Anbudsguiden del 3: Tildelingskriterier i anbudskonkurranser

Hva er tildelingskriterier?
Anbudsmyten: Laveste pris 
Mange tror at anbudskonkurranser bare handler om laveste pris. Mye av skylden for dette ligger hos blant annet media og politikere. Når avisene skriver om skandaler som «bestemor på anbud» er det alltid laveste pris som får spalteplass. Og politikere som er anbudsmotstandere sier «Ja, sånn går det når man går etter laveste pris!» 

I noen tilfeller er det faktisk laveste pris som gjelder. Særlig innen bygge- og anleggsbransjen er laveste pris ganske utbredt. Men også innenfor denne bransjen er det blitt mer og mer vanlig med andre kriterier enn pris. 

Kostnad opp mot kvalitet
Når det ikke er laveste pris som teller, setter oppdragsgiveren opp andre kriterier i tillegg til pris. Det er disse kriteriene oppdragsgiveren skal bruke for å tildele kontrakten, som altså heter tildelingskriterier. 

Da handler det om det beste forholdet mellom pris/kostnad og kvalitet. Tidligere ble dette omtalt som det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, og mange mente at dette også måtte bety at tilbudet med den laveste prisen vinner. Lave priser må tross alt være økonomisk mest fordelaktig? 

Det er feil. Oppdragsgiveren kan i stedet være villig til å betale mer for en “bedre” løsning med høyere ytelse eller høyere kvalitet. 

Oppdragsgiver har andre krav enn kun pris
Det nye begrepet det beste forholdet mellom pris/kostnad og kvalitet gir derfor en bedre beskrivelse av hva man faktisk er ute etter. Det kan for eksempel være at en kommune har bestemt seg for å satse på miljøvennlige biler, og derfor vektlegger miljøegenskapene når de skal velge bil. Det betyr at kommunen gjerne betaler litt ekstra for å få miljøvennlige biler, i stedet for å velge de billigste bilene med dårligere miljøegenskaper. 

ANDRE KRAV: Det kan være alt fra levetid på leveransen til kvalitet på produktet som avgjør hvem oppdragsgiver velger. 

Et annet eksempel kan være at oppdragsgiveren vil betale en høyere pris for varer med lengre garanti eller levetid. 

Erfaring og kompetanse
Hvis man tenker seg at oppdragsgiveren skal kjøpe konsulenttjenester, kan konsulentens erfaring og kompetanse telle mer enn pris. Har konsulenten den rette erfaringen kan det kanskje leveres en tjeneste med høyere nytteverdi for oppdragsgiveren. 

Nytteverdi og livsløpskostnader
Nøkkelen er altså nytteverdi og livsløpskostnader satt opp mot prislappen på kjøpstidspunktet. Nytteverdi kan også knyttes til interne kostnader hos oppdragsgiver. Kort leveringstid kan ha en kostnadsgunstig nytteverdi hvis de ansatte hos oppdragsgiveren må gå og sparke grus og vente på at ting blir levert. 

Hva er egentlig tildelingskriterier i en anbudskonkurranse? 
Tildelingskriteriene skal identifisere det beste forholdet mellom pris/kostnad og kvalitet. De kriteriene som ikke har med pris å gjøre, kan altså veie opp for en høyere pris. Tenk på en gammeldags balansevekt hvor pris er på den ene siden og ytelse på den andre siden. 

VALUTA FOR PENGENE: Hvor mye oppdragsgiver føler de får igjen for pengene de investerer er en god måte å se tildelingskriteriene på. 

Vi omtaler disse kriteriene som ytelse her, selv om det kan dreie seg om mange forskjellige ting: 

• Miljøegenskaper
• Kompetanse
• Leveringstid
• Garanti
• Service og oppfølging

Det er verdt å merke seg at oppdragsgiveren ikke har lov til å bruke kriterier som ikke har noe med selve kontrakten å gjøre, den såkalte kontraktsgjenstanden. 

