Als inkoper ben je niet altijd vindbaar voor je organisatie en word je niet op tijd betrokken bij het inkoopproces. Ook word je vaak onvolledig geïnformeerd. Hierdoor is de kans groot dat er slecht of onrechtmatig wordt ingekocht.
Als inkoopafdeling wil je grip hebben op alle inkoopbehoeftes binnen jouw organisatie. Je wil kunnen adviseren en ondersteunen. Jij weet als beste hoe je de economische meest voordelige inschrijving, rechtmatig uit de markt haalt.
Intake management is hét portaal voor jouw collega’s naar inkoop. Het stelt op een prettige manier de juiste vragen om de inkoopbehoefte in kaart te brengen. Een inkoopbehoefte wordt daardoor telkens volledig omschreven. Hierdoor kun je het inkoopbeleid borgen en lever je maximale toegevoegde waarde aan je organisatie.
Hoe werkt het?
Bied iedereen in uw organisatie toegang tot inkoop
Zonder in te loggen kunnen collega’s het formulier vinden en opsturen naar inkoop. Het formulier wordt volledig op uw wensen afgestemd en op basis van de antwoorden van de gebruiker worden aanvullende vragen gesteld om de inkoop van alle benodigde gegevens te voorzien.
Beheer en accepteer ontvangen verzoeken
Controleer de aanvragen die binnenkomen en bekijk hun goedkeuringsstatus.
Krijg grip op de inkoopbehoeften van uw organisatie
Een dashboard dat alle verzoeken verzamelt geeft je een idee van wat er speelt over afdelingen heen. Zo kun je zien of er synergie is tussen de wensen en kunnen de wensen worden gecombineerd.
Ga over naar een offerteaanvraag indien nodig
Geef de aanvrager de mogelijkheid om zelf offertes op te vragen, of neem het over als inkoper en start zelf een tender inclusief waardevolle gegevens uit de aanvraag.
Het slimme formulier ondersteunt de interne klant bij het vinden van de juiste informatie: bestaande contracten, het bestelsysteem of de afdeling Inkoop.
Stel goedkeurigsworkflows op zodat alle formulieren langs de juiste stakeholders gaan.
Informeer de interne klant over de benodigde acties en mogelijkheden terwijl zij het formulieren invullen, gebaseerd op het ingestelde inkoopbeleid.
Geïnteresseerd in meer informatie, of wil je direct een Mercellian spreken? Neem gerust contact op!
