eForms verstehen: Ein neuer Standard für die Veröffentlichung von Ausschreibungen

In den letzten Monaten haben eForms einen neuen Standard für die Veröffentlichung von Ausschreibungen gesetzt. Für viele bedeutete dies eine Umstellung, die mit zahlreichen Fragen darüber einherging, wie die Implementierung in ihrem Land erfolgen würde. Wenn auch Sie sich in dieser Situation wiederfinden und die neuen Veröffentlichungsformulare kompliziert erscheinen, machen Sie sich keine Sorgen. Unser Produktmanager für die Einführung von eForms, Julien Louvrier, erklärt Ihnen in diesem Artikel alles, was Sie über eForms wissen müssen.

Von den Hintergründen und Zielen der Europäischen Kommission bis hin zur Kompatibilität unserer Plattform – ganz gleich, ob Sie ein erfahrener Experte oder ein Neuling im Bereich eForms sind, lassen Sie uns gemeinsam in die Materie eintauchen.

Der Ziele und Vorteile von eForms

Mit eForms stellt die Europäische Kommission eine Reihe von maßgeschneiderten Bekanntmachungen zur Verfügung, mit denen alle Arten von Ausschreibungen auf nationaler und europäischer Ebene in den EU- und EWR-Ländern veröffentlicht werden können.

Das Hauptziel der Europäischen Kommission ist es, mehr Kontrolle über die europäischen Ausschreibungsdaten zu erhalten und zusätzliche Datenpunkte zu schaffen. Die Mitgliedsstaaten sollen dadurch unterstützt werden, gut informierte und datengestützte Entscheidungen über ihre öffentlichen Ausgaben zu treffen.

Darüber hinaus hat die Europäische Kommission weitere Ziele für eForms definiert:

• Erhöhung der Transparenz: Durch detaillierte und standardisierte Ausschreibungsinformationen wird die Transparenz im öffentlichen Beschaffungswesen gestärkt.

• Bekämpfung von Korruption: Eine verbesserte Datenerfassung und -analyse hilft, Korruptionsfälle schneller zu erkennen und zu verhindern.

• Förderung kleinerer Unternehmen: Einkäufer werden ermutigt, große Projekte in kleinere Lose aufzuteilen, um kleineren Unternehmen den Zugang zu öffentlichen Aufträgen zu erleichtern.

• Zugänglichkeit von Ausschreibungen: Unternehmen und Organisationen können leichter Ausschreibungen finden, die ihrer Branche und ihrem Standort entsprechen.

Da eForms erst seit einigen Monaten in Betrieb ist, ist es noch zu früh, um zu beurteilen, ob diese Ziele erreicht wurden und ob sie zu spürbaren Verbesserungen geführt haben.

Die Herausforderung bei der Implementierung von eForms

Die Implementierung der eForms in die nationalen eProcurement-Systeme in ganz Europa stellte eine bedeutende Herausforderung dar, da sie an die spezifischen Anforderungen der einzelnen Länder angepasst werden mussten. Dies bedeutete, dass es sich nicht um eine vorgefertigte Gesetzgebung handelte, die einfach den politischen Entscheidungsträgern zur Umsetzung übergeben werden konnte. Stattdessen mussten sich die nationalen Behörden mit den Interessengruppen zusammensetzen, um zu entscheiden, wie die verschiedenen Merkmale der eForms auf lokaler Ebene umgesetzt werden sollten.

Während die Mitgliedstaaten überlegten, wie sie die eForms an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen könnten, entwickelte das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union die technischen Spezifikationen für die neuen Formulare. Diese Spezifikationen waren jedoch noch in Arbeit, als Systemanbieter wie Mercell mit der Implementierung beginnen mussten. Da sich die technischen Spezifikationen für die eForms im Laufe der Zeit weiterentwickelt haben und immer noch weiterentwickeln, stellt dies eine fortlaufende Herausforderung dar.

Einführung von eForms in einer Zeit der Unsicherheit

Die Umstellung auf eForms brachte eine beträchtliche Menge an neuen Informationen mit sich, einschließlich neuer Felder, Vorschriften und Anweisungen. Diese Umstellung war von Unsicherheit geprägt, da zum Zeitpunkt der Einführung von eForms noch nicht alle Mitgliedstaaten festgelegt hatten, welche Felder obligatorisch oder fakultativ sein würden. In Ländern, in denen eForms für Ausschreibungen unterhalb der Schwellenwerte verwendet werden sollten, mussten die Behörden ohne die Leitlinien der Kommission auskommen.

Wir verstehen, dass dies für Sie als Einkäufer eine beträchtliche Menge an neuen Informationen bedeutet, die verarbeitet werden müssen. Es ist eine ständige Anstrengung, sich in diesen Veränderungen zurechtzufinden und über die neuesten Spezifikationen auf dem Laufenden zu bleiben. Das gilt nicht nur für uns, die dafür sorgen, dass unsere Systeme konform bleiben, sondern auch für Sie als Einkäufer, der diese Komplexität effektiv managen und sich darauf einstellen muss.

Inzwischen gibt es jedoch ein besseres Verständnis der Pflichtfelder in elektronischen Formularen für die Vergabe öffentlicher Aufträge im Oberschwellenbereich. Die Europäische Kommission hat eine umfassende Übersicht über die verschiedenen Felder erstellt, die Sie hier finden.

