Enklere konkurransegjennomføring: Fra dobbeltarbeid til strategiske anskaffelser
Offentlige innkjøpere har et langsiktig ansvar for beslutninger som ofte må tas under tidspress. Når konkurransen opprettes, legges grunnlaget for alt som kommer etterpå, fra kvaliteten på tilbudene som kommer inn til leverandørrelasjoner og kontrakter som skal følges opp i flere år fremover.
Samtidig er opprettelse av konkurranser en av de mest tidkrevende delene av anskaffelsesprosessen. Manuelle oppgaver og gjentakelser kan flytte oppmerksomheten over på verktøy og administrasjon, i stedet for selve anskaffelsen.
Det er nettopp her utfordringen ligger: Den delen av prosessen som krever mest strategisk vurdering, er ofte også den delen der innkjøpere har minst tid til å tenke strategisk.
Tuuli Martikainen, Product Director i Mercell, beskrev det slik under Mercell Connect Norway:
Det viktigste øyeblikket i arbeidet er også øyeblikket der innkjøpere har minst tid til å tenke strategisk, fordi verktøyene ber dem om å gjøre noe annet.»
Hva enklere opprettelse av konkurranser betyr
Enklere opprettelse av konkurranser handler om å fjerne unødvendig kompleksitet fra prosessen.
Innkjøpere skal kunne gjenbruke det som allerede fungerer, holde oversikt mens konkurransen bygges opp, og gjøre endringer uten å måtte starte på nytt eller miste arbeid som allerede er gjort.
Verdien ligger ikke bare i færre klikk. Den ligger i at innkjøpere får mer rom til å jobbe med det som faktisk betyr noe: om innholdet passer anskaffelsen, om krav og kriterier henger godt sammen, og om konkurransen er tydelig for leverandørene.
Forenkling betyr heller ikke at systemet tar over vurderingene. Innkjøperen har fortsatt kontrollen og bestemmer hva som skal være med, hva som må tilpasses, og når konkurransen er klar til å kunngjøres.
Slik gjør vi det enklere å opprette konkurranser i Mercell Tendering
Mercell tar dette videre i en ny flyt for opprettelse av konkurranser i Mercell Tendering.
Den nye flyten samler de viktigste delene av arbeidet i én mer oversiktlig prosess. Den gjør det enklere å gjenbruke det du allerede har gjort, få bedre oversikt over konkurransen underveis og justere viktige valg før den kunngjøres.
Start med noe dere allerede har
En ny konkurranse trenger ikke alltid å starte fra bunnen av. Innkjøpere kan bruke en mal fra organisasjonen eller kopiere en tidligere konkurranse direkte i opprettelsesflyten.
Før de velger utgangspunkt, kan de se hva malen eller den tidligere konkurransen inneholder, inkludert dokumentene. Grunnleggende informasjon kan deretter fylles ut automatisk, basert på malen eller organisasjonens innstillinger.
Det betyr mindre tid brukt på å lete etter og gjenskape innhold som allerede finnes. Innkjøperen vurderer fortsatt selv hva som er relevant, og hva som må tilpasses den nye anskaffelsen.
Følg konkurransen fra start til slutt
Når en konkurranse opprettes og følges opp, må innkjøpere ofte inn og ut av ulike deler av systemet for å sjekke dokumenter, leverandørinformasjon og aktivitet i konkurransen.
I Mercell Tendering samles dokumenter, leverandørvisning, spørsmål og svar, tilbud og kunngjøringer i én arbeidsflyt.
Det gjør det enklere å følge konkurransen underveis og se hva leverandørene får tilgang til før den kunngjøres.
Gjør endringer uten å starte på nytt
Krav og behov kan endre seg mens konkurransen opprettes. Innkjøperen kan for eksempel måtte endre konkurranseform eller legge til en delkontrakt etter at arbeidet er i gang.
Den nye opprettelsesflyten er laget slik at viktige valg kan justeres helt frem til kunngjøring. Da kan innkjøpere tilpasse konkurransen underveis, uten å forkaste arbeidet og starte på nytt.
Mer tid til faglige vurderinger
Gode konkurranser bygger på innkjøperens kompetanse. Når Mercell Tendering reduserer gjentakende arbeid og gjør prosessen enklere å håndtere, får innkjøpere mer tid til å jobbe med kvaliteten i konkurransen og målene anskaffelsen skal bidra til.
Den nye og enklere måten å opprette konkurranser på er planlagt for de første brukerne i tredje kvartal 2026, før den rulles bredere ut resten av året.
Se enklere opprettelse av konkurranser i praksis
Se hele presentasjonen til Tuuli Martikainen fra Mercell Connect Norway, og få innblikk i tankene bak enklere opprettelse av konkurranser og den nye opplevelsen i Mercell Tendering.