Offentlige virksomheter håndterer store mengder kontrakter, hver med forpliktelser, tidsfrister og langsiktige konsekvenser. Likevel er det mange som fortsatt bruker sak- og arkivsystemer, der kontrakter bare lagres som dokumenter i en sak, uten aktiv oppfølging.

Å lagre kontrakter er ikke det samme som aktiv kontraktsstyring.

Nye funn viser at 53 % av virksomhetene enten mangler funksjonalitet for aktiv kontraktsstyring, eller ikke bruker den konsekvent i det daglige arbeidet*. Dette synliggjør et utbredt gap, ikke i dokumentasjon, men i hvordan kontrakter følges opp etter signering.

Selv om kontrakter er dokumentert og tilgjengelige, står et sentralt spørsmål igjen:
Hvordan blir de faktisk fulgt opp etter signering?

* Kilde: Mercell Digital Pulse 2025/2026, basert på svar fra 800 ledere innen offentlige anskaffelser i Europa.

 

Gapet mellom lagring og gjennomføring

Saksbehandlingssystemer er avgjørende for å strukturere dokumentasjon. De samler all relevant dokumentasjon knyttet til en sak, som godkjenninger, økonomiske beregninger, konkurransegrunnlag og kontrakter, i ett sporbart register. Dette er helt nødvendig for god styring og åpenhet.

Men dette stopper ved dokumentasjon. De gir ingen strukturert måte å håndtere det som skjer etter at kontrakten er signert, som oppfølging av forpliktelser og eierskap, og håndtering av endringer og planlegging av fornyelser.

Resultatet er at oppfølgingen ofte blir manuell og vanskelig å kontrollere.

I praksis betyr det at man må sette sammen informasjon fra flere systemer, bruke regneark eller personlige påminnelser, og jobbe uten et tydelig helhetsbilde. Oversikten blir begrenset, eierskapet uklart, og problemer dukker ofte først opp når de allerede har vokst seg store.

Det som starter som en operasjonell utfordring, utvikler seg raskt til et større problem. Forpliktelser blir ikke fulgt opp, fornyelser håndteres for sent, og beslutninger tas under press i stedet for å være planlagt. Det øker risikoen og svekker kontrollen.

 

En livssyklustilnærming til kontraktsstyring

For å håndtere kontrakter effektivt trenger virksomheter en strukturert måte å håndtere kontrakter som aktive avtaler på, fra opprettelse til utløp. Det er her løsninger som Mercell Contract Lifecycle Management gir verdi.

I stedet for å erstatte eksisterende systemer legger Contract Lifecycle Management til et lag for styring av kontrakter gjennom hele livssyklusen:

• Før signering: bruk av kontraktsmaler sikrer enhetlige og regelverksmessige kontrakter
• Under signering: digital signering som forenkler godkjenninger og gjør gjennomføringen raskere
• Etter signering: livssyklussporing, automatiske varsler og tydelig eierskap støtter løpende oppfølging

Med kontrakter samlet i et sikkert og søkbart register, og med fullstendige revisjonsspor, får virksomheten innsyn i kontraktsstatus til enhver tid. Det gjør det mulig å planlegge fornyelser mer proaktivt, reduserer risikoen for å overse forpliktelser, og gir et bedre beslutningsgrunnlag.

 

To systemer, utfyllende roller

Contract Lifecycle Management erstatter ikke saksbehandlingssystemer. De to tjener ulike, men utfyllende formål.

• Saksbehandlingssystemer sørger for at kontrakter dokumenteres, registreres og bevares som en del av en sak.
• Contract Lifecycle Management sørger for at kontrakter styres aktivt gjennom hele livssyklusen

Sammen gir de både operasjonell kontroll og etterlevelse av krav til dokumentasjon.

I praksis betyr det:

1. En sak opprettes i saksbehandlingssystemet
2. Opprettelse og styring av kontrakten skjer i Contract Lifecycle Management
3. Når kontrakten er signert, registreres den i saksmappen
4. Kontrakten styres videre i Contract Lifecycle Management gjennom hele livssyklusen

Å vite når man skal bruke hvert system er derfor nøkkelen til en mer effektiv og kontrollert innkjøpsprosess.