eskaliert sind.

Was als operative Unannehmlichkeit beginnt, entwickelt sich schnell zu einem größeren Problem. Verpflichtungen werden übersehen, Vertragsverlängerungen zu spät angestoßen und Entscheidungen unter Zeitdruck statt geplant getroffen. Das Risiko steigt, die Kontrolle sinkt.

 

Verträge über den gesamten Lebenszyklus steuern

Um Verträge wirklich wirksam zu führen, brauchen Organisationen einen strukturierten Weg, sie als aktive Vereinbarungen zu managen, von der Entstehung bis zum Auslaufen. Genau hier setzen Lösungen wie Mercell Vertragsmanagement an.

Vertragsmanagement ersetzt bestehende Systeme nicht, sondern ergänzt sie um eine Ebene, die Verträge über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg steuert:

• Vor der Unterzeichnung: Standardisierte Vorlagen sorgen für eine einheitliche und rechtskonforme Vertragsgestaltung.

• Während der Unterzeichnung: Digitale Signaturen vereinfachen Freigabeprozesse und beschleunigen den Abschluss.

• Nach der Unterzeichnung: Lifecycle-Tracking, automatische Benachrichtigungen und klare Zuständigkeiten unterstützen das laufende Management.

Da alle Verträge zentral in einem sicheren und durchsuchbaren Repository abgelegt und durch vollständige Prüfpfade ergänzt werden, haben Organisationen jederzeit volle Sichtbarkeit über den Status ihrer Verträge. So lassen sich Vertragsverlängerungen proaktiver planen, Risiken bei übersehenen Verpflichtungen reduzieren und Entscheidungen fundierter treffen.

 

 

Zwei Systeme, sich ergänzende Rollen

Vertragsmanagement ersetzt das DMS oder E-Akten-System nicht. Beide erfüllen unterschiedliche, aber sich ergänzende Aufgaben.

• Ein DMS oder E-Akten-System stellt sicher, dass Verträge ordnungsgemäß dokumentiert, registriert und als Teil einer übergeordneten Akte aufbewahrt werden.
• Vertragsmanagement sorgt dafür, dass Verträge über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg aktiv geführt werden.

Zusammen gewährleisten sie operative Kontrolle und gleichzeitig eine rechtskonforme Aktenführung. In der Praxis bedeutet das:

• Eine Akte wird im DMS oder E-Akten-System angelegt.
• Die Vertragserstellung und das Vertragsmanagement erfolgen in der Vertragsmanagement-Lösung.
• Nach der Unterzeichnung wird der Vertrag in der Akte registriert.
• Der Vertrag wird während seiner gesamten Laufzeit weiter im Vertragsmanagement gesteuert.

Es ist daher entscheidend zu wissen, wann welches System zum Einsatz kommt, um Beschaffungsprozesse effizienter und kontrollierter zu gestalten.