Näin laadit voittavan tarjouksen julkiseen kilpailutukseen

Julkisen sektorin sopimus on luotettavimpia tapoja kasvattaa yrityksen toimintaa voimakkaasti. Se tuottaa tasaista tulovirtaa, pitkäkestoisia kumppanuuksia ja auttaa yritystä luomaan luottamusta näkyvillä markkinoilla. 

Julkisiin kilpailutuksiin osallistuminen ei kuitenkaan ole helppoa. Yritys ei tällöin vain myy tuotetta, vaan sen on löydettävä oikea reitti säädösten, dokumentaation ja määräaikojen sokkelossa ja samalla yritettävä päihittää kilpailijansa, joilla voi olla enemmän kokemusta tai resursseja.

Miten yritys voi erottua edukseen?

Ei kannata kirjoittaa enemmän vaan fiksummin. Voittava julkisen kilpailutuksen tarjous on selkeä, kohdennettu ja täsmällisesti laadittu. Siitä käy ostajille ilmi paitsi yrityksen tarjonta, myös se, miksi yritys on turvallisin ja luotettavin valinta – eikä yksikään vaadittu kohta jää täyttämättä.

Tässä oppaassa käydään läpi kilpailukykyisten ja voittoisien tarjousten laatimisessa välttämättömät asiat. Opas sopii sekä ensimmäistä tarjousta julkiseen kilpailutukseen laativille että tarjoustensa voittoastetta nostamaan pyrkiville yrityksille.

Miksi tarjouksen laatimistavalla on merkitystä?

Julkisten hankintojen alalla vallitsee voimakas kilpailu, toiminta on erittäin monimutkaista ja siihen liittyy runsaasti erilaisia vaatimuksia. Tarjouskilpailun voittaminen ei ole kiinni pelkästään hinnasta, vaan yrityksen on pystyttävä osoittamaan selkeästi, miksi juuri se on paras valinta. Samalla tarjouksen ja yrityksen on täytettävä kaikki tekniset, lakisääteiset ja menettelyyn liittyvät vaatimukset.

Siksi parhaita tarjouksia ei vain kirjoiteta, vaan ne laaditaan strategisesti. Kun yrityksessä ymmärretään ostajien ajattelutapoja, osataan käyttää tietoa fiksusti ja esittää tarjous ammattimaisesti, yritys ei vain osallistu julkiseen tarjouskilpailuun vaan voittaa sen.

Näin syntyy voittoisa julkisen kilpailutuksen tarjous.

1. Syvällinen ymmärrys vaatimuksista

Moni tarjous kaatuu jo ennen arviointiin pääsyä, koska yrityksessä on ymmärretty vaatimukset väärin tai niitä ei ole otettu huomioon. Julkisiin kilpailutuksiin liittyy usein monimutkaista dokumentaatiota, jossa on määritelty yksityiskohtaisia ohjeita, erilaisia vaatimuksia, määräaikoja ja arviointikriteerejä.

Lue kilpailutusasiakirjat huolellisesti kokonaan, ennen kuin alat laatia tarjousta. Kiinnitä huomiota toimitettaviin tuotteisiin tai palveluihin, määrämuotoihin, määräaikoihin ja vaadittuihin kriteereihin. Tarkista, ettei vaatimuksia ole piilotettu liitteisiin tai alaviitteisiin. Laadi sitten luettelo tarvittavista asiakirjoista, toimista ja vastaavista.

Mercellin kaltaisen keskitetyn alustan käyttäminen auttaa, sillä siinä kaikki dokumentaatio on yhdessä paikassa muistutuksineen ja ilmoituksineen. Näin tärkeitä yksityiskohtia ja määräaikoja ei jää huomaamatta.

2. Sovita tarjous ostajan tavoitteisiin

Jokainen julkinen ostaja on määrittänyt omat tavoitteensa, joita voivat olla esimerkiksi kustannussäästöt, parannukset palvelun toimittamiseen, läpinäkyvyyden lisääminen tai vastuullisuustavoitteiden täyttäminen. Parhaat tarjoukset tarjoavat vastauksen suoraan näihin tavoitteisiin pelkän yleisen myyntipuheen sijaan.

