Slik forbedret Köln Bonn lufthavn anskaffelsesprosessene med Mercell
Se hvordan Köln Bonn lufthavn moderniserte anskaffelsene med Mercells Dynamic Purchasing System (DPS), og reduserte tiden for tildelingsbeslutninger til bare tre uker, fra over to måneder.
Slik forbedret Mercell anskaffelsene ved Köln Bonn lufthavn
Tidligere var anskaffelsene preget av manuelle og papirbaserte prosesser og lite effektiv flyt. I dag har lufthavnen digitale arbeidsprosesser, bedre samhandling og en raskere anskaffelsesprosess.
Utfordringen
Köln Bonn lufthavn opplevde forsinkelser som følge av omfattende dokumentasjon, lite effektiv kommunikasjon og bruk av utdaterte PDF-løsninger. Eksisterende systemer støttet ikke dynamisk innkjøpsordning (DPS), noe som gjorde anskaffelsene tidkrevende, utsatt for feil og krevende å håndtere innenfor strenge krav i offentlig sektor.
Løsningen
Lufthavnen tok i bruk Mercell og digitaliserte anskaffelsesprosessene gjennom dynamisk innkjøpsordning (DPS). Løsningen gjorde samarbeidet enklere, ga bedre flyt i prosessene og fjernet unødvendige steg. Tilgang til brukerstøtte for leverandører og et moderne grensesnitt gjorde løsningen enkel å ta i bruk.
Resultater
Anskaffelsene gikk 70% raskere, og tildelingsbeslutninger tas nå på rundt tre uker, i stedet for over to måneder. Samarbeidet mellom avdelingene ble bedre, leverandørene er mer fornøyde, og lufthavnen har fått mer effektive og oversiktlige anskaffelser.
Köln Bonn lufthavn er en av Tysklands ledende kommersielle lufthavner, med over 10 millioner passasjerer og 840,000 tonn flyfrakt årlig. Lufthavnen spiller en sentral rolle i logistikken i Nordrhein-Westfalen, og er den eneste lufthavnen i Tyskland hvor de tre store ekspressaktørene UPS, FedEx og DHL har egne knutepunkter. Lufthavnen er en viktig økonomisk aktør og en av de største arbeidsgiverne i regionen, med rundt 15,000 ansatte fordelt på 130 selskaper og offentlige virksomheter på området. Av disse arbeider over 1,800 direkte for lufthavnselskapet.
Som et viktig logistikknutepunkt er effektivitet avgjørende. Samtidig var anskaffelsesprosessene utdaterte, trege og krevende å håndtere innenfor strenge krav i offentlig sektor.
Et viktig knutepunkt med behov for modernisering
Før Mercell var anskaffelsene ved lufthavnen preget av mye papirarbeid og komplekse regelverk.
Bruken av SektVO, regelverket for offentlige anskaffelser innen transport, var kompleks og tidkrevende, særlig på grunn av det store antallet dokumenter og erklæringer som måtte innhentes fra leverandører. Samarbeidet med fagavdelingene som beskriver behovene, ble ofte utfordret av misforståelser og manglende flyt i kommunikasjonen. I tillegg førte en uoversiktlig utveksling av PDF-dokumenter til betydelig ineffektivitet.
De tidligere systemene ga ikke lufthavnen en brukbar løsning for å opprette og bruke dynamiske innkjøpsordninger (DPS). Det var viktig å ha en sammenhengende prosess uten avbrudd, og å kunne opprette kunngjøringer enkelt. De eksisterende systemene oppfylte ikke disse kravene, og derfor begynte lufthavnen å se etter en ny løsning.
Mangelen på en dynamisk innkjøpsordning, lite effektiv kommunikasjon og bruk av manuelle PDF-prosesser førte til forsinkelser og uklarheter. Anskaffelsesprosessene tok ofte flere måneder, noe som gjorde det vanskelig å være fleksibel ved innkjøp av kritiske tjenester.
Løsning: En digital anskaffelsesplattform
For å modernisere prosessene valgte lufthavnen Mercell og tok i bruk en dynamisk innkjøpsordning (DPS). Med Mercell ble anskaffelsene enklere å gjennomføre, kommunikasjonen bedre, og hele prosessen, fra håndtering av tilbud til evaluering, gikk raskere og ble mer oversiktlig.
"Når vi har oversikt over anskaffelsesprosessene våre i et digitalt system, får vi frihet til å fokusere på kjerneoppgavene våre: innkjøp og innovasjon."
70% raskere anskaffelser og bedre flyt
Med Mercell ble anskaffelsene gjennomført betydelig raskere. EU-prosedyrer som tidligere tok 2–2,5 måneder, ble nå gjennomført på bare tre uker. Samarbeidet mellom innkjøpsteam og fagavdelinger ble bedre, og leverandørene opplevde løsningen som enkel å bruke.
Den første innføringen av dynamisk innkjøpsordning (DPS) for bemanningsanskaffelser viste gode resultater og la grunnlaget for videre digitalisering av anskaffelsene. De positive tilbakemeldingene fra deltakerne i prosjektet bekrefter at løsningen fungerer godt i praksis.
"Den moderne og brukervennlige digitale løsningen fra Mercell er et stort steg opp fra tidligere løsninger."
Implementeringen og opplæringen gikk svært smidig. Det erfarne prosjekt- og supportteamet forsto behovene og utfordringene godt, og kom med praktiske og gode løsninger.
En mer fremtidsrettet anskaffelsesstrategi
Ved å ta i bruk Mercells digitale løsninger har Köln Bonn lufthavn fått mer effektive og fleksible anskaffelser, og står bedre rustet til å møte fremtidige behov. Ved å ta i bruk Mercells digitale løsninger har Köln Bonn lufthavn fått mer effektive og fleksible anskaffelser, og står bedre rustet til å møte fremtidige behov.