Anbud er en prosess innkjøperen må gjennom før en kontrakt kan signeres, og anskaffelsen kan gjennomføres etter anbudsprinsippet eller med forhandlinger. Riktignok heter det egentlig offentlige anskaffelser, fordi anbud beskriver en helt spesifikk måte å gjennomføre en konkurranse på.
Men vi snakker som regel om anbud uansett hva som skal kjøpes når det offentlige skal ut og handle. Vi snakker også om å skrive et anbud. Det er egentlig litt feil, fordi anbudet du leverer er i praksis et tilbud. Men fordi begrepet er såpass innarbeidet, bruker vi også begrepet å skrive anbud.
Litt om anbudsspråket
Man benytter gjerne uttrykk som kan oppfattes som stammespråk eller kan virke litt byråkratisk, så vi skal oppklare et par begrep her. Vi bruker konsekvent ordet oppdragsgiver om den som skal kjøpe. Oppdragsgiver kan være en hvilken som helst offentlig virksomhet, enten statlig eller kommunal som må følge innkjøpsregelverket. Oppdragsgiver bruker vi også for å beskrive han/hun som skal behandle tilbudene, altså saksbehandleren. Dette for å gjøre det så enkelt som mulig. 
Innkjøpsregelverket er regulert i Lov og Forskrift om offentlige anskaffelser, og vi bruker gjerne ordet regelverket når vi henviser til forskriften. Men vi prøver å unngå å henvise for mye til regelverket, fordi vi tror det er viktigere for deg å lære de praktiske knepene slik at du slipper å tenke på regler og paragrafer.
Hva skal du se etter i kunngjøringen?
Som hovedregel finner du alle kunngjøringer for konkurranser på Doffin.no. Du finner den også på Mercell sine sider. Kunngjøringen er den offisielle teksten som beskriver reglene for konkurransen. Med regler mener vi blant annet:
- Hvilken type konkurranse det er, som anbudskonkurranse, forhandlet konkurranse eller noe annet.
- Dette kalles prosedyre på “innkjøpsspråket”, og vi kommer til å bruke ordet prosedyre heretter.
- Krav til kvalifikasjoner for å få være med i konkurransen.
- Sånn ca. hvor stor kontrakten er.
- Når tilbudet må være levert.
Ved å skumme gjennom kunngjøringen, kan du raskt finne ut hva konkurransen dreier seg om og hvilke regler som gjelder.
Prosedyre
I regelverket er det et skille mellom nasjonale konkurranser og konkurranser som kunngjøres i EØS-området.
Det er i hovedsak tre prosedyrer som brukes:
- Tilbudskonkurranse (i nasjonale konkurranser under EØS-terskelverdi)
- Anbudskonkurranse (i konkurranser over EØS-terskelverdi)
- Forhandlet konkurranse
Et eksempel på en kunngjøring ser du her.
Innen disse tre prosedyrene kan det være åpen eller begrenset tilbuds- eller anbudskonkurranse, eller forhandlet konkurranse i to trinn. Vi går ikke inn på detaljer i denne artikkelen, men vær klar over at i en anbudskonkurranse har ikke oppdragsgiveren lov til å forhandle om tilbudene etter tilbudsfristen.
Faktisk er det veldig begrenset hva oppdragsgiveren i det hele tatt har lov til å avklare rundt tilbudene som har kommet inn. I en anbudskonkurranse må du derfor være ekstra nøye med hva du skriver i tilbudet.
Regler rundt forhandlinger
I en tilbudskonkurranse er det slik at oppdragsgiveren har mulighet til å gå i dialog med tilbyderne etter at tilbudsfristen er over. Det betyr i praksis at oppdragsgiveren kan bestemme seg om han ønsker å ha forhandlinger først etter at tilbudsfristen er ute. Dette er en oppmykning av regelverket i forhold til tidligere.
MYKERE REGELVERK: Det kan være anledning til å gå i forhandlinger også etter at tilbudsfristen er ute. Sjekk hva slags type anbud det gjelder, så du vet hvordan du skal gå frem
I en forhandlet konkurranse over EØS-terskelverdien har oppdragsgiveren lov til å forhandle med tilbyderne. Det er lov å forhandle om alle forhold i tilbudet, ikke bare pris. Det kan være leveringsvilkår, betalingsvilkår, fremdriftsplan, hva-som-helst.
Over EØS-terskelverdi er det i prinsippet ikke tillatt med forhandlinger, men det finnes muligheter for unntak. Derfor er det nok åpen eller begrenset anbudskonkurranse du oftest kommer til å støte på, eller tilbudskonkurranser for mindre oppdrag. Det finnes også andre prosedyrer som vi ikke kommer ikke inn på her.
Når er oppdragsgiver forpliktet til å forhandle?
Når oppdragsgiveren har invitert til en konkurranse med forhandling, er han også forpliktet til å ha forhandlinger. Han kan ikke velge å ikke gjennomføre forhandlinger bare fordi tilbudene som kom inn var gode nok. Tilbyderne skal ha en mulighet til å forbedre tilbudet sitt. Uansett så skal altså prosedyren være oppgitt i kunngjøringen.
Kontraktens størrelse
Verdien og omfanget på avtalen skal også være oppgitt i kunngjøringen. Den første indikasjonen får du ved å se på flagget på Doffin.
- Er det et norsk flagg til høyre for konkurransen, betyr det at kontrakten har en verdi på mindre enn ca. 1,3 millioner kroner.
- Er det et EU-flagg, indikerer det at kontrakten er på mer enn 1,3 millioner kroner hvis oppdragsgiveren er en statlig myndighet, og mer enn 1,75 millioner for andre oppdragsgivere.
I Mercell-portalen finnes symboler som indikerer om konkurransen er under nasjonal, over nasjonal eller over EØS – terskelverdi.
Kontraktens estimerte verdi står i del II.1.5) Estimert totalverdi.
Les mer om terskelverdi og hvordan kontraktens verdi beregnes her.
Kontakt
Fredd Olsen
Key Account Manager
Telefon: +47 924 22 534
Mail: frol@mercell.com
Meld deg på vårt nyhetsbrev og motta faglige bloggartikler rett til din e-post, samt annen informasjon.
Dette kan Mercell hjelpe deg med:
- Anbudsbloggen: Få tips og nyheter.
- Anbudsbistand: Styrk dine muligheter med anbudsbistand fra Mercell.
- Anbudsvarsling: Motta aktuelle anbud på e-post med Mercell anbudsvarsling.
- Markedsanalyse: Nå dine salgsbudsjetter ved å se muligheter i det offentlige markedet.
Ønsker du å bli tryggere i anbudskonkurranser?
Vi gir deg innsikten du trenger for å levere gode tilbud og vinne anbud. Les mer om våre kurs her.