Proactiviteit: dé onderschatte succesfactor in publieke verkoop

Grote kansen beginnen vaak klein. Eén zinnetje in de notulen. Een korte verwijzing in een raadsrapport. Een subtiele hint dat er iets groots aankomt. Denk aan een stadsontwikkelingsproject, een nieuw vervoersnetwerk of een ziekenhuis dat investeringen in nieuwe apparatuur onderzoekt. Proactieve leveranciers pakken die eerste signalen op. Ze verdiepen zich in wat eraan komt, leggen contact en bereiden zich voor; lang voordat de aanbesteding verschijnt.

Proactiviteit draait niet om sneller reageren. Het draait om zíén wat anderen missen en klaarstaan op het juiste moment. In heel Europa delen duizenden openbare documenten wat eraan komt… Als je weet waar je moet kijken.

Deze gids deelt precies waar je die signalen vindt. Je leest waarom proactief werken hét verschil maakt, wat volgens de regels mag, en hoe je vroege inzichten, data en teamwork gebruikt om concurrentie een stap voor te blijven.

 

Waarom je als leverancier proactief zou moeten werken

Werken met de publieke sector geeft je stabiliteit en voorspelbare omzet. Publieke inkoop in Europa heeft een waarde van meer dan € 2 biljoen per jaar en beslaat bijna 14% van het BBP van de EU.

Maar hier zit ook de uitdaging: zodra een aanbesteding online staat, zijn de belangrijkste keuzes eigenlijk al gemaakt. Het budget en de scope liggen vast, waardoor er weinig ruimte meer is om invloed uit te oefenen.

Proactieve leveranciers lopen voorop, doordat ze eerder in actie komen. Ze bereiden zich voor vóórdat een aanbesteding verschijnt, bouwen relaties op en stemmen hun aanbod af op wat inkopers écht nodig hebben. In publieke inkoop begint succes al lang voordat een aankondiging online komt.

 

Is proactiviteit gevaarlijk voor de transparantie en eerlijkheid?

Sommige leveranciers maken zich zorgen dat vroegtijdig contact misschien oneerlijk is of zelfs tegen de regels ingaat. Maar gelukkig is dat niet zo! Volgens zowel de landelijke als Europese wet- en regelgeving mogen leveranciers voor de aankondiging van een aanbesteding met inkopers in gesprek gaan. Pas zodra het officiële proces start, worden de regels strenger. Op deze manier worden transparantie en gelijke behandeling geborgd, waardoor iedereen toegang heeft tot dezelfde informatie.

Precies daarom werkt proactief handelen zo goed. Want het geeft je de kans om inkopers de mogelijkheden te laten zien. Fredo Schotanus, hoogleraar publieke inkoop aan de Universiteit Utrecht, stelt in een interview met Inkooppub: “Meer dialoog tussen markt en overheid zou aanbestedingen ten goede kunnen komen. Aanbestedende diensten mailen nog geregeld een waslijst met generieke vragen naar de leveranciers, maar ze kunnen ook specifieke gesprekken voeren over waar ze mee worstelen.”

Het rapport Early Market Engagement van UNOPS stelt grofweg hetzelfde: een transparante dialoog maakt aanbestedingen sterker en verlaagt risico’s, zolang het proces goed gestructureerd en vastgelegd is.

 

Zo ga je als leverancier proactief te werk 

Er komen een aantal dingen kijken bij het proactief te werk gaan in de publieke sector. Je moet namelijk vroeg in het proces de aandacht trekken, voorbereid zijn op het juiste moment én de wet- en regelgeving volgen. Je leest hier stap voor stap hoe je dat kunt doen.

 

Zichtbaar zijn voordat de aanbesteding live gaat

Stap één: zorg dat je zichtbaar bent vóórdat de aanbesteding wordt gepubliceerd. Het onderzoek ‘Mkb-deelname en succes in publieke aanbestedingen uitgelegd’ laat zien dat inkopers leveranciers sneller vertrouwen en onthouden wanneer ze al eerder contact hebben gehad. Vroeg contact maakt dan ook vaak het verschil zodra de echte kans voorbijkomt.

Dit zijn 5 manieren om je zichtbaarheid te vergroten en op tijd op de radar van een inkoper te komen.

1. Reageer vroeg via een RFI

Reageer op een Request for Information (RFI) en help inkopers een realistische en leveranciersvriendelijke aanbesteding te maken. Leveranciers die al vroeg betrokken zijn, sluiten beter aan op de wensen van inkopers en worden vaker opnieuw benaderd.

Bij het meedoen aan een RFI kun je op een paar dingen letten:

• Neem het taalgebruik van de aanbestedende dienst over. Gebruik woorden, KPI’s en beleids­termen uit eerdere aanbestedingen of strategiedocumenten. Zo laat je zien dat je je goed hebt voorbereid.

