Digitalisierung hebt Beschaffungsprozesse auf neue Höhen am Flughafen Köln/Bonn
Die Flughafen Köln/Bonn GmbH ist einer der bedeutendsten Verkehrsflughäfen in Deutschland, sowohl im Passagierverkehr als auch in der Luftfracht. Im Jahr 2023 nutzten rund 9,19 Millionen Passagiere den Flughafen, und es wurden mehr als 120 Ziele in Europa und darüber hinaus angeflogen. Der Flughafen spielt eine zentrale Rolle in der Logistik von Nordrhein-Westfalen, da er in 2023 etwa 790.000 Tonnen Luftfracht umschlug. Als einziger Flughafen in Deutschland betreiben die drei großen Expressdienstleister UPS, FedEx und DHL hier ein Drehkreuz. Der Flughafen ist ein wichtiger Wirtschaftsfaktor und einer der größten Arbeitgeber in der Region, mit rund 15.000 Beschäftigten bei 130 Unternehmen und Behörden am Standort, davon mehr als 1.800 direkt bei der Flughafengesellschaft.
Einführung der Mercell Plattform als Wendepunkt
Vor der Implementierung der Mercell-Platform stand der Flughafen Köln/Bonn vor den typischen Herausforderungen im Beschaffungsprozess. Die Anwendung der Sektorenverordnung (SektVO) im Vergaberecht und die wirtschaftliche Durchführung der Beschaffungen waren komplex und zeitaufwendig, insbesondere durch die Vielzahl an erforderlichen Dokumenten und Erklärungen für die potentiellen Bieter. Die Zusammenarbeit mit den Fachbereichen, die die zu beschaffenden Leistungen definieren, war oft durch Missverständnisse und Kommunikationshürden erschwert. Zusätzlich führte der unübersichtliche „PDF-Austausch“ zu erheblichen Ineffizienzen.
Die bisherigen Systeme boten keine für den Flughafen nutzbare Funktion für die Erstellung und den Betrieb von Dynamischen Beschaffungssystemen. Eine einheitliche Abbildung der Prozesse ohne Medienbrüche und die einfache Erstellung der erforderlichen Publikationen waren wesentliche Kriterien, die die bisherigen Systeme nicht erfüllen konnten. Dies veranlasste den Flughafen, nach einer alternativen Lösung zu suchen.
Die Mercell-Platform wurde gewählt, da sie eine vollständig digitale und medienbruchfreie Nutzung von Dynamischen Beschaffungssystemen ermöglicht. Die Mercell Plattform bietet eine moderne und intuitive Benutzerführung, sowohl für den Einkauf als auch für die Bewerber und Bieter, ohne dass ein „Client“ heruntergeladen werden muss. Der kostenfreie Support für die Bieter war ein weiterer entscheidender Vorteil.
Ohne nur in Superlativen verweilen zu wollen ist eben die moderne, intuitive und digitale Darstellung der Mercell Plattform im Vergleich zu bisher uns bekannten Lösungen ein Quantensprung.
Während der Evaluierungsphase fiel besonders die moderne und medienbruchfreie Abbildung der Prozesse positiv auf. Die Erfahrung von Mercell sowie die Anwenderfreundlichkeit und intuitive Benutzerführung der Plattform wurden besonders geschätzt. Unsere Lösung passte hervorragend zu den Beschaffungszielen des Flughafens, da sie eine vollständige Digitalisierung der Beschaffungsprozesse und eine verbesserte Kommunikation mit den Fachbereichen ermöglichte, was den Fokus auf die wesentlichen Aufgaben und Ziele erlaubte: Einkaufen und Innovation vorantreiben.
Die Abbildung unserer Beschaffungsprozesse in voll digitalem Umfeld und ohne Medienbrüche gibt uns den Freiraum, uns um unsere wesentlichen Aufgaben und Ziele zu konzentrieren: Einkaufen und Innovation vorantreiben. Hierbei hilft uns auch die wesentliche bessere Kommunikation mit den Fachbereichen als Bedarfsträger, die uns Mercell bietet.
Erfolge durch Effizienz und Benutzerfreundlichkeit
Die Implementierung und Einarbeitung verliefen sehr gut und intuitiv. Das erfahrene Projekt- und Supportteam verstand die Anforderungen und Probleme der Vergabestellen und bot praktikable und innovative Lösungen. Der Flughafen wurde nicht nur gut unterstützt, sondern auch im positiven Sinne vorangetrieben. Besonders beim ersten Dynamischen Beschaffungssystem für Arbeitnehmerüberlassung erlebte der Flughafen eine hohe Effizienz und Unterstützung bei zeitkritischen Beschaffungsvorgängen.
Ein Beispiel für den Erfolg ist die Zeitersparnis bei den Beschaffungsvorgängen aus dem Dynamischen Beschaffungssystem zur Arbeitnehmerüberlassung. Während früher ein offenes EU-Verfahren mindestens 2 bis 2 ½ Monate dauerte, konnte die Zuschlagserteilung bei den ersten Miniwettbewerben innerhalb von nur 3 Wochen erfolgen. Der Erfolg wird durch Prozesszeitmessung und Durchlaufzeiten der Vergabeverfahren gemessen. Die Akzeptanz und Zufriedenheit der Projektbeteiligten und Bieter ist hoch, was auf die gute Anwendbarkeit und die moderne Prozessdarstellung der Mercell Plattform zurückzuführen ist.
Die unkomplizierte Systembedienung ermöglicht es dem Flughafen, sich auf den wirtschaftlichen, nachhaltigen und innovativen Einkauf zu konzentrieren. Die Kommunikation mit den Fachbereichen hat sich wesentlich verbessert. Die digitale Kollaboration und Zuarbeit bei der Eignungsprüfung und Angebotsbewertung durch die Fachbereiche verbessert die Prozesse enorm und führt zu erheblichen Zeitersparnissen.
Das Feedback war durchweg positiv. Die moderne, intuitive und digitale Darstellung der Mercell Plattform wurde als Quantensprung im Vergleich zu bisherigen Lösungen angesehen.
Insgesamt hat die Mercell Plattform die Beschaffungsprozesse des Flughafens Köln/Bonn effizienter und effektiver gestaltet. Die positiven Auswirkungen auf die Kommunikation, die Prozesszeitmessung und die Zufriedenheit der Benutzer sprechen für die Qualität und Innovationskraft der Mercell Plattform.