Sovita vastaukset tarkasti ostajan tarpeisiin. Käytä ostajan käyttämää kieltä, viittaa ostajan määrittämään tärkeysjärjestykseen ja osoita, miten yrityksesi konkreettisesti ratkaisee ostajan ongelman. Perusta väitteesi vastaavista sopimuksista saatuihin tietoihin ja asiakastapauksiin.

Mercellin Market Intelligence kertoo, mitä muut vastaavat ostajat ovat pitäneet tärkeimpänä aiemmissa sopimuksissa. Tämä auttaa sinua asemoimaan tarjouksen tehokkaammin.

3. Hyödynnä ostajatietoja yrityksesi asemoinnissa

Ostajan toiminnan tunteminen luo yrityksellesi kilpailuetua. Analysoi julkisten menojen tietoja ja selvitä yrityksesi tarjoamia palveluja ostavat organisaatiot, ostotaajuus ja sopimusten umpeutumisajankohdat. Näin pystyt ajoittamaan tarjoukset oikein ja kohdentamaan ne arvokkaimpiin kilpailutuksiin.

Käytä alustoja, joihin on integroitu menojen analysointi ja hankintasuunnittelu. Esimerkiksi Mercellin tietokanta sisältää tiedot tarjouskilpailuista kaikkialta Euroopasta, mikä auttaa kohdentamaan tarjouksia strategisesti.

Sen sijaan, että yrityksesi vain reagoisi mahdollisuuksiin niiden ilmetessä, pystyt rakentamaan ennakoivasti hyvän todennäköisyyden myyntiputkia. Yrityksen asemoiminen oikeille ostajille oikeaan aikaan muuttaa kaiken.

4. Tee tehokasta tiimityötä

Tarjouksen laatiminen on yhteinen ponnistus. Siihen tulee osallistua kaikkien myynnistä lakiasianosastolle, talousosastolle, operatiiviseen toimintaan ja teknisiin asiantuntijoihin. Jos rooleja ei kuitenkaan ole määritelty selkeästi, prosessista tulee sekava, mikä johtaa tietojen puuttumiseen tuplatyöhön ja epäjohdonmukaiseen viestintään.

Määritä jokaiselle osa-alueelle selkeä omistaja. Aseta määräajat. Työssä kannattaa käyttää yhteistyöalustoja, jotka mahdollistavat kommentoinnin, versionhallinnan ja kalenterien jakamisen.

Mercell tarjoaa tiimeille turvallisen ympäristön reaaliaikaiseen yhteistyöhön. Kun jokainen sidosryhmän jäsen tietää, mitä häneltä odotetaan, tarjouksista tulee yhdenmukaisia ja kattavia ja ne valmistuvat ajallaan.

Vahva yhteistyö tuottaa vahvoja tarjouksia.

5. Täytä vaatimukset – yksityiskohdat ratkaisevat

Julkisiin hankintoihin liittyy paljon lakisääteisiä ja muita vaatimuksia. Vain pienikin virhe saattaa johtaa jopa erittäin vahvan tarjouksen automaattiseen hylkäämiseen. Tällainen virhe voi olla esimerkiksi väärässä tiedostomuodossa oleva asiakirja.

Tarkista aina, että tarjous vastaa kilpailutusasiakirjoissa määriteltyjä muotovaatimuksia. Varmista, että vaatimustenmukaisuusvakuutukset, luvat, lisenssit ja liitteet ovat kunnossa ja että ne täyttävät tiedostomuotoa ja -kokoa koskevat vaatimukset.

Mercellin kaltaisissa alustoissa on valmiina vaatimustenmukaisuustarkistukset, jotta tarjouksiin ei jäisi puutteita. Nämä työkalut auttavat välttämään helpoista virheistä johtuvia tarjousten hylkäämisiä ja parantamaan yrityksen mahdollisuutta ylittää tarjouskilpailuun osallistumisen ensimmäinen este eli vaatimusten täyttäminen.

Vaatimustenmukaisuus on paljon enemmän kuin vaadittujen ruutujen rastittamista. Se on ratkaisevaa, jotta yrityksen tarjous tulee huomioiduksi kilpailussa.

