Här är fem vanliga misstag de ser och hur du undviker dem.

 

1. Att inte ställa frågor i tid

Vissa leverantörer utgår från att de kan ifrågasätta otydliga eller problematiska krav i efterhand, när tilldelningsbeslutet redan är fattat. I praktiken är det ofta svårt.

Om ett krav upplevs som oklart eller ovanligt strikt förväntas du som leverantör i regel ta upp det under frågeperioden, innan du lämnar ditt anbud.

Så undviker du misstaget

• Gå igenom upphandlingsdokumenten tidigt
• Identifiera krav som är otydliga eller kan tolkas på olika sätt
• Ställ frågor via upphandlingsplattformen innan sista dag

- Frågeperioden är din möjlighet att minska risk. Se den som en självklar del av din anbudsstrategi.

 

2. Att ta referenser för givna

Referenser kan ha stor betydelse i utvärderingen. Ett vanligt problem uppstår när upphandlande myndigheter försöker nå en referens utan att få svar.

Även om referensen tidigare har bekräftat att den kan delta kan kravet ändå anses ouppfyllt om kontakt inte etableras.

Så undviker du misstaget

• Informera dina referenser i god tid innan du lämnar anbud
• Säkerställ att de är tillgängliga under utvärderingsperioden
• Kontrollera att kontaktuppgifterna är korrekta och uppdaterade

- Räkna inte med att referenser svarar automatiskt. God framförhållning minskar risken för problem i utvärderingen.

 

3. Att tolka krav med ”säljglasögon”

Många leverantörer tolkar krav utifrån vad som känns rimligt affärsmässigt. I offentlig upphandling tolkas krav däremot ofta strikt utifrån hur de är formulerade.

Om det till exempel står att ett krav ska vara ”verifierat” räcker det inte alltid att bara ange att kravet är uppfyllt. Det kan krävas dokumentation eller andra underlag.

Så undviker du misstaget

• Läs varje krav noggrant och bokstavligt
• Identifiera var det krävs dokumentation eller bevis
• Säkerställ att ditt anbud tydligt visar hur kraven uppfylls

- I offentlig upphandling är formuleringar avgörande. Tydlig dokumentation är ofta lika viktig som själva erbjudandet.

 

4. Att lova för mycket i anbudet, särskilt vid användning av AI

AI-verktyg används allt oftare i anbudsarbete. De kan hjälpa dig att strukturera svar och formulera texter snabbt, men innebär också en risk.

AI-genererat innehåll kan beskriva processer eller kapacitet som inte fullt ut speglar hur din organisation faktiskt arbetar. Eftersom det som anges i anbudet senare kan bli avtalsinnehåll kan detta leda till både juridiska och operativa problem.

Så undviker du misstaget

• Använd AI som stöd, inte som slutlig avsändare
• Granska innehållet tillsammans med relevanta experter
• Säkerställ att alla åtaganden i anbudet är realistiska och genomförbara

Ditt anbud är inte bara marknadsföring. I många fall blir det en del av avtalet.

 

5. Att tro att upphandlingsdokument inte går att påverka

Många leverantörer utgår från att upphandlingsdokumenten är fasta när upphandlingen publiceras. I praktiken kan upphandlande myndigheter ofta förtydliga eller justera delar under anbudstiden.

Leverantörer som är tidigt ute med att granska dokumenten och ställa relevanta frågor kan både minska risker och få en tydligare bild av hur kraven kommer att tolkas.

Så undviker du misstaget

• Analysera upphandlingsdokumenten så snart de publiceras
• Identifiera krav som är otydliga eller onödigt begränsande
• Ställ frågor under anbudstiden

Upphandlingsdokument är inte alltid slutgiltiga. Proaktiva leverantörer använder frågeperioden för att skapa tydlighet.

 

Innan du lämnar ditt anbud

Innan du skickar in ditt anbud, säkerställ följande:

✔ Alla krav är tydligt besvarade
✔ All efterfrågad dokumentation är bifogad
✔ Referenser är informerade och tillgängliga
✔ Alla åtaganden i anbudet motsvarar din faktiska kapacitet

I offentlig upphandling kan detaljer vara avgörande för om ditt anbud godkänns eller förkastas.

 

Vill du stärka ditt anbudsarbete?

Offentlig upphandling kräver en kombination av affärsförståelse, regelefterlevnad och juridisk kunskap.

Bid Excellence är Mercells utbildningsplattform för leverantörer som vill lyckas med offentlig försäljning. Kurserna och resurserna är framtagna av upphandlingsexperter, anbudsansvariga och jurister för att hjälpa dig att arbeta mer strukturerat och tryggt i upphandlingar.

Genom Bid Excellence får du kunskap om hur du:

• förstår hur offentlig upphandling fungerar
• höjer kvaliteten i dina anbud
• minskar risker kopplade till regelefterlevnad
• ökar dina chanser att vinna kontrakt