Hvor viktige kriteriene er vil påvirke resultatet
Avhengig av hvor stor vekt de forskjellige kriteriene har, skal det mer eller mindre til for at et tilbud med høyere ytelse vinner dersom det også har en høyere pris.

• Du kan vinne med en høyere pris hvis ytelsen i tilbudet ditt er høyere enn i de andre tilbudene. 
• Har du lavere pris enn konkurrentene, kan du allikevel tape dersom ytelsen også er for lav i forhold til konkurrentene. 
• Har tilbudet ditt både høy ytelse og lav pris, vil du garantert vinne, men oppdragsgiveren vil kanskje tenke at «Her er det noe som ikke stemmer».

Finn balansen mellom pris og ytelse
De som er virkelig kan å skrive anbud setter seg ned og leker med et regneark som simulerer resultatet ut fra forskjellige scenarier rundt pris og ytelse. 

I noen bransjer kjenner konkurrentene hverandre ganske godt, og vet derfor omtrent hva de kommer til å tilby. I så fall kan man sette seg ned og finne frem til den høyeste prisen man kan tilby og likevel vinne. 

FULL KLAFF: Finner du den riktige balansen mellom pris og ytelse står du i en veldig god posisjon til å vinne anbudet. Det kan være en vanskelig øvelse, men klarer du det lover det godt for bedriften. 

Men dette er en risikabel sport, for det er store sjanser for å bomme. Med mindre du kjenner konkurrentene dine veldig godt, vil vi ikke anbefale denne fremgangsmåten. Men du kan likevel leke deg litt med tall og vekting for å se hvordan utslagene vil påvirke utfallet av konkurransen. Mange bruker også dette for å vurdere om det er verdt å levere tilbud. 

5 sjekkpunkter for en god anbudsbesvarelse
Når du har besvart alle kriteriene og mener at du har et bra tilbud, så still deg selv disse 5 spørsmålene: 

1. Er alle kriterier besvart? Les gjennom konkurransegrunnlaget og tildelingskriteriene enda en gang til, og kryss av for de kriteriene du har svart på i tilbudet ditt. Du er ikke ferdig før alt er OK. 
2. Gir besvarelsen din svar på det som faktisk etterspørres? 
3. Et eksempel: Noe mange ofte bommer på er miljø. Når oppdragsgiveren spør etter miljømerkede produkter, holder det antagelig ikke tilstrekkelig å svare at fabrikken som produserer produktene dine er miljøsertifisert. Dette sier faktisk ingenting om miljøegenskapene til selve produktet oppdragsgiveren skal kjøpe. 
4. Er du kundefokusert? Vær nøye med å få frem hva oppdragsgiveren får ut av din løsning og ikke bare hva du kan tilby. 
5. Er du overbevisende? Den beste måten å dokumentere kundens fordeler på er å presentere løsningens verdi i form av tall, prosent eller kroner. 
6. Er det enkelt å evaluere? Du må være helt konkret og du må huske at oppdragsgiveren skal sette en poengsum på tilbudet ditt. 

Kontakt:
Fredd Olsen
Key Account Manager
Telefon: +47 924 22 534
Mail: frol@mercell.com

Meld deg på vårt nyhetsbrev og motta faglige bloggartikler rett til din e-post.

Dette kan Mercell hjelpe deg med

• Anbudsbloggen: Få tips og nyheter.
• Anbudsbistand: Styrk dine muligheter med anbudsbistand fra Mercell. 
• Anbudsvarsling: Motta aktuelle anbud på e-post med Mercell anbudsvarsling. 
• Markedsanalyse: Nå dine salgsbudsjetter ved å se muligheter i det offentlige markedet. 

Ønsker du å bli tryggere i anbudskonkurranser?

Vi gir deg innsikten du trenger for å levere gode tilbud og vinne anbud. Les mer om våre kurs her.