For å kunne delta i en konkurranse må firmaet ditt være kvalifisert til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Det betyr at oppdragsgiveren setter en del minimumskrav som han mener må oppfylles av de firmaene som skal levere varer eller tjenester. Det er dette som kalles kvalifikasjonskrav.
Krav til kvalifikasjoner
I mange tilfeller er ikke kvalifikasjonskravene oppgitt i Doffin-kunngjøringen. Dette skyldes blant annet de nye ESPD-kravene som ville ta altfor mye plass.
Vær OBS på at det i tillegg til kvalifikasjonskrav har dukket opp egen seksjon for avvisningsgrunner. Begge typene er innført som en del av et EU-direktiv for å harmonisere reglene på tvers av landegrensene. For konkurranser over EØS-terskelverdien vil du derfor møte ESPD avvisningsgrunner og ESPD kvalifikasjonskrav.
Hvilke kvalifikasjoner kan gjelde?
Kvalifikasjonskrav kan blant annet dreie seg om:
- Firmaattest
- Skatt- og MVA-attest. Disse kan ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfristen.
- Økonomisk og finansiell kapasitet
- Tekniske og faglige kvalifikasjoner. Dette er vanligvis krav til erfaring fra tilsvarende oppdrag, eller spesielle sertifikater eller godkjenninger for det aktuelle fagfeltet.
- Det kan også være krav til miljøledelse og kvalitetsledelsessystemer.
Pass på at du noterer deg hvilke krav som gjelder, at du har de dokumentene som kreves og at de ikke er utgått på dato.
Ha dokumentasjon tilgjengelig
Selv om ESPD-skjemaet skal fungere som en midlertidig dokumentasjon på at alle kvalifikasjonskravene er oppfylt, må du være forberedt på at oppdragsgiver kan etterspørre dokumentasjonen når som helst, og han forventer da at du har de tilgjengelig.
Hva du skal se etter i konkurransegrunnlaget?
Ofte inneholder kunngjøringen helt minimalt med opplysninger om konkurransen. Derfor lager oppdragsgiveren gjerne et konkurransegrunnlag som gir en mer detaljert beskrivelse av oppdraget og konkurransen. I kunngjøringen bør du altså først og fremst sjekke reglene for konkurransen; hvilken prosedyre som gjelder, kontraktens verdi og tilbudsfristen.
SJEKK ALT NØYE: Før du skriver tilbudet ditt må du være sikker på at du forstår alt som står i anbudet, og at det ikke er noe som kan misforståes.
Du bør alltid sjekke at det ikke finnes motstridende opplysninger i kunngjøringen og konkurransegrunnlaget. Hvis det gjør det, må du kontakte oppdragsgiveren og be om en oppklaring så snart som mulig.
Ingen standard utforming
Konkurransegrunnlaget er enkelt forklart et dokument som supplerer det som står i kunngjøringen. Det finnes ingen standard for hvordan konkurransegrunnlaget skal utformes, men forskriften (over EØS) stiller krav til hvilke elementer et konkurransegrunnlag må inneholde, så her er det mange ulike versjoner ute og går.
Det er ingen regler for hva konkurransegrunnlaget skal hete. Vanlige navn er Tilbudsinnbydelse, Anbudsgrunnlag, Regler for konkurransen - eller noe helt annet.
Det er tre viktige punkter i konkurransegrunnlaget:
- Kontaktperson og leveringsadresse (Hvor og hvordan skal tilbudet leveres?)
- Dokumentasjonskrav
- Tildelingskriterier
Sjekk også:
- Er det oppgitt en frist for å sende inn spørsmål om konkurransen?
- Hvordan tilbudet skal sendes inn?
- Skal det leveres pr. post og i perm, så er det kanskje oppgitt hvordan permen skal deles inn, og om det skal være skilleark.
- Skal det leveres elektronisk via et KGV (konkurransegjennomføringsverktøy)?
- Er det oppgitt spesielle krav til selve tilbudsbrevet?
Andre dokumenter
I tillegg til konkurransegrunnlaget er det ofte flere andre dokumenter du må få oversikt over. Dette kan være kravspesifikasjoner, beskrivelser av standarder, prisskjema eller andre dokumentasjonskrav. Dokumentasjonskrav kan dreie seg om sertifikater på forskjellige ting, erklæring om at produktet eller løsningen oppfyller visse standarder, datablader og spesifikasjoner, miljøsystemer, osv. Det er i praksis umulig å gi en fullstendig liste over mulige dokumenter, fordi dette varierer fra konkurranse til konkurranse.
Husk at du må svare på absolutt alt. Allerede før du begynner å skrive selve tilbudet er det smart å lage en sjekkliste over alt som skal leveres. I sjekklista bør du i tillegg sette opp hvilket skilleark dokumentet skal ligge under hvis dette er oppgitt i konkurransegrunnlaget.
Eksempel på registreringsmåte:
Hva skal du se etter i kravspesifikasjonen?
I mange tilfeller følger det også med en kravspesifikasjon. Kravspesifikasjonene setter en del minstekrav til det som skal leveres, og om det er spesielle standarder som skal oppfylles. Igjen blir det umulig å lage en komplett liste over alle mulige krav i en generell guide som dette. Det viktigste er uansett at du besvarer alle kravene som er oppgitt.
Du bør lage deg et svarskjema hvis det ikke følger med et svarskjema du skal fylle ut. Skjemaet kan se ut omtrent som sjekklista ovenfor, med kravet i én kolonne og svaret ditt i en annen. Hvis oppdragsgiveren har laget et skjema eller en tabell så skal du selvsagt fylle inn besvarelsen din i det skjemaet.
Krav til sertifikat og godkjenninger
Sjekk spesielt om det stilles krav til spesielle sertifikater eller godkjenninger. I så fall må du passe på at du har alle dokumenter som etterspørres, og hvis ikke må du skaffe deg det. Hvis du er usikker på noe, så skal du spørre oppdragsgiveren hva kravet betyr. Ikke gjett deg frem til betydningen, for det er store sjanser for at du gjetter feil.
SERTIFIKATER OG GODKJENNINGER: Sørg for å ha alle dokumenter du trenger klare til å levere inn sammen med tilbudet ditt.
Skal-krav og bør-krav
Er kravspesifikasjonene delt opp i skal og bør-krav? I så fall må du være OBS på at skal-krav er absolutte krav. Dersom du ikke klarer å oppfylle ett av disse kravene, vil du antagelig bli avvist fra konkurransen.
Før du begynner å skrive noe mer på tilbudet, må du derfor sjekke at du klarer å oppfylle skal-kravene. Hvis ikke trenger du ikke bruke mer tid på tilbudet. Uansett hva kravet er, så må du passe på å svare på en skikkelig måte.
Kontakt
Fredd Olsen
Key Account Manager
Telefon: +47 924 22 534
Mail: frol@mercell.com
Meld deg på vårt nyhetsbrev og motta faglige bloggartikler rett til din e-post.
Dette kan Mercell hjelpe deg med
- Anbudsbloggen: Få tips og nyheter.
- Anbudsbistand: Styrk dine muligheter med anbudsbistand fra Mercell.
- Anbudsvarsling: Motta aktuelle anbud på e-post med Mercell anbudsvarsling.
- Markedsanalyse: Nå dine salgsbudsjetter ved å se muligheter i det offentlige markedet.
Ønsker du å bli tryggere i anbudskonkurranser?
Vi gir deg innsikten du trenger for å levere gode tilbud og vinne anbud. Les mer om våre kurs her.