Suuret mahdollisuudet alkavat usein vähin äänin. Yksi rivi kokouspöytäkirjassa, maininta valtuuston raportissa – hienovarainen vihje siitä, että jotain merkittävää on suunnitteilla. Kyseessä voi olla kaupunkisuunnitteluhanke, uusi liikenneverkosto tai sairaala, joka kartoittaa laitekannan uusimista.

Ennakoivat toimittajat huomaavat nämä signaalit ajoissa. He käyttävät aikaa ymmärtääkseen tulevaa, luovat suhteita ja valmistautuvat hyvissä ajoin ennen varsinaisen hankintailmoituksen julkaisua.

Ennakoinnissa ei ole kyse vain nopeammasta reagoinnista. Kyse on siitä, että näet sen, mikä muilta jää huomaamatta, ja olet valmis toimimaan oikealla hetkellä. Euroopassa julkaistaan päivittäin tuhansia julkisia asiakirjoja, joissa on tietoa tulevista hankinnoista. Sinun täytyy vain tietää, mistä etsiä niitä.

Tämä opas kertoo, mistä nämä vihjeet löytyvät. Opit myös, miksi ennakoivuus ratkaisee, mitä säännöt sallivat sekä miten hyödynnät varhaisia signaaleja, dataa ja tiimityötä pysyäksesi askeleen edellä julkisissa hankinnoissa.

 

Miksi toimittajan kannattaa olla ennakoiva

Julkisella sektorilla toimiminen tarjoaa yrityksille mahdollisuuden pitkäaikaiseen vakauteen ja ennustettavaan liikevaihtoon. Julkisten hankintojen arvo Euroopassa on vuosittain yli 2 000 miljardia euroa, mikä vastaa lähes 14 % EU:n bruttokansantuotteesta.

Julkisiin hankintoihin sisältyy myös merkittävä haaste: kun hankintailmoitus julkaistaan, tärkeimmät päätökset on jo tehty. Budjetti on lyöty lukkoon, hankinnan laajuus on määritelty ja mahdollisuus vaikuttaa kokonaisuuteen on usein jo mennyt sivu suun.

Ennakoivat toimittajat etenevät muita nopeammin, koska he toimivat hyvissä ajoin. He valmistautuvat tulevaan tarjouskilpailuun etukäteen, rakentavat suhteita ja muotoilevat tarjouksensa sen mukaan, mitä ostaja todella tarvitsee. Julkisissa hankinnoissa menestyminen edellyttää siis toimimista jo kauan ennen ilmoitusten julkaisua.

 

Uhkaako ennakoivuus avoimuutta ja tasapuolisuutta?

Osa toimittajista pelkää, että varhainen vuoropuhelu voi vaikuttaa epäreilulta tai rikkoa sääntöjä. Näin ei kuitenkaan ole. Sekä kansallinen että EU-tason sääntely sallivat toimittajien ja ostajien välisen vuoropuhelun ennen virallista hankintailmoitusta. Vasta kun virallinen prosessi käynnistyy, säännöt tiukentuvat läpinäkyvyyden ja tasapuolisen kohtelun takaamiseksi, jotta kaikilla on pääsy samoihin tietoihin.

Juuri tämän vuoksi ennakointi on tärkeää. Se on tilaisuutesi auttaa ostajia ymmärtämään, mitä markkinoilla on tarjolla. Kuten Utrechtin yliopiston julkisen hankintatoimen professori Fredo Schotanus tiivistää: ”Varhainen osallistaminen toimii parhaiten, kun ostajat ja toimittajat keskustelevat avoimesti todellisista tarpeista ja haasteista sen sijaan, että täyttäisivät loputtomia kyselylomakkeita.”

Myös UNOPSin raportti varhaisesta markkinavuoropuhelusta tukee tätä: läpinäkyvä vuoropuhelu tekee kilpailutuksista laadukkaampia ja vähentää riskejä, kunhan se on jäsenneltyä ja asianmukaisesti dokumentoitua.

 

Ennakointi julkisissa hankinnoissa

Ennakoivuus tarkoittaa kahta asiaa: näkyvyyden varmistamista varhaisessa vaiheessa ja valmiutta toimia ratkaisevalla hetkellä - hankintasääntöjä noudattaen. Käydään läpi askel askeleelta, miten tämä onnistuu.