• Schrijf helder en professioneel. Vermijd hierbij jargon, wees duidelijk en check je teksten op spel- en tikfouten. Kleine foutjes, zoals het gebruik van ‘van’, ‘voor’ en ‘door’, kunnen de betekenis van een zin compleet veranderen.

• Laat zien dat je de behoeften begrijpt. En focus op hoe jij de doelen van de inkoper kunt ondersteunen. 

• Vraag om hulp als dat nodig is. Een ontwerp- of marketingbureau maakt je documenten netjes op, waardoor ze duidelijker leesbaar zijn en sterker overkomen.

 

2. Ontdek salesleads vroeg in je inschrijfproces

Inkopers nemen hun investeringsbeslissingen al lang voordat een aanbesteding online komt. Een mooie saleslead is een aanbestedende dienst die een duidelijke behoefte, helder budget en tijdlijn heeft. Zie je zo’n signaal? Dan is dit jouw moment om erop in te spelen.

Maar hoe vind je deze salesleads vroeg in het proces? Volg bijvoorbeeld inkoopbeslissingen en presale-informatie in raadsverslagen, notulen, begrotingen en inkoopkalenders. Ook bestaan er monitoring­tools waarmee je toekomstige investeringen snel kunt herkennen. Zo bereid je je goed voor en zie je kansen voordat anderen ze opmerken.

 

3. Neem deel aan marktconsultaties

Tijdens marktconsultaties bepalen inkopers hoe een toekomstige aanbesteding eruitziet. Jouw feedback wordt meegenomen in het uiteindelijke contract. Bereid je daarom goed voor, leer de inkoper kennen en deel voorbeelden die laten zien wat de markt kan bieden.

Met monitoringsoplossingen kun je zien wanneer inkopers nieuwe consultaties plannen of bestaande contracten vernieuwen. Zo weet je precies wanneer je moet instappen.

Vroegtijdige betrokkenheid geeft je een stem. Het is jouw kans om kennis te delen, de vraag te sturen en te helpen bij het opstellen van aanbestedingen die aansluiten op echte markt­oplossingen. En om tegelijkertijd de procedure eerlijk en open te houden. Dat bevestigen onder meer Merja Kortesuo (ICT Procurement Lawyer) en Robert Suurmond (Associate Professor, Maastricht University).

 

4. Wees zichtbaar en neem contact op

Sterke relaties zorgen voor herkenbaarheid. Inkopers nemen sneller contact op wanneer ze weten wie je bent en waar je voor staat. Onderzoek laat bijvoorbeeld zien dat leveranciers met een actief netwerk een betere positie hebben om mee te doen aan aanbestedingen én om deze te winnen. Want die relaties verlagen drempels en maken aanbestedingen waardevoller voor jou als leverancier.

Hier zijn een paar ideeën over hoe je dat kunt doen:

• Bezoek belangrijke evenementen als NEVI Procurement Day.

• Neem deel aan beurzen of congressen om inkopers in jouw markt te ontmoeten.

• Deel waardevolle inzichten op je website, op LinkedIn of tijdens events. Denk aan thema’s als trends, innovatie of uitdagingen binnen jouw vakgebied.

• Focus op waarde, niet op verkoop. Laat zien dat je de uitdagingen van de inkoper begrijpt en dat jij degene bent die helpt om die op te lossen.

 

5. Gebruik bestaande relaties en data uit eerdere aanbestedingen

Data uit het verleden geven inzicht in toekomstige kansen. Als je al eerder met een inkoper hebt gewerkt, benut die kennis dan volop. Denk hierbij aan hun manier van communiceren, de systemen die ze gebruiken en hoe zij beslissingen nemen.

Inkopers herhalen vaak dezelfde eisen of beoordelingscriteria. Geavanceerde monitoringsoplossingen voor aanbestedingen helpen je om die patronen te zien. Je ontdekt welke contracten bijna aflopen, welke criteria terugkomen en waar vergelijkbare aanbestedingen waarschijnlijk opnieuw verschijnen. Dit is wat je kunt analyseren:

• Bekijk eerdere gunningen om te zien welke eisen steeds terugkomen.

• Analyseer gegevens zoals contractwaarden en het aantal inschrijvers om grip te krijgen op de concurrentie.

• Bekijk contractwaarden en looptijden, zodat je de omvang en scope van toekomstige aanbestedingen kunt inschatten.

