Samen digitaliseren we inkoop en contractmanagement.

Met de groslijstmethodiek versnel je het onderhands aanbestedingsproces. Michel de Croes, inkoopadviseur bij de gemeente Doetinchem deelt welke voordelen en mogelijkheden deze lijst heeft.

De vraag is: in hoeverre bereid je je als woningcorporatie al voor op deze mogelijke aanbestedingsplicht? We spreken Marcel en Frits over hun keuze en overwegingen.

TVM is het gelukt om niet alleen richting de business, maar binnen de gehele organisatie inkoop beter op de kaart te zetten, mede dankzij Mercell.

“Mercell zorgt voor een kwaliteitsverbetering van onze werkprocessen. Het systeem maakt dat we makkelijk aanbestedingsstukken met elkaar delen en dat de beoordeling van de inschrijvingen eenvoudiger gaat."

De data in TenderNed is duidelijk: Gemeente Rotterdam is de grootste inkoper van Nederland. “Samen de ambities van de stad waarmaken door met inkoop en aanbestedingen het beste voor Rotterdam naar binnen te halen.”

We spreken Frank Cent over zijn ervaringen met de module Intake Management. Dit is een tool, waarmee inkopers een start-formulier aanbieden aan de rest van de organisatie om de inkoopwensen te inventariseren.

Met de implementatie van het DAS in Mercell heeft DIGIT een betere toegang tot de markt en een verbeterde efficiëntie qua doorlooptijd.

Gemeente Rijswijk is een gemeente in Zuid-Holland, onder de rook van Den Haag en heeft bijna 55.000 inwoners. De afdeling inkoop bestaat uit twee inkoopadviseurs die klaar waren voor een professionaliseringsslag: meer controle over alles wat er werd ingekocht.

"Het formulier geeft bij het invullen automatisch aan welke aanbestedingsprocedure van toepassing is. Dit stukje advies plus het feit dat het in 5 minuten in te vullen is, maakt dat het als laagdrempelig wordt ervaren.”

Het scheelt de contractmanagers tijd, want vragen van leveranciers, collega’s of van de financiële afdeling zijn eenvoudiger op te zoeken en te beantwoorden. Het borgt daarnaast beter de rechtmatigheid van uitgaven en zorgt voor grip.

"Goed archiveren is enorm belangrijk; we hebben een accountantscontrole waarbij je inkoopdossiers moet laten zien van een bepaald contract. Voor oudere contracten is dat een hele zoektocht, maar als alles op één plek online staat, gaat dat een stuk makkelijker. Dan pak je dat er zo bij.”

Vanuit inkoop was er de wens om de interne klanten meer betrokken te krijgen bij het inkoopproces. Tevens was er de wens om het proces voor de organisatie transparant te doorlopen.”, zo begint Remco.

Contractmanagement is niet centraal belegd binnen Enexis Groep bij de afdeling Inkoop, maar wordt door de afzonderlijke afdelingen beheerd; zo beheert de afdeling INFRA zelf de contracten met de aannemers. Belangrijk dus dat de informatie in Mercell geborgd en toegankelijk is voor verschillende gebruikers.

Door jaarlijkse aanbestedingen van projecten en diensten met een totale waarde van meer dan €3 miljard is Rijkswaterstaat Nederlands grootste inkoper in de grond-, weg- en waterbouw.

‘Kunnen jullie als inkoop ons helpen met het in de markt zetten van schaarse vergunningen?’ Die vraag kreeg Frank de Haan, inkoopadviseur bij de gemeente Roosendaal, vanuit Vergunningen.

De gemeente ontdekte dat de omvang van ingenieursproducten zo groot was dat het Europees moest worden aanbesteed. De klant wenst desondanks toch keuzevrijheid behouden, een relatie kunnen opbouwen en zorgen dat lokale partijen een kans maken.

“Als woningcorporatie willen we het maatschappelijk geld uiteraard efficiënt uit te geven. Die verplichting voel je en dat leidt tot een behoefte aan professionalisering van ons opdrachtgeverschap. Van daaruit ontstaan vervolgens weer bepaalde bewegingen. Zo hadden we voorheen alleen contractbeheer.

Als je binnen of buiten een bloempot hebt staan, dan is de kans vrij groot dat dit er een is van elho.

Woonbron heeft als een van de eerste woningcorporaties het volledige proces van het inkopen en aanbesteden van planmatig onderhoud gedigitaliseerd.