Å være til stede på riktig tidspunkt er avgjørende

Et godt tilbud tar deg langt, men det er i dialogen med oppdragsgiver den virkelige verdien skapes.

Dialogen er heller ikke begrenset til perioden etter at kontrakten er tildelt. Ved å være i kontakt før, under og etter anskaffelsesprosessen, får du muligheten til å synliggjøre kompetansen din og bygge tillit over tid.

Her guider vi deg gjennom de viktigste tidspunktene, og viser hvilke muligheter som kan påvirke resultatene dine fremover.

 

Dialog før konkurransen: Markedsdialog og markedsundersøkelser

Hver konkurranse følger en tidslinje med aktiviteter både du og oppdragsgiver må gjennom. Først defineres behovet og markedet kartlegges, deretter utarbeides konkurransegrunnlaget og konkurransen kunngjøres. Når dette skjer, er mange viktige beslutninger allerede tatt.

Derfor er god markedsforståelse avgjørende. Du må vite når eksisterende kontrakter nærmer seg utløp, slik at du kan ta kontakt før en ny konkurranse kunngjøres. Samtidig gjelder det å fange opp hvor nye behov oppstår, for eksempel gjennom kommunale møteprotokoller, politiske vedtak og offentlige budsjetter.

Som leverandør handler det om to ting: å ha oversikt over kommende konkurranser og utløpende kontrakter, og å omsette tidlige signaler til gode og relevante dialoger.

En viktig mulighet for tidlig involvering er markedsdialog og markedsundersøkelser. Her får oppdragsgiver innsikt i hva markedet kan tilby, samtidig som kravene i konkurransegrunnlaget formes.

Dette er gode muligheter til å komme i dialog og vise frem kompetansen din. Markedsdialog kan foregå på flere måter, for eksempel:

• Møter med én eller flere leverandører
• Workshops
• Nettverksarrangementer
• Seminarer eller temamøter

Oppdragsgivere inviterer ofte leverandører de allerede oppfatter som seriøse og relevante aktører. Å være synlig i markedet øker derfor sjansen for å bli involvert tidlig.

 Se hvordan du kan styrke din proaktive salgsinnsats

 

Dialog under konkurransen: Før innsending av tilbud

Anskaffelsesprosessen er i gang, og du er i konkurransefasen. Hva bør du gjøre nå? Det finnes flere måter å gå i dialog på:

• Under en inspeksjon
• I et avklaringsmøte
• Gjennom en teknisk gjennomgang

En inspeksjon gjennomføres for å gi oppdragsgiver bedre innsikt i virksomheten din, ikke for å kritisere. Sørg for at dere er godt forberedt, og vis frem relevante prosesser, nøkkelpersoner og teknologi.

Et avklaringsmøte holdes ofte med flere leverandører til stede. Her presenteres bakgrunnen for konkurransen, valgt konkurranseform, tildelingskriterier og fremdriftsplan. Dette er en viktig anledning til å stille spørsmål, vurdere konkurransegrunnlaget kritisk og hente innsikt som styrker tilbudet ditt. Forbered deg ved å sette deg inn i tidligere kontrakter og ha spørsmål klare.

Ved en teknisk gjennomgang blir du bedt om å presentere løsningen din. Her er forberedelse avgjørende. Formidle det tekniske på en tydelig og forståelig måte, også for de uten spesialkompetanse. Dette er en god mulighet til å vise hva du kan og styrke posisjonen din.

 

Dialog under konkurransen: Etter innsending av tilbud

Anskaffelser er ressurskrevende, både for leverandører og oppdragsgivere. Når alle tilbud er levert, skal store mengder informasjon gjennomgås og evalueres.

Selv om verktøy som Mercell forenkler prosessen, kan det oppstå behov for ytterligere avklaringer. I slike tilfeller kan dialogen foregå gjennom:

• Presentasjoner
• Intervjuer
• Verifikasjonsmøter
• Demonstrasjoner

I en presentasjon kan du utdype tilbudet ditt og synliggjøre verdien av leveransen. Intervjuer gir deg mulighet til å svare på spørsmål og utdype løsningen ytterligere. Verifikasjonsmøter brukes ofte for å bekrefte informasjon i tilbudet, gjerne med valgt leverandør. Demonstrasjoner inngår ofte i tildelingsfasen og gir deg mulighet til å vise løsningen i praksis.

 

Dialog etter konkurransen

Den siste muligheten for dialog kommer etter at kontrakten er tildelt. Her handler det om å gi og få tilbakemeldinger. Dette er verdifullt, enten du vinner eller ikke.

Still de riktige spørsmålene, så får du innsikt i:

• Hva andre leverandører leverte
• Hvordan tilbudene var bygget opp
• Hvordan du kan forbedre dine egne tilbud
• Hvordan du kan styrke strategien din videre

Forbered deg godt og lytt aktivt. Da får du en bedre forståelse av behovene i markedet og hvordan du kan posisjonere deg enda sterkere fremover. En ærlig og strategisk dialog gir deg et bedre utgangspunkt for å vinne flere konkurranser.

 

Start dialogen sammen med Mercell

God dialog starter ikke med en tilfeldig henvendelse. Den starter med å vite når du bør ta kontakt og hvorfor.

Skal du lykkes med en proaktiv tilnærming, må du ha oversikt. Mercell Bidding hjelper deg med å identifisere de riktige tidspunktene for å starte eller videreføre dialogen.

Slik fungerer det:

Oppdag behov tidlig: Følg signaler som kommunale møter og budsjettplaner, og identifiser behov før konkurransen kunngjøres.

Motta relevante varsler: Få relevante konkurranser direkte i innboksen, slik at du kan reagere raskt når det gjelder.

Identifiser utløpende kontrakter: Når en avtale nærmer seg slutten, kan du ta initiativ til dialog om fremtidige behov og posisjonere deg tidlig.

Analyser tildelinger: Få innsikt i tidligere tildelingsbeslutninger og oppdag endringer i markedet. Det gir et godt grunnlag for målrettet dialog.

Behold oversikten: Med intuitive planleggingsverktøy kan du følge opp aktiviteter og sikre kontinuitet i dialogen, også etter at konkurransen er avsluttet.