‘Intake Management maakt aanbesteden toegankelijker’

“Het is ons doel om inkoop intern meer op de kaart te zetten. Dat doen we door intensief contact met de afdelingen te onderhouden; door collega’s te helpen met aanbestedingen en andere inkoopvraagstukken. We willen daarnaast inzicht in de aanbestedingstrajecten. Het aanmeldformulier dat we tot 2016 gebruikten, was gemaakt in Word en werd niet voldoende door collega’s gebruikt. Toen zijn we met Mercell in zee gegaan. Met de module Intake Management konden we aanbesteden toegankelijker maken én meer inzicht krijgen in de trajecten”, aldus Maurice van Melis, senior adviseur inkoop & aanbesteden bij de gemeente Voorschoten.

Sinds 2016 werken de gemeenten Voorschoten en Wassenaar met Mercell. Ze begonnen met het gebruiken van de module Intake Management en later kwam daar Tender Management bij. Dit is een belangrijk onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden geworden. “Het staat iedere dag open”, aldus Doron Speelman, eveneens senior adviseur inkoop en aanbesteding, maar dan bij de gemeente Wassenaar.

We spreken beide adviseurs over hun ervaringen met Mercell en dan in het bijzonder de module Intake Management.  Zij begeleiden vooral openbare aanbestedingen, maar proberen naast deze begeleiding ook zicht te krijgen op de meervoudig onderhandse aanbestedingen die collega’s zelf uitvoeren. 

Voorschoten Wassenaar

Laagdrempelig aanmeldformulier

“De Intakemodule noemen wij een aanmeldformulier. Dat klinkt vertrouwd voor collega’s”, vertelt Maurice. Doron vult aan: “Het staat bij ons herkenbaar op het startscherm met andere standaard applicaties. We hebben de inhoud van het formulier zelf vormgegeven en ingedeeld. Het bevat de voor ons meest essentiële vragen voor het starten van een aanbesteding. Denk aan de omschrijving van de opdracht, type overeenkomst, startdatum, budget, MVO, past performance en het stimuleren van de lokale economie. Het formulier geeft bij het invullen automatisch aan welke aanbestedingsprocedure van toepassing is. Dit stukje advies plus het feit dat het in 5 minuten in te vullen is, maakt dat het als laagdrempelig wordt ervaren.”

Ervaring met het formulier

“Ik zocht altijd al naar zo’n formulier. Werken in een Word-document werkt niet zo lekker en het is vaak diep op het Intranet weggestopt. Sinds we werken met het de Intake Management module, is dit een stuk toegankelijker geworden. Naast overzicht, zorgt deze module er ook voor dat kleine fouten worden voorkomen. Denk bijvoorbeeld aan de goedkeuringsprocedure in de module. Daardoor wordt altijd gecontroleerd of er goedkeuring is van de budgethouder en gaan we niet per ongeluk de markt op zonder budget”, aldus Doron.

Inkoop op de kaart

Heeft het geholpen om inkoop meer op de kaart te zetten? “Daar hebben natuurlijk meerdere aspecten een rol in gespeeld”, antwoordt Maurice. “Vanaf het begin waren collega’s wel nieuwsgierig naar het formulier, maar nu ze ons weten te vinden komen ze sneller naar ons toe. Soms moeten we ze nu zelfs verzoeken om eerst het formulier in te vullen.

gemeentehuis-20070806
"
“Ik zocht altijd al naar zo’n formulier. Werken in een Word-document werkt niet zo lekker en het is vaak diep op het Intranet weggestopt. Sinds we werken met het de Intake Management module, is dit een stuk toegankelijker geworden.
Doron Speelman, senior adviseur inkoop en aanbesteding

Draagvlak creëren

“Het creëren van draagvlak voor het formulier is vrij simpel”, vindt Doron. “Zodra collega’s het aanmeldformulier hebben ingevuld, plannen we een eerste overleg en gaan we aan de slag. Inmiddels zien ze wel de meerwaarde van ons advies en onze ondersteuning. Aan andere overheidsorganisaties, die inkoop meer op de kaart willen zetten, kan ik vooral aanraden om  goede contacten te onderhouden met de Mt-leden. Als zij de meerwaarde van inkoop inzien, dan sturen ze daar ook op aan binnen hun afdelingen.”

For procurement, press play ->