6. Toimita ammattimainen ja viimeistelty tarjous

Houkuttelevinkin tarjous voi kaatua, jos se on sekava, epäjohdonmukainen tai hankalaselkoinen. Ostajat käyvät usein läpi kymmeniä tarjouksia, joten ensivaikutelmalla on merkitystä. Jäsennetty ja helposti seurattava tarjous auttaa tarjousten arvioijia löytämään tarvittavat tiedot. Se myös osoittaa, että yrityksesi suhtautuu tarjouskilpailuun vakavasti.

Käytä selkeitä otsikoita, luetelmia ja muotoiluja. Lisää tarjoukseen lyhyt yhteenveto ja soveltuvissa tapauksissa visuaalisia elementtejä, kuten kaavioita ja aikajanoja. Tarkista asiakirjan kieliasu ja muotoilut.

Jos tarjous erottuu edukseen, koska se on selkeä, vakuuttava ja ammattimainen, yrityksesi on askeleen lähempänä kilpailutuksen voittamista.

7. Opi prosessista ja kehity jatkuvasti

Julkisiin tarjouskilpailuihin osallistuminen vaatii pitkäjänteisyyttä. Vaikka ensimmäiset tarjoukset eivät tuottaisi sopimuksia, jokainen tarjous on mahdollisuus kehittyä. Pyydä aina palautetta tarjouskilpailun päättymisen jälkeen, jotta ymmärrät, miksi tarjous ei voittanut, ja voit tehdä tulevista tarjouksista parempia.

Osallistu hankinta-aiheisiin työpajoihin, koulutuksiin ja vertaisoppimisen foorumeihin. Mercellin Bid Excellence sisältää vaiheittaista ohjeistusta, asiakirjamalleja ja yhteisön tietoja, jotka auttavat teroittamaan tarjouksia ja vahvistamaan strategiaa. Kun jatkuva oppiminen otetaan osaksi yrityksen tarjousprosessia, jokainen kokemus – niin voitto kuin tappiokin – voidaan muuntaa kehitykseksi, joka parantaa tulevia voiton mahdollisuuksia.

Tarkistuslista: Mitä jokaiseen voittavaan tarjoukseen tulee sisältyä?

Pienet huolimattomuusvirheet voivat kaataa vahvankin tarjouksen. Tämä tarkistuslista auttaa huolehtimaan, että tarjous sisältää kaiken vaaditun, täyttää vaatimukset ja on kilpailukykyinen.

• Yhteenveto – selkeä ja ostajan tarpeisiin keskittyvä

• Kohdennettu vastaus – suora vastaus kaikkiin vaatimuksiin

• Todisteet kokemuksesta – soveltuvat asiakastapaukset tai referenssit

• Läpinäkyvä hinnoittelu – yksilöity, täsmällinen ja vaatimukset täyttävä

• Vaatimustenmukaisuusasiakirjat – kaikki vaaditut lomakkeet, sertifikaatit ja todistukset

• Tukimateriaalit – aikataulut, tekniset tiedot ja lisäarvo

• Ammattimainen muoto – siisti, selkeä ja kieliasultaan huoliteltu

• Viimeinen tarkistus – tärkeimpien sisäisten sidosryhmien hyväksyntä

Muutaman minuutin tarkistus voi auttaa estämään viikkojen työn hukkaan menon. Voittoisa tarjous ei synny vain sisällöstä vaan siitä, miten kattavasti ja selkeästi sisältö on ilmaistu.

Yhteenveto

Julkisia kilpailutuksia voitetaan strategialla, valmistautumisella ja tarkkuudella. 

Kun ymmärrät ostajaasi, hyödynnät tietoa ja toimitat vakuuttavan tarjouksen, parannat yrityksen asemia kilpailijoihin nähden.

Mercellin kaltainen fiksu alusta tukee tätä työtä ja auttaa paitsi löytämään entistä parempia mahdollisuuksia myös voittamaan enemmän tarjouskilpailuja.

Tervetuloa maailmaan, jossa julkiset kilpailutukset toimivat sinun hyväksesi.

Oletko valmis liittymään tarjouskilpailujen voittajiin? Katso, miten Bid Excellence voi auttaa kehittämään tarjousprosessia