 

Succesvolle leveranciers zijn goed voorbereid

Goed voorbereide leveranciers raken niet in paniek wanneer een aanbesteding verschijnt, want ze zijn er al helemaal klaar voor. Ze weten waar elk document staat, wie waarvoor verantwoordelijk is én hoe ze alles samenbrengen. Uit onderzoek blijkt dat leveranciers met georganiseerde processen zich vaker inschrijven en zich richten op grotere contracten. Zo krijg je dat voor elkaar:

 

1. Houd je belangrijke informatie bij de hand

Goed georganiseerd werken bespaart tijd en laat inkopers zien dat je professioneel en betrouwbaar bent. Maak daarom een bibliotheek met je belangrijkste documenten: cv’s, klantcases, bedrijfsbeleid en antwoorden op veelgestelde vragen. Sla alles op in een gedeelde omgeving, zoals Mercell, zodat je team altijd met de juiste versie werkt. Met duidelijke templates en bestandsnamen vind je snel wat je nodig hebt en bespaar je uren zoekwerk.

Je kunt ook een set herbruikbare antwoorden maken. Hiervoor kun je kijken naar beoordelingscriteria of veelvoorkomende vragen uit eerdere aanbestedingen, zoals kwaliteitsborging, risicomanagement of duurzaamheid. Op basis hiervan schrijf je korte en gerichte antwoorden die jouw expertise laten zien. Zo kun je sneller reageren en houd je jouw boodschap consistent.

 

2. Volg de aanbesteding op en leer van elke inschrijving

Of je nu wint of verliest: elke aanbesteding levert nieuwe inzichten op. Vraag daarom de inkoper om een debrief of evaluatiesamenvatting. Hiermee zie je waar je goed scoorde én waar ruimte is voor verbetering. Onderzoek toont aan dat leveranciers die van elke inschrijving leren, hun kwaliteit versterken en hun succesratio op termijn verhogen.

Zo haal je alles uit jouw inschrijving:

• Bekijk je scores. Zie waar je goed op scoorde en waar niet.

• Herken patronen. Misschien waren je antwoorden te algemeen, miste je details of ontbrak concreet bewijs.

• Verbeter voor de volgende keer. Herschrijf zwakke antwoorden, verscherp de structuur en voeg specifieke voorbeelden toe.

 

3. Betrek je experts vroeg in het proces

Sterke inschrijvingen kun je niet alleen schrijven. Ze ontstaan dankzij input van technische, juridische en financiële experts: de mensen die de inhoud het beste kennen. Zo herkennen jullie samen de risico’s, checken jullie haalbaarheid en schrijven jullie antwoorden die écht passen bij de organisatie.

Gebruik deze 3 stappen om je experts effectief te betrekken:

1. Start samen. Begin met een meeting om de rollen te verduidelijken, de eisen door te nemen en afspraken te maken over de planning.

2. Werk in één platform. Gebruik één platform om documenten, feedback en deadlines overzichtelijk te houden.

3. Controleer je werk. Check alle eisen voordat je ze indient. Laat elke expert zijn of haar onderdeel nalopen, zodat je inschrijving compleet én compliant is.

 

Creëer een proactieve workflow met Mercell

Alles wat je tot nu toe hebt gelezen – van het zien van de vroege signalen tot het samenwerken als team – komt hier samen. We hebben Mercell namelijk zó ontworpen dat proactiviteit gemakkelijk wordt. Iedere stap in jouw inschrijfproces wordt hiermee één gestroomlijnde workflow. 

Dit is hoe het eruitziet in elke fase én wat je van het platform kunt verwachten:

1. Identificeren

Elke kans ontstaat lang voordat een aanbesteding wordt aangekondigd. Mercell verzamelt vroegtijdige signalen uit openbare documenten, zoals notulen en raadsverslagen. Je ziet mogelijke projecten nog voordat een aanbesteding wordt uitgeschreven. Zo heb je tijd om onderzoek te doen, je voor te bereiden en te bepalen waar je op inzet.

2. Analyseren

Zodra je een kans ziet, duik je in de details. Gebruik Explore om vergelijkbare, afgelopen contracten te vinden, te zien wie won en wat inkopers precies belangrijk vonden. Met Market Intelligence ontdek je patronen in contractwaarden, gedrag van inkopers én concurrentie. Zo verandert ruwe data in een duidelijke strategie en stem je jouw aanbod slimmer en gerichter af.

3. Samenwerken

Gebruik Bid Delivery om je team van experts samen te brengen. Wijs rollen toe, stel deadlines in en beheer je documenten op één plek. Geen eindeloze e-mails of zoekgeraakte bestanden meer. Iedereen ziet precies wat er moet gebeuren en wanneer, zodat je inschrijving soepel en efficiënt vordert.

4. Inschrijven

Tegen de tijd dat de aanbesteding verschijnt, ben je eigenlijk al klaar. Alle voorbereidingen, analyses en samenwerking komen samen in een duidelijke, volledige en sterke inschrijving. Je reageert snel, zelfverzekerd en afgestemd op wat inkopers écht nodig hebben.