Att vinna tillsammans: Kraften bakom ett anbudsteam inom offentlig sektor

Som leverantör inom offentlig sektorn har du säkert stött på begreppet anbudsteam. Men vad är egentligen ett anbudsteam och är det något som din organisation bör överväga? Med över 30 års erfarenhet vände vi oss till vår VP Subject Matter Expert, Daniel Simonsson, för att belysa fördelarna med att ha ett anbudsteam på ditt företag.

Daniel delar med sig av viktiga insikter om hur ett anbudsteam kan förbättra din anbudsstrategi och hjälpa dig att avgöra om det är rätt steg för din organisation - och hur du sätter ihop ett som fungerar för dig.

 

I denna artikel diskuterar vi

• Skillnaden mellan att lämna anbud i den offentliga och den privata sektorn

• Varför ska du ha offentlig sektor på din radar?

• Så här börjar du lämna anbud till offentlig sektor

• 3 viktiga fördelar med ett anbudsteam

• Varför det är viktigt att ha tydliga roller i ditt anbudsteam

• Att sätta ihop ett vinnande team

• Framgång är en laginsats och ditt anbudsteam är nyckeln

• Få alla detaljer rätt

• Daniels experttips: Börja i tid och var proaktiv

• Är anbudsteam nödvändiga för små och medelstora företag? 

• Mercell för leverantörer

 

Skillnaden mellan att lämna anbud i den offentliga och den privata sektorn

Att lägga anbud inom den offentliga sektorn skiljer sig ganska mycket från att lägga anbud inom den privata sektorn. I den offentliga sektorn gäller fler och striktare regler. Daniel: ”I den privata sektorn kan man bara ha en förhandling med en köpare via telefon eller e-post. Det är inte möjligt i den offentliga sektorn.” 

I den offentliga sektorn är det många regler som gäller. Även de minsta misstag kan leda till att hela anbudet går om intet. ”Har du glömt en bilaga till ditt anbud? I den privata sektorn kan man bara skicka ett mejl och säga 'Förlåt, jag glömde den här'. Och att skicka anbudet några minuter efter sista anbudsdag är oftast inget problem. Men i den offentliga sektorn kan dessa exempel innebära att du inte kan delta överhuvudtaget”, säger Daniel. 

Numera är alla bud elektroniska. Lösningar för anbudshantering, som Mercell, guidar dig genom hela processen och hjälper dig att enkelt utföra alla viktiga uppgifter. ”Om du av misstag inte har fyllt i ett obligatoriskt krav kommer Mercells lösning att varna dig så att du inte går miste om den här möjligheten”, förklarar Daniel.

 

Varför ska du ha offentlig sektor på din radar?

Att göra affärer inom den offentliga sektorn kan vara mycket givande och stabilt. Inom EU uppskattas inköpen av varor och tjänster vara värda cirka 2 biljoner euro. Daniel: ”Offentliga enheter går inte i konkurs. Det innebär att det är en mycket stabil och givande verksamhet. Om du har vunnit kontraktet kan du tjäna pengar under mycket lång tid.” 

Eftersom allt är offentligt finns all dokumentation tillgänglig för dig. ”I teorin skulle du kunna begära ut de anbud som konkurrerande leverantörer har lämnat. I den privata sektorn är det mer eller mindre omöjligt att få tag på konkurrenternas anbud.”

 

Så här börjar du lämna anbud till offentlig sektor

Det är uppenbart att den offentliga sektorn är full av intressanta affärsmöjligheter. Regeringar och offentliga institutioner är alltid på jakt efter produkter och tjänster, vilket ger ett konstant flöde av anbud som kan leda till långsiktiga och tillförlitliga intäktsströmmar. För att vinna dessa kontrakt krävs dock en viss initial ansträngning, och det är smart att inte ge sig på det ensam. Istället för att skriva anbudet själv, ta hjälp av ett dedikerat anbudsteam.

Ett anbudsteam består vanligtvis av 3-6 medlemmar från din organisation, eller med hjälp av externa experter. De är nyckeln till att skapa ett vinnande bud. Med deras gemensamma ansträngningar ökar du kvaliteten på dina anbud och din förmåga att hantera flera möjligheter samtidigt. ”Om man delar upp arbetet och låter specialiserade personer fokusera på sin del av anbudsprocessen ökar kvaliteten på arbetet och effektiviteten”, säger Daniel.

 

3 viktiga fördelar med ett anbudsteam

Med ett dedikerat budteam kan du potentiellt öka din vinstrate till 51% eller högre. Det hjälper dig också att:

1. Optimera resurserna

Med expertkunskap och ett proaktivt förhållningssätt identifieras potentiella risker tidigt, vilket förbättrar dina chanser att lyckas eftersom du vet exakt vad du ger dig in på. 

2. Minimera risker
   

Med ekspertviden og en proaktiv tilgang identificeres potentielle risici tidligt, hvilket forbedrer dine chancer for succes, fordi du ved præcis, hvad du går ind til. 

3. Förbättra kvaliteten på anbuden

Ett välorganiserat anbudsteam säkerställer att anbuden är av högsta kvalitet, uppfyller alla obligatoriska krav och visar din organisations styrka.

Varför det är viktigt att ha tydliga roller i ditt anbudsteam

Strukturen i ett anbudsteