“Door de module Intake Management is inkoop aan de voorkant betrokken”

“De module Intake Management van Mercell heeft voor inkoop binnen de gemeente een professionaliseringsslag teweeg gebracht. We kunnen nu aan de voorkant adviseren, hebben meer grip op de aanbestedingen en sturen in het maken van de juiste keuzes. Voorheen was dit lastiger en kwamen we vaak pas om de hoek kijken als we brandjes moesten blussen, dat is nu gelukkig wel anders”, vertelt Frank Cent, inkoopcoördinator bij gemeente Montferland.

Montferland_logo

De gemeente Montferland is bezig met het aanscherpen van de inkoopprocessen. Frank Cent vormt samen met Vera den Hoedt de inkoopafdeling en krijgt binnenkort ondersteuning van een contractbeheerder. Dit biedt mogelijkheden om collega’s breder te adviseren, te besparen en meer grip te krijgen op de uitvoering van het beleid. 

We spreken Frank Cent over zijn ervaringen met de module Intake Management. Dit is een tool, waarmee inkopers een start-formulier aanbieden aan de rest van de organisatie om de inkoopwensen te inventariseren. Collega’s kunnen het formulier invullen en vervolgens keurt inkoop de verzoeken goed of af. 

Montferland
"
“Collega’s voeren de aanbesteding in principe zelf uit. Alleen bij belangrijke aanbestedingen proberen wij deze te begeleiden en vast te leggen in het aanbestedingsplatform van Mercell."
Frank Cent, inkoopcoördinator bij gemeente Montferland

Start van het start-formulier

“We gebruiken Mercell sinds 2018. Daarvoor hadden we de ‘checklist inkoop’. Dit had wat weg van het start-formulier, maar dan in Word. We merkten dat dit niet werd gebruikt. Het was complex om in te vullen en niet makkelijk te bereiken, waardoor collega’s omwegen zochten met als gevolg dat niet altijd de juiste keuzes gemaakt werden. In 2018 zijn we het start-formulier gaan gebruiken en sinds begin 2022 koppelen we hier ook een inkoopnummer aan. Dat leggen we vast in het financiële systeem en geeft ons de mogelijkheid om alle informatie te bundelen en hierop te sturen. Dit werkt erg prettig.”

Laagdrempelig en snel

Vanaf 2.000 euro moeten collega’s binnen Montferland het start-formulier invullen. “Dit formulier is eenvoudig te bereiken en inloggen is niet nodig. Ook hebben we het formulier zo laagdrempelig mogelijk ingericht. In principe is het binnen 5 minuten in te vullen. Hiermee doorlopen ze de meest essentiële vragen van ons inkoopbeleid, denk aan de procedure, het bedrag, de budgethouder, het toepassen van social return en de voorwaarden van de aanvraag. Wij keuren de aanvraag vervolgens goed en geven het inkoopnummer door.”

Collega’s van Frank hebben positief op het formulier gereageerd. “Met name de collega’s van Werken zijn blij, omdat het allemaal digitaal geregeld kan worden. In de ochtend voeren zij het formulier in en ’s middags keuren wij het goed. Door de snelheid en laagdrempeligheid is er vrijwel geen weerstand van collega’s.”

Automatische controles

In het formulier zijn ook automatische controles opgenomen. “In het start-formulier hebben we de drempels van ons inkoopbeleid vastgelegd. Als een collega aangeeft: ik wil voor een bedrag van 40.000 euro inkopen, dan reageert het systeem: je moet meervoudig onderhands aanbesteden. Je kunt hier wel van afwijken, maar dan zien wij dat en moeten ze naar het college van B&W voor een besluit.”

Tijdsbesparing in aanbesteding

De formulieren hebben ook nog een tijdbesparende factor. “Voornamelijk als je de tender in gaat richten. Je kunt de aanbesteding direct koppelen aan het formulier, wat ervoor zorgt dat een aantal velden automatisch ingevuld zijn.”

“Collega’s voeren de aanbesteding in principe zelf uit. Alleen bij belangrijke aanbestedingen proberen wij deze te begeleiden en vast te leggen in het aanbestedingsplatform van Mercell. Dit gaat met name om de nationaal openbare of Europese aanbestedingen. Zoveel als mogelijk nemen we ook de meervoudig onderhandse aanbestedingen mee in Mercell.”

Rapporteren aan het bestuur

“Voor alle aanbestedingen (behalve het sociaal domein) geldt dat we een inkoopnummer en een inkoopdossier aanmaken. De afdeling legt alles in dit dossier vast. We rapporteren hier vervolgens per kwartaal over aan het management team. Die rapportages halen we uit de module en geven een totaaloverzicht van de ingevulde start-formulieren. Zo kunnen we sturen op de financiële stromen, de dossiers en het inkoopbeleid.”

Grip op inkoop

“Ik ben ervan overtuigd dat de manier waarop wij het nu ingericht hebben, ideaal is om grip te krijgen op inkoop. We gebruiken een eenvoudig formulier, met een laag drempelbedrag en een inkoopnummer. Daardoor worden we aan de voorkant van de aanbestedingstrajecten betrokken en kunnen we onze inkoopkennis maximaal inzetten. Ik ken gemeenten waarbij dit nog niet het geval is en die zouden in mijn optiek ook veel baat hebben bij de module Intake Management.”

For procurement, press play ->