80%ige Verkürzung der Verfahrenslaufzeit durch Umstellung auf ein dynamisches Beschaffungssystem
Die Generaldirektion Informatik (DIGIT) ist für die digitale Infrastruktur und die IT-Dienste der Europäischen Kommission zuständig. Als Dienstleister unterstützt die DIGIT das Tagesgeschäft und hilft der Europäischen Kommission und anderen europäischen Institutionen, ihre jeweiligen IT-Strategien umzusetzen und die interinstitutionelle Zusammenarbeit zu verbessern.
Im Rahmen dieses Auftrags hat DIGIT die Aufgabe, der Europäischen Kommission Hardware, Software, IT-Dienste und seit kurzem auch Cloud-Dienste zur Verfügung zu stellen. Das Verfahren des Dynamisches Beschaffungssystems (DBS), das DIGIT für die Beschaffung von Cloud Services gewählt hat, ist zweifellos ebenso innovativ und transformativ wie der Beschaffungsgegenstand selbst.
Für die Umsetzung des DBS hat sich DIGIT für Mercell entschieden, bis die eigene Beschaffungslösung einen solchen Prozess unterstützen kann. Seit der Einführung von Mercell profitiert die DIGIT von einem besseren Marktzugang und einer effizienteren Vorlaufzeit für Beschaffungsvorgänge, wodurch die Verfahrensdauer von einem Jahr auf zwei bis drei Monate verkürzt werden konnte.
Die Strategie der Europäischen Kommission für die Beschaffung von Cloud-Diensten definiert die Rolle von DIGIT als zentralen institutionell übergreifenden Vermittler. DIGIT ermöglicht es den einzelnen EU-Institutionen, mehr Einfluss auf den Markt für öffentliche Cloud-Dienste zu nehmen, erleichtert die Überwachung und Prognose der Kosten und bietet Orientierungshilfen.
Den Markt für Cloud Services kennenlernen
2014 startete DIGIT die Ausschreibung „CLOUD I“, das erste Verfahren zur Beschaffung von Cloud-Diensten. CLOUD I ermöglichte eine parallele Analyse des Cloud-Marktes, der neuen IT-Entwicklungen, die durch Cloud-Dienste entstehen und eine Erarbeitung einer optimalen Vorgehensweise, diese Dienste zu beschaffen. Durch CLOUD I hat DIGIT festgestellt, dass sich der Markt für Cloud-Dienste schnell entwickelte, obwohl er noch in den Kinderschuhen steckte.
Anbieter von Cloud-Diensten nahmen an den ersten Vergabeverfahren nicht teil, da man diese Leistung auf der Basis mehrere bestehender Rahmenverträge durch erneute Öffnung für den Wettbewerb ausgeschrieben hat. Somit konnten sich nur Cloud-Wiederverkäufer an CLOUD I beteiligen. Dies verteuerte die Beschaffung der Cloud-Leistungen und spiegelte nicht die Realität eines Marktes wider, auf dem neue Akteure auftauchen, andere sich zurückziehen und einige wenige wachsen und immer wettbewerbsfähiger werden.
Die Kommission wollte daraufhin diese Verfahren so flexibel gestalten, um neuen Akteuren und Anbietern die direkte Teilnahme zu ermöglichen und gleichzeitig den europäischen Betreibern Zeit zu geben, sich auf einem Markt zu entwickeln, auf dem viele Unternehmen aus den USA stammten.
Ein neuer Ansatz
Um dieses Ziel zu erreichen, schlug DIGIT einen völlig neuen Ansatz vor, der auf einem von der Europäischen Kommission noch nie zuvor angewandten Verfahren beruht: ein dynamisches Beschaffungssystem (DBS).
Ein DBS ermöglicht es neuen Bietern, die zu Beginn eines Verfahrens noch nicht so weit sind, sich durch den immer offenen Teilnahmewettbewerb eines DBS erst dann zu bewerben, wenn sie die ausgeschriebenen Leistungen anbieten können. Dieser große Vorteil hat zusammen mit dem deutlich größeren Wettbewerb und der komplett digitalen Durchführung des Verfahrens DIGIT davon überzeugt, das erste DBS für die Europäische Kommission durchzuführen.