 

Varmista näkyvyytesi jo ennen hankinnan julkaisua

Ensimmäinen askel on tulla huomatuksi jo ennen hankintailmoituksen julkaisua. Tutkimusartikkeli ”Explaining SME participation and success in public procurement” osoittaa, että ostajat luottavat todennäköisemmin toimittajiin, jotka he tuntevat ennestään, ja yleensä myös muistavat heidät paremmin. Varhaiset kontaktit ovat usein ratkaisevia, kun varsinainen mahdollisuus avautuu.

Tässä on viisi helppoa tapaa parantaa näkyvyyttäsi ja päästä ostajien tietoisuuteen ajoissa.

1. Vaikuta varhain vastaamalla tietopyyntöihin (RFI) 

Vastaa tietopyyntöihin (RFI) auttaaksesi ostajia laatimaan realistisia ja toimittajien kannalta selkeitä tarjouspyyntöjä. Toimittajat, jotka ovat mukana prosessissa alusta alkaen, ovat usein paremmin perillä ostajan toiveista ja saavat todennäköisemmin kutsuja myös jatkossa.

Kun vastaat tietopyyntöön:

• Puhu ostajan kieltä. Käytä samoja termejä, KPI-mittareita ja käsitteitä, joita olet nähnyt heidän aiemmissa tarjouspyynnöissään tai strategioissaan. Se osoittaa, että olet tehnyt taustatyösi.

• Ole selkeä ja ammattimainen. Vältä jargonia, tarkista oikeinkirjoitus ja ilmaise asiasi täsmällisesti. Pienetkin erot sanavalinnoissa voivat muuttaa viestisi merkityksen.

• Osoita ymmärtäväsi ostajan tarpeet. Keskity siihen, miten autat ostajaa saavuttamaan tavoitteensa.

• Pyydä apua tarvittaessa. Esimerkiksi viestintätoimisto voi auttaa varmistamaan, että dokumenttisi on visuaalisesti siisti ja sujuvasti luettavissa.

 

2. Tunnista myyntimahdollisuudet jo ennen tarjouskilpailua 

Julkiset ostajat tekevät investointipäätöksiä jo kauan ennen kuin tarjouspyynnöt tulevat julki. Ostaja, jolla on määritelty tarve, budjetti (jo nyt tai pian) ja selkeä aikataulu, on tavoittelemisen arvoinen liidi. Kun tunnistat nämä signaalit, voit vaikuttaa kysyntään oikealla hetkellä. 

Miten löydät parhaat liidit ajoissa? Seuraa ostopäätöksiä ja ennakkotietoja valtuustojen raporteista, kokouspöytäkirjoista, budjeteista ja hankintakalentereista. Tehokkaat seurantatyökalut auttavat tunnistamaan tulevat investoinnit helposti, jotta voit valmistautua ennen kuin muut edes ovat huomanneet tulevaa mahdollisuutta.

 

3. Osallistu markkinavuoropuheluun 

Tulevat tarjouspyynnöt muovataan markkinavuoropuheluissa. Näissä tilaisuuksissa antamasi palaute vaikuttaa lopulliseen sopimukseen, joten tee se huolella. Selvitä taustatiedot, ymmärrä ostajan lähtökohdat ja tuo esiin käytännön esimerkkejä mahdollisista ratkaisuista. 

Tehokkaat seurantatyökalut myös ilmoittavat, milloin ostajat suunnittelevat uusia vuoropuheluja tai sopimusten uusimista. Tällöin tiedät tarkalleen, koska sinun kannattaa toimia. Osallistumalla varhaisessa vaiheessa saat mahdollisuuden jakaa tietoa, vaikuttaa vaatimuksiin ja auttaa ostajia kirjoittamaan tarjouspyyntöjä, jotka heijastavat markkinoiden todellisia ratkaisuja – pitäen prosessin tasapuolisena kaikille (kuten ICT-hankintajuristi Merja Kortesuo ja apulaisprofessori Robert Suurmond Maastrichtin yliopistosta ovat todenneet).

 

4. Ole näkyvillä ja verkostoidu Vahvat suhteet jäävät mieleen.

Ostajat ottavat sinuun todennäköisemmin yhteyttä, jos he tietävät kuka olet ja mitä edustat. Tutkimukset osoittavat, että aktiivisesti verkostoituneet toimittajat ovat paremmassa asemassa tarjouskilpailujen voittamisessa. Henkilökohtaiset suhteet madaltavat kynnyksiä puolin ja toisin ja tekevät osallistumisesta kannattavampaa.

Aloita näiden vinkkien avulla:

• Käy alasi keskeisissä tapahtumissa, kuten esimerkiksi Hankinta-alan foorumissa.

• Osallistu toimialasi tapaamisiin, messuille ja kongresseihin verkostoituaksesi kohdemarkkinasi ostajien kanssa.

• Jaa hyödyllistä tietoa verkkosivuillasi, LinkedInissä tai tapahtumissa. Käsittele esimerkiksi alasi trendejä, innovaatioita tai haasteita.

• Keskity arvoon, älä myyntiin. Osoita, että ymmärrät ostajan haasteet ja että juuri sinä voit auttaa ratkaisemaan ne.

 

5. Hyödynnä olemassa olevia suhteita ja hankintadataa 

Historiallinen data antaa vihjeitä tulevasta. Jos olet tehnyt yhteistyötä ostajan kanssa aiemmin, hyödynnä siitä kertynyttä tietoa. Ota huomioon, miten he mieluiten viestivät, mitä järjestelmiä he käyttävät ja miten he tekevät päätöksiä.

Ostajat käyttävät usein myös samoja vaatimuksia ja kriteerejä uudelleen. Edistyneet seurantatyökalut auttavat tunnistamaan nämä kaavat. Näet, mitkä sopimukset ovat päättymässä, mitkä kriteerit toistuvat ja missä vastaavia kilpailutuksia todennäköisesti avautuu. Voit analysoida esimerkiksi näitä tekijöitä: 

1. Tutki aiempia hankintapäätöksiä nähdäksesi, mitkä vaatimukset toistuvat kerta toisensa jälkeen.

2. Analysoi keskeisiä tietoja, kuten tarjoajien määriä, jotta saat käsityksen kilpailutilanteesta.

3. Tarkastele sopimusten arvoja ja kestoa, jotta voit arvioida tulevien kilpailutusten laajuutta ja mittakaavaa.

 

Menestys vaatii valmistautumista

Hyvin valmistautunut toimittaja ei hätäänny tarjouspyynnön ilmestyessä, vaan on jo valmiina toimimaan. Kun tarvittavat asiakirjat ovat järjestyksessä ja vastuut selvillä, tarjouksen kokoaminen sujuu vaivattomasti.

Tutkimukset osoittavat, että järjestelmällisesti toimivat yritykset osallistuvat kilpailutuksiin useammin ja tavoittelevat suurempia sopimuksia.

Näin pääset samaan asemaan:

1. Pidä tarjousasiakirjat järjestyksessä ja valmiina 

Järjestelmällisyys ei ainoastaan säästä aikaa, vaan viestii ostajalle ammattimaisuudesta ja luotettavuudesta. Luo kattava aineistopankki keskeisistä asiakirjoista, kuten ansioluetteloista, referensseistä, toimintaperiaatteista ja vakiovastauksista. Tallenna ne yhteiseen ympäristöön, kuten Mercellin alustalle, jotta tiimilläsi on aina käytössään viimeisin versio. Selkeät mallipohjat ja johdonmukainen tiedostojen nimeäminen varmistavat, että oikeat dokumentit löytyvät hetkessä ilman turhauttavaa etsiskelyä.

Voit myös rakentaa kirjaston uudelleen käytettävistä vastauksista. Tutki aiempien tarjouskilpailujen pisteytyskriteerejä tai yleisiä kysymyksiä esimerkiksi laadunvarmistuksesta, riskienhallinnasta tai vastuullisuudesta. Kirjoita näihin ennakkoon ytimekkäät ja asiantuntemustanne korostavat vastaukset. Ne nopeuttavat vastaamista ja pitävät viestinne yhtenäisenä.

 

2. Opi jokaisesta kilpailutuksesta tuloksesta riippumatta 

Voititpa tai hävisit, saat jokaisesta kilpailutuksesta arvokasta tietoa. Pyydä ostajalta hankintapäätöksen perustelut tai pisteytysyhteenveto nähdäksesi, missä onnistuitte ja missä on parantamisen varaa. Tutkimukset osoittavat, että toimittajat, jotka hyödyntävät jokaista tarjouskilpailua tilaisuutena kehittyä, vahvistavat tarjouksiaan ja parantavat onnistumisprosenttiaan ajan myötä.

Näin saat palautteesta kaiken irti:

• Käy pisteytys läpi. Tarkista, mitkä osiot toivat huippupisteitä ja mitkä eivät.

• Tunnista toistuvat kaavat. Olivatko vastaukset liian yleisluontoisia? Puuttuiko niistä tärkeitä yksityiskohtia tai konkreettisia todisteita?

• Kehitä seuraavaa kertaa varten. Kirjoita heikot vastaukset uudelleen, tiivistä rakennetta ja lisää konkreettisia esimerkkejä.

 

3. Osallista asiantuntijat ajoissa 

Vahvojen tarjousten laatiminen on harvoin yhden hengen työ. Parhaat tarjoukset syntyvät yhteistyössä teknisten, juridisten ja talousasiantuntijoiden kanssa, sillä he tuntevat oman alansa yksityiskohdat parhaiten. Heidän avullaan tunnistat riskit, varmistat toteuttamiskelpoisuuden ja muotoilet vastauksia, jotka heijastavat yrityksesi todellisia vahvuuksia.

Ota asiantuntijat mukaan näillä kolmella askeleella:

1. Aloittakaa tiiminä: Pidä aloituskokous, jossa selkeytetään roolit, käydään läpi vaatimukset ja sovitaan aikataulusta.

2. Työskennelkää yhdellä alustalla: Keskittäkää dokumentit, palaute ja määräaikojen seuranta yhteen paikkaan.

3. Tarkistakaa lopputulos: Käykää jokainen vaatimus läpi ennen tarjouksen jättämistä. Anna kunkin asiantuntijan varmistaa oma osuutensa, jotta tarjous on varmasti vaatimustenmukainen ja kaikilta osin täytetty.

 

Rakenna ennakoiva toimintamalli Mercellin avulla

Kaikki tähän mennessä lukemasi – varhaisten signaalien tunnistaminen, datan hyödyntäminen, näkyvyys ja tiimityö – nivoutuu yhteen ratkaisussamme. Olemme suunnitelleet Mercell-alustan tekemään ennakoinnista vaivatonta ja muuttamaan tarjousprosessin yksittäiset vaiheet yhdeksi sujuvaksi kokonaisuudeksi.

Käydään vielä läpi, miten nämä vaiheet liittyvät toisiinsa ja mitä alustamme tarjoaa prosessin eri kohdissa.

1. Tunnista 

Jokainen mahdollisuus alkaa jo kauan ennen kuin näet virallisen hankintailmoituksen. Kerää varhaisia indikaattoreita julkisista asiakirjoista, kuten kokouspöytäkirjoista tai raporteista. Näet potentiaaliset projektit jo ennen kuin tarjouspyyntöjä on edes kirjoitettu, mikä antaa sinulle aikaa tutkia, valmistautua ja päättää, mihin keskittyä.

2. Analysoi

Kun olet löytänyt uuden mahdollisuuden, syvenny sen yksityiskohtiin. Hyödynnä Etsi-toimintoa löytääksesi vastaavia aiempia sopimuksia, nähdäksesi hankintapäätöksiä ja ymmärtääksesi, mitä ostajat ovat eniten arvostaneet. Market Intelligence -työkalun avulla löydät dataa sopimusten arvoista, ostokäyttäytymisestä ja kilpailutilanteesta. Tämä muuttaa pirstaleisen datan selkeäksi strategiaksi, joka auttaa sinua asemoimaan tarjouksesi fiksummin ja kohdennetummin.

3. Osallista 

Käytä alustaamme tuodaksesi asiantuntijatiimisi yhteen – jaa roolit, aseta määräajat ja hallitse dokumentteja yhdessä jaetussa tilassa. Ei enää loputtomia sähköpostiketjuja tai kadonneita tiedostoja. Kaikki näkevät, mitä pitää tehdä ja milloin, joten tarjoustyö etenee sujuvasti ja tehokkaasti.

4. Toimita

Kun tarjouspyyntö lopulta julkaistaan, olet jo melkein valmis. Kaikki valmistelut, analyysit ja tiimityö tiivistyvät selkeäksi ja kattavaksi tarjoukseksi. Voit vastata pyyntöön nopeasti, itsevarmasti ja ostajan tarpeisiin vastaten.