Sicherstellung der Konformität unserer Plattform mit der eForms-Richtlinie

Im August 2023 haben wir in Finnland und im Oktober 2023 im restlichen Europa den Mercell Notice Editor eingeführt. Diese neue Schnittstelle bietet Ihnen Zugang zu allen in der eForms-Verordnung definierten Formularen und stellt sicher, dass Sie konforme Ausschreibungen veröffentlichen können. Sie verfügt über das Widget "Meine Checkliste", das Sie durch die erforderlichen Felder führt und Sie unterstützt, bis die Ausschreibung zur Veröffentlichung bereit ist. Der Status Ihrer Ausschreibung kann jederzeit eingesehen werden, sodass Sie sicher sein können, dass Ihre Ausschreibung fertig ist.

Seit der Einführung dieses Moduls haben wir die Pflichtfelder und Regeln von eForms immer besser in den Griff bekommen. Wir haben nicht nur dafür gesorgt, dass die Einkäufer weiterhin ihre Ausschreibungen veröffentlichen können, sondern wir haben uns auch darauf konzentriert, Ihre Erfahrungen mit dem Notice Editor zu verbessern:

• Die Übersetzungen wurden verbessert.

• Die Navigation im Fehlerfall wurde verfeinert.

• Und vor allem aktualisieren wir ständig die Regeln, Felder und Codelisten auf der Grundlage der regelmäßigen Veröffentlichungen des Amtes für Veröffentlichungen.

Zukünftige Erweiterungen der Mercell-Lösung

Da eForms relativ neu sind, müssen sie ständig aktualisiert werden. Dies gilt nicht nur für unsere Systeme, sondern für die gesamte Europäische Union. Dies sind einige der neuesten Verbesserungen im Notice Editor:

• Wir haben die Anpassungsfähigkeit des Notice Editor verbessert, sodass er auch auf kleineren Laptops, Tablets und größeren Mobiltelefonen voll funktionsfähig ist, damit Sie den Notice Editor jederzeit und überall nutzen können.

• Die Anzeige von Zeitzonen in eForms wurde verbessert, um die Validierung von Daten und Zeiten zu erleichtern.

• Die Möglichkeit, Daten von einem Los in ein anderes zu kopieren, um den Aufwand für die mehrfache Eingabe derselben Werte zu verringern, wird als Beta-Funktion in Finnland und Schweden eingeführt.

• Wir konzentrieren uns auch auf die Entwicklung vorausgefüllter Felder. Derzeit sind noch nicht alle Felder, die automatisch ausgefüllt werden könnten, auf diese Weise konfiguriert. Unser Ziel ist es, so viele Felder wie möglich automatisch auszufüllen, um die manuelle Eingabe zu reduzieren und mögliche Fehler zu minimieren, was eine erhebliche Zeitersparnis bedeutet.

Wir sind stolz darauf, dass das Modul immer intuitiver und benutzerfreundlicher wird. Derzeit konzentrieren wir uns auf die Verbesserung der Hilfetexte und Tooltips, um das Ausfüllen der eForms noch einfacher zu machen.

Was die Zukunft bringt

Wir sind ständig bestrebt, unsere Dienstleistungen und Produkte zu verbessern und zu optimieren. In diesem Jahr werden wir vor allem die Ausschreibungssregeln auf der Grundlage der neuesten Veröffentlichungen des Amtes für Veröffentlichungen weiter verbessern. Derzeit führen wir eForms 1.10 ein. Darüber hinaus werden wir die durch die Änderungsverordnung eingeführten Felder im Zusammenhang mit dem International Procurement Instrument (IPI) und der Verordnung über ausländische Subventionen (FSR) implementieren.

Trotz der verschiedenen Herausforderungen haben die eForms das Potenzial, die Art und Weise, wie wir Ausschreibungen veröffentlichen, zu verändern. Ihre Einführung ist mehr als nur eine Verfahrensänderung, sie ist ein Schritt hin zu einem transparenteren und effizienteren System, das den Weg zu einem offeneren und zugänglicheren öffentlichen Sektor ebnet.

 

Häufig gestellte Fragen

Wie kann ich sicher sein, dass ich alle Pflichtfelder im eForm ausgefüllt habe?

Sie können die eForm sicher ausfüllen, indem Sie die Funktion "Meine Checkliste" im Notice Editor verwenden. Sie führt Sie effizient durch jeden Schritt, hebt Pflichtfelder und Aufgaben hervor und gruppiert die Pflichtfelder nach Losen für eine einfache Navigation. Mit dieser Checkliste an Ihrer Seite werden alle wichtigen Felder abgedeckt, was das Ausfüllen des Formulars vereinfacht und seine Genauigkeit gewährleistet.

Inwiefern unterscheiden sich eForms von der bisherigen Ausschreibungsmethode?

eForms unterscheiden sich vom bisherigen Standard dadurch, dass sie für die digitale Nutzung und nicht für den Ausdruck und das manuelle Ausfüllen konzipiert sind. Diese Formulare sollen von den Ausschreibungsplattformen automatisch generiert werden und entsprechen damit der Vision der Kommission von "digital by design".