Store muligheter starter ofte i det stille. En setning i et referat, en formulering i en kommunal rapport, et lite hint om at noe er på vei. Det kan være et byutviklingsprosjekt, et nytt transporttiltak eller et sykehus som vurderer å oppgradere utstyr. Proaktive leverandører fanger opp disse signalene tidlig. De setter av tid til å forstå hva som kommer, bygger relasjoner og forbereder seg lenge før kunngjøringen publiseres.

For proaktivitet handler ikke bare om å reagere raskere. Det handler om å se det andre overser og være klar når det gjelder. Over hele Europa finnes det tusenvis av offentlige dokumenter som avslører hva som skjer fremover, hvis du vet hvor du skal lete.

Denne guiden viser deg hvor du finner disse sporene. Og du får lære hvorfor proaktivitet utgjør en forskjell, hva regelverket tillater, og hvordan du kan bruke tidlige signaler, data og samarbeid for å ligge et steg foran i offentlige anskaffelser.

 

Hvorfor leverandører bør være proaktive

Å jobbe mot offentlig sektor gir mulighet for langsiktig stabilitet og forutsigbare inntekter. Offentlige anskaffelser i Europa er verdt over 2 billioner euro i året, nesten 14 prosent av EUs BNP.

Men her er utfordringen: Når en konkurranse først blir kunngjort, er de viktigste beslutningene allerede tatt. Budsjettet er fastsatt, omfanget er definert, og muligheten til å påvirke er langt på vei borte.

Proaktive leverandører ligger foran fordi de handler tidlig. De forbereder seg før konkurransene publiseres, bygger relasjoner og utformer tilbud basert på det oppdragsgivere faktisk trenger. I offentlige anskaffelser starter suksessen lenge før en kunngjøring dukker opp på nett.

 

Truer proaktivitet åpenhet og rettferdighet?

Noen leverandører er bekymret for at tidlig dialog kan virke urettferdig, eller at den bryter med regelverket. Slik er det ikke. Både nasjonale regler og EU-regelverket tillater dialog med oppdragsgiver før en konkurranse kunngjøres. Når prosessen først starter, strammes regelverket inn slik at åpenhet og likebehandling sikres, og alle leverandører får tilgang til den samme informasjonen.

Og nettopp derfor er proaktivitet viktig. Det gir deg muligheten til å hjelpe oppdragsgivere med å forstå hva som faktisk er mulig. Som Fredo Schotanus, professor i innkjøp ved Utrecht University, sier: «Tidlig dialog fungerer best når oppdragsgivere og leverandører har åpne, målrettede samtaler om reelle behov og utfordringer, ikke uendelige spørreskjemaer.»

UNOPS sin rapport Early Market Engagement viser det samme: strukturert og dokumentert dialog gjør konkurranser bedre og reduserer risiko.

 

Slik blir du proaktiv i offentlige anskaffelser

Å være proaktiv handler om to ting: å bli synlig tidlig og å være forberedt når det gjelder, samtidig som du følger regelverket. La oss se nærmere på hvordan du kan gjøre dette, steg for steg.

Leverandører kan være synlige før konkurransen kunngjøres

Første steg er å bli lagt merke til før kunngjøringen publiseres. Forskningsartikkelen “Explaining SME participation and success in public procurement” viser at oppdragsgivere langt oftere stoler på og husker leverandører de allerede kjenner. Tidlige forbindelser kan derfor være helt avgjørende når muligheten først kommer.

Her er fem enkle måter å øke synligheten din på og komme på radaren til oppdragsgivere tidlig:

 

1. Ta kontakt tidlig gjennom en RFI

Svar på en Request for Information (RFI) for å hjelpe oppdragsgivere med å utforme realistiske og leverandørvennlige konkurranser. Leverandører som deltar tidlig, er ofte bedre samkjørt med det oppdragsgiver faktisk trenger, og blir mer sannsynlig invitert igjen senere.

Når du skriver en RFI:

• Snakk oppdragsgiverens språk. Bruk de samme begrepene, KPI-ene og formuleringene du finner i tidligere konkurranser eller strategidokumenter. Det viser at du har gjort hjemmeleksen din.

• Vær tydelig og profesjonell. Unngå sjargong, se over teksten for skrivefeil og formuler deg klart. Små nyanser, som forskjellen på by og for på engelsk, kan endre meningen fullstendig.

• Vis at du forstår behovene deres. Fokuser på hvordan du kan hjelpe oppdragsgivere med å nå målene sine.

• Be om hjelp om nødvendig. For eksempel kan et design- eller kommunikasjonsbyrå sørge for at dokumentet både ser bra ut og leser godt.

 

2. Oppdag salgsleads tidlig i tilbudsprosessen

Offentlige oppdragsgivere tar investeringsbeslutninger lenge før en konkurranse blir publisert. Et salgslead som er verdt å følge opp, er en oppdragsgiver med et tydelig behov, et budsjett (nå eller snart) og en klar tidsplan. Når du oppdager slike signaler, vet du at tiden er inne for å bygge opp nye muligheter og påvirke etterspørselen.

Hvordan oppdager du salgsleads tidlig? Følg med på vedtak og førkjøpsinformasjon i saksdokumenter, møteprotokoller, budsjettlinjer og anskaffelseskalendere. De beste overvåkingsverktøyene gjør det enkelt å identifisere kommende investeringer. Da kan du forberede deg tidlig og være klar før andre i det hele tatt legger merke til muligheten.

 

3. Delta på markedsdialoger

Markedsdialoger er stedet der fremtidige konkurranser tar form. Tilbakemeldingene du gir i slike dialoger, er med på å forme den endelige kontrakten, så bruk muligheten godt. Gjør grundig forarbeid, sett deg inn i oppdragsgiveren og ta med konkrete eksempler som viser hva som er mulig.

Gode overvåkingsløsninger gjør det enkelt å se når oppdragsgivere planlegger nye markedsdialoger eller skal fornye kontrakter, slik at du vet nøyaktig når du bør koble deg på. Å være med tidlig gir deg en stemme. Det er din sjanse til å dele kunnskap, påvirke hva oppdragsgiver etterspør og bidra til konkurranser som speiler reelle muligheter i markedet, samtidig som prosessen forblir åpen og balansert for alle, slik Merja Kortesuo (advokat innen IKT-anskaffelser) og Robert Suurmond (førsteamanuensis ved Maastricht University) anbefaler. 

 

4. Vær synlig og ta kontakt

Gode relasjoner gjør at du blir husket. Oppdragsgivere tar oftere kontakt når de vet hvem du er og hva du står for. Forskning viser at leverandører med aktive nettverk står sterkere i konkurransen, fordi relasjoner senker tersklene og gjør det mer verdifullt å delta i konkurranser.

Start enkelt. Her er noen forslag:

• Delta på viktige arrangementer som Anskaffelsekonferansen.

• Bli med på bransjetreff eller konferanser der du kan møte oppdragsgivere i markedene du satser på.

• Del nyttige innsikter på nettsiden din, på LinkedIn eller arrangementer. Tema som trender, innovasjon eller utfordringer i bransjen din fungerer ofte godt.

• Fokuser på verdi, ikke salg. Vis at du forstår oppdragsgiverens utfordringer, og at du er den som kan hjelpe dem å løse dem.

 

5. Bruk eksisterende relasjoner og historiske anskaffelsesdata

Tidligere data gir verdifull innsikt i fremtidige muligheter. Har du jobbet med en oppdragsgiver før, bør du absolutt bruke den kunnskapen til din fordel; hvordan de foretrekker å kommunisere, hvilke systemer de bruker og hvordan beslutninger tas.

Oppdragsgivere gjenbruker ofte de samme kravene og kriteriene. Gode overvåkingsløsninger gjør det enklere å se disse mønstrene. Du kan identifisere hvilke kontrakter som snart utløper, hvilke kriterier som går igjen og hvor lignende konkurranser sannsynligvis vil komme neste gang. Her er noe av det du bør analysere:

• Se på tidligere tildelinger for å forstå hvilke krav som gjentas jevnlig.

• Analyser data som kontraktsverdi og antall tilbud for å vurdere hvor konkurranseutsatt markedet er.

• Identifiser kontraktsverdier og varighet slik at du kan estimere omfang og størrelse på fremtidige konkurranser.

 

Forberedte leverandører lykkes oftere

Forberedte leverandører får ikke panikk når en konkurranse publiseres. De er allerede klare. De vet hvor alle dokumentene ligger, hvem som har ansvar for hva, og hvordan alt skal settes sammen. Forskning viser at leverandører med gode, organiserte prosesser leverer tilbud oftere og går etter større kontrakter. Slik kommer du dit:

1. Ha tilbudsmateriellet klart

God organisering sparer tid og viser oppdragsgivere at du er profesjonell og pålitelig. Lag et eget bibliotek for tilbudsarbeidet med nøkkeldokumenter som CV-er, caser, virksomhetspolicyer og svar på vanlige spørsmål. Oppbevar dem i en delt lagringsplass, for eksempel i Mercell, slik at teamet ditt alltid jobber med oppdaterte versjoner. Klare maler og tydelige filnavn gjør det enkelt å finne riktig dokument og sparer deg for mange timers leting.

Du kan også bygge et sett med gjenbrukbare svar. Se på tildelingskriterier eller spørsmål som ofte går igjen i tidligere konkurranser, for eksempel kvalitetssikring, risikostyring eller bærekraft, og skrive korte, presise svar som viser kompetansen din. Da kan du svare raskere og samtidig holde budskapet konsistent.

 

2. Følg opp og lær av hver konkurranse

Uansett om du vinner eller ikke, kan du hente verdifulle innsikter fra hver eneste konkurranse. Be oppdragsgiver om en tilbakemelding eller en kort evaluering slik at du ser hvor du fikk gode poeng, og hvor det er rom for forbedring. Forskning viser at leverandører som bruker hver konkurranse som en læringsmulighet, styrker tilbudene sine og øker vinnersjansene over tid.

Slik får du mest mulig ut av prosessen:

• Gå gjennom poengsummene dine. Se hvilke deler som scoret høyt, og hvilke som ikke traff.

• Se etter mønstre. Kanskje var svarene for generelle, manglet viktige detaljer eller hadde lite konkret dokumentasjon.

• Forbedre til neste gang. Forbedre svake svar, stram opp strukturen og legg til tydelige eksempler.

 

3. Involver fagpersonene dine tidlig

Gode tilbud skrives aldri av én person alene. De blir sterke når de bygges på innsikt fra tekniske, juridiske og økonomiske eksperter; de som kjenner detaljene best. Slik avdekker du risiko, vurderer gjennomførbarhet og utformer svar som viser selskapets faktiske styrker.

 

Bruk disse tre stegene for å involvere ekspertene dine effektivt:

1. Kickoff som team: Start med et møte der dere avklarer roller, går gjennom kravene og blir enige om tidslinjen.

2. Samarbeid på én plattform: Bruk én felles plattform for dokumenter, kommentarer og frister, så alle har kontroll på det som skjer. 

3. Kvalitetssikre arbeidet: Sjekk alle krav før innsending. La hver fagperson gå gjennom sin del for å sikre at tilbudet er komplett og i samsvar med kravene.

 

Bygg en proaktiv arbeidsflyt med Mercell

Alt du har lest så langt – å fange tidlige signaler, bruke data, være synlig i markedet og jobbe godt sammen som team – samles her. Vi har utviklet Mercell for å gjøre proaktivitet enkelt, og for å gjøre hver del av tilbudsprosessen din til én sammenhengende og effektiv arbeidsflyt.

La oss se hvordan de ulike fasene henger sammen, og hva du kan forvente av plattformen i hvert trinn.

1. Identifiser
Hver mulighet starter lenge før en kunngjøring publiseres. Mercell samler tidlige anskaffelsessignaler gjennom Salgsleads. Du får oversikt over potensielle prosjekter før konkurransedokumentene i det hele tatt er skrevet, slik at du får tid til å undersøke, forberede deg og velge hva du vil prioritere. KI-en vår skanner offentlige dokumenter hver dag og finner rundt 400 salgsleads i måneden som er verdt å følge opp. Hver lead kvalitetssikres av datateamet vårt, slik at du bare ser de relevante.

2. Analyser
Når du har funnet en mulighet, er det på tide å gå i dybden. Bruk Explore for å finne lignende tidligere kontrakter, se hvem som vant og hva oppdragsgiver la mest vekt på. Deretter kan du bruke Market Intelligence til å oppdage mønstre i kontraktsverdier, kjøpsatferd og konkurransesituasjon. Slik blir rådata til en tydelig strategi, og du kan posisjonere tilbudet ditt på en smartere og mer målrettet måte.

3. Samarbeid
Bruk Bid Delivery for å samle hele ekspertteamet ditt på ett sted, fordel roller, sett frister og håndter dokumenter i et felles arbeidsområde. Ingen endeløse e-poster eller dokumenter som forsvinner. Alle ser hva som må gjøres og når, slik at tilbudsarbeidet går effektivt og uten unødige stopp.

4. Lever
Når konkurransen først blir publisert, er du klar. All forberedelse, analyse og samhandling ender i et tydelig og komplett tilbud. Du kan svare raskt, sikkert og i tråd med det oppdragsgiver faktisk trenger.