“De Financiële afdeling is hier eveneens blij mee. Die wil namelijk terug kunnen zien of er ergens ‘boven de drempel’ uitgaven plaatsvonden. Als er afgeweken is van drempelwaarden dan kunnen we dat nu eenvoudiger zien.”
Nieuwe inzichten dankzij een API die spend en contractmanagement bij elkaar brengt
Het is voor veel organisaties zowel een wens als bittere noodzaak: het kunnen alloceren van spend aan contracten en leveranciers. Je houdt daardoor grip op uitgaven, weet of er buiten contracten om wordt besteld en of er toch niet stiekem bij oude leveranciers wordt geshopt. Het voorkomt risico’s en onrechtmatigheden en het is ongezond voor de relatie met je leveranciers waarmee je wél een afspraak hebt.
Waterschap Vallei en Veluwe is mede dankzij de API van Mercell Source-to-Contract een heel eind op weg. Vorig jaar werden door contractmanagers Iris Langes en Elze Jonker alle contracten met betrekking tot de afdeling ‘Bedrijfsvoering, dienstverlening en informatiemanagement’, opgevoerd in Mercell. Er ontbrak echter nog de mogelijkheid een beeld te krijgen over de bijbehorende uitgaven. Een contract vermeldt enkel wat is er afgesproken met de leverancier. “Je wilt bij een kwartaalgesprek met zo’n leverancier alles op orde hebben. Als er een bepaalde afname afspraak is, kan het niet zo zijn dat wij zelf niet weten of we daaraan voldaan hebben. Ook wil je daarin trends zien, hoe die uitgaven zich ontwikkelen door de jaren heen,” aldus Elze.
Zonder automatisering een hels karwei
De spend uitzoeken was altijd een hele opgave. Het financiële systeem hield dit wel bij, maar er was geen directe koppeling met het contract. Handmatig werd er dan uitgezocht hoeveel gegevens er beschikbaar waren en bij welke contracten de uitgaven behoorden. Iris: “Daarbij kwam de afdeling Financiën vaak met vragen over waarom er minder, of juist meer was uitgegeven bij een bepaalde leverancier. Die moest dat namelijk weer verantwoorden aan de accountant. Zo kregen we vragen waar voor ons veel handmatig uitzoekwerk bij kwam kijken.”
Spend en contracten zichtbaar in één dashboard
Samen met analist Menno van Dam zijn Iris en Elze zodoende een project gestart. Nadat alle contracten in het contractmanagement systeem stonden, wilden zij kijken of ze de spend uit het financiële systeem daarmee konden samenbrengen.
Qlik Sense is daarbij de tool die de spend uit Unit4 Financials en contractdata uit Mercell bij elkaar brengt in een dashboard. Qlik Sense is een business intelligence tool die data uit verschillende systemen kan combineren. Één keer per nacht wordt de API van Mercell aangeroepen om de data van de contracten op te halen en in Qlik Sense samen te brengen met de lokale gegevens uit Unit4 Financials. Het waterschap heeft ervoor gekozen om de spend en de contracten te koppelen op basis van het leveranciersnummer in Unit4 Financials. Doordat dit nummer aanwezig is in de contracten in Mercell en in Unit4 Financials, kan de match gemaakt worden.
"
Door het combineren van deze gegevens is voor het waterschap nu ook zichtbaar welke spend er eventueel plaats zou vinden zonder dat er een contract bekend is.
Iris: “Daarmee konden we vervolgens naar de interne stakeholders toe met de boodschap: ‘er zijn hier uitgaven aan een leverancier waar we geen contract bij kunnen vinden.’ Je bent zo veel meer in control.”
“De Financiële afdeling is hier eveneens blij mee. Die wil namelijk terug kunnen zien of er ergens ‘boven de drempel’ uitgaven plaatsvonden. Als er afgeweken is van drempelwaarden dan kunnen we dat nu eenvoudiger zien.”
De API heeft met het samenbrengen van data uit verschillende systemen, Waterschap Vallei en Veluwe geholpen om tot nieuwe inzichten te komen. Het scheelt de contractmanagers tijd, want vragen van leveranciers, collega’s of van de financiële afdeling zijn eenvoudiger op te zoeken en te beantwoorden. Het borgt daarnaast beter de rechtmatigheid van uitgaven en zorgt voor grip.
For procurement, press play ->