Da es sich bei einem DBS um ein vollständig elektronisches Verfahren handelt, muss es laut Verordnung durch ein elektronisches System abgebildet werden. DIGIT entwickelt eine eigene Beschaffungslösung für die Europäische Kommission. Da die Europäische Kommission jedoch noch kein DPS veröffentlicht hat, konnte das DIGIT System noch nicht alle notwendigen Funktionen unterstützen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. DIGIT evaluierte daher den Markt nach alternativen Lösungen und entschied sich schließlich für Mercell.
Vier große Vorteile
Das CLOUD II DBS auf der Mercell-Plattform bietet der Europäischen Kommission folgende vier Vorteile:
- Lieferanten können jederzeit in das Verfahren einsteigen. Da es sich um ein elektronisches Verfahren handelt, ist die Registrierung für neue Teilnehmer wesentlich einfacher.
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Die Lieferanten nehmen direkt am DBS teil, anstatt mit Zwischenhändlern zu arbeiten. Daraus ergeben sich erhebliche finanzielle Vorteile.
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Fokus auf Qualität: Die technischen Anforderungen an Cloud-Dienste sind sehr komplex. Der Cloud Broker von DIGIT hat einen Katalog mit über 1.000 Fragen zu den technischen Anforderungen zusammengestellt. Aus diesem Katalog wählt der Cloud Broker in einem Mini-Wettbewerb dann auf Basis der konkreten Anforderungen aus. Ein solcher Prozess wäre auf Papier nicht zu bewältigen. Durch die Wiederverwendung von Vorlagen aus einem Mini-Wettbewerb für den nächsten wird die Qualität der Angebote erheblich verbessert. Der Cloud Broker kann jede technische Anforderung sehr genau spezifizieren und so die Qualitätsanforderungen immer weiter erhöhen.
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Sobald der Katalog der technischen Anforderungen aus den 1000 Fragen erstellt ist, kann ein Mini-Wettbewerb Die Ausschreibung kann innerhalb weniger Tage aufgesetzt und der Fragenkatalog sehr einfach an interne Bedürfnisse angepasst werden.
Die Zeitersparnis war erheblich. Bei CLOUD I dauerte die Bewertung der auf Papier eingereichten Angebote aufgrund ihrer Komplexität mehrere Monate. DIGIT erreichte das Äquivalent in CLOUD II DPS in einem Bruchteil der Zeit: Von der Öffnung der Angebote bis zur abschließenden Bewertung dauert dieser Prozess selbst bei sehr komplexen Ausschreibungen nur 2-3 Wochen. Ein durchschnittliches Beschaffungsprojekt dauert von der Bedarfsermittlung bis zur Vertragsunterzeichnung ein Jahr. Mit dem aktuellen DBS kann DIGIT dies in 2 Monaten bewerkstelligen.
Erleichterung bei der Angebotsauswertung
Einer der Bereiche, in dem die meisten Verbesserungen erzielt wurden, ist die Zusammenarbeit bei der Angebotsbewertung.
Das Feedback der Bewertungsausschüsse zeigt, wie viel einfacher für sie die Bewertung von Angeboten ist. Dank einer intuitiven Benutzeroberfläche ist das Onboarding aller Ausschussmitglieder mühelos und schnell. Sobald alle an Bord sind, sorgt das Tool für mehr Transparenz bei der Evaluierung und Auswertung. Der Prozess kann ohne Verzögerung über mehrere Institutionen hinweg durchgeführt werden und hilft so dem Bewertungsausschuss, zu einer einvernehmlichen Entscheidung zu gelangen.
Die Auswirkungen von Cloud-Diensten sind in vielen Bereichen enorm und verändern jede Organisation. Durch den innovativen und digitalen Ablauf des DBS über die Mercell-Plattform haben sich auch die Prozesse verändert, wie DIGIT die Beschaffungsverfahren durchführt.
Größere Transparenz, eine bessere Zusammenarbeit und einen stärkeren Wettbewerb hat DIGIT als entscheidende Vorteile festgestellt. Dies führte zu Effizienzsteigerungen bei den internen Prozessen und zu finanziellen Einsparungen. Darüber hinaus erleichterte das DPS die Arbeit von zu Hause aus und die digitale Zusammenarbeit während der der Phase der COVID-19-Einschränkungen.