Voor zowel Europese aanbestedingen als voor onderhandse aanbestedingen geldt dat aanbestedende diensten op basis van objectieve criteria hun leveranciers moeten kiezen. Met een groslijst bespaar je een hoop tijd en moeite bij het vinden van de juiste leverancier voor jouw aanbesteding. Maar waarop baseer je jouw keuze? En hoe selecteer je de juiste leverancier voor jouw uitstaande opdracht?
In deze blog leggen wij uit wat de groslijstmethodiek precies inhoudt, het verschil tussen DAS, raamovereenkomst en groslijstmethodiek én op basis van welke criteria je leveranciers kunt uitnodigen.
Wat is de groslijstmethodiek?
Bij onderhandse aanbestedingen is de groslijstmethodiek een goede manier om leveranciers te kwalificeren voor een of meerdere categorieën. Leveranciers die voldoen aan de selectie-eisen kunnen zichzelf aanmelden voor deze lijst. Vervolgens zet de aanbestedende dienst een vraag uit voor enkelvoudig of meervoudig onderhandse aanbesteding. De gekwalificeerde leveranciers worden geselecteerd op basis van uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen.
Zo ontstaat er per categorie een lijst met geïnteresseerde partijen waar je uit kan selecteren en hoef je niet steeds opnieuw alle selectiecriteria te toetsen. De groslijstmethodiek is ideaal voor werken met een regelmatig karakter of voor markten die relatief klein zijn, zoals groenonderhoud of het onderhouden van civiele kunstwerken.
Het verschil tussen DAS, raamovereenkomst en groslijstmethodiek
Het gebruik van de groslijstmethodiek maakt je als aanbestedende dienst flexibeler dan wanneer je gebruikmaakt van een Dynamisch aankoopsysteem (DAS) of raamovereenkomst. Het verschil tussen deze drie procedures zit in de doorlooptijd en in het uitnodigen van leveranciers.
De groslijstmethodiek is een doorlopende kwalificatieprocedure. Dit betekent dat gedurende de looptijd van de uitvraag nieuwe leveranciers toe kunnen treden. Ook een dynamisch aankoopsysteem heeft een doorlopend karakter. Maar in tegenstelling tot de groslijstmethodiek, nodig je bij een Dynamisch aankoopsysteem iedere gekwalificeerde leverancier uit. Bij de groslijstmethodiek kun je bij onderhandse aanbestedingen zelf kiezen welke leverancier je uitnodigt.
In tegenstelling tot het DAS en groslijstmethodiek, kent een raamovereenkomst een einddatum. Bij een raamovereenkomst contracteert je meerdere leveranciers voor meerdere jaren. Als aanbestedende dienst maakt dit je minder flexibel. Het is dan namelijk niet mogelijk om nieuwe categorieën toe te voegen of nieuwe leveranciers toe te laten.
Criteria voor het uitnodigen van leveranciers
Zodra je een lijst met leveranciers hebt, is de volgende vraag: hoeveel leveranciers mag je uitnodigen en waarop selecteer je deze?
Het bepalen van welke leverancier je uitnodigt kan op verschillende manieren:
• Willekeurig: je nodigt gekwalificeerde leveranciers uit op basis van loting.
• Past-performance: je nodigt gekwalificeerde leveranciers uit op basis van de prestaties in het verleden.
• Combinatie van beide: je nodigt gekwalificeerde leveranciers uit op basis van loting én past- performance.
Deze laatste manier wordt veelgebruikt bij meervoudig onderhands aanbesteden. Zo kan een aanbestedende dienst bijvoorbeeld twee leveranciers kiezen op basis van loting en één op basis van past-performance. Het voordeel van deze manier is dat het leveren van kwaliteit wordt beloond, maar je biedt tegelijkertijd nieuwe partijen ook een kans. Dit vergroot ook de kans op kwaliteit in de toekomst.
Het loten van leveranciers doe je eenvoudig met de randomizer in Mercell Source-to-Contract. De selectie op basis van past-performance wordt met name gebruikt bij enkelvoudig onderhandse aanbestedingen. Op basis van prestatiemetingen en KPI’s die worden bijgehouden in het leveranciersmanagement, kun je de leverancier uitnodigen en vertrouw je erop dat de opdracht naar tevredenheid wordt uitgevoerd.
De groslijstmethodiek met Mercell Source-to-Contract
Met behulp van de groslijstmethodiek in Source-to-Contract beheer en selecteer je eenvoudig grote aantallen gekwalificeerde leveranciers. Zo bespaar je een hoop tijd en kwalificeer je efficiënt de juiste leverancier.
Benieuwd naar de features van de groslijstmethodiek? Download hieronder de brochure of vraag onze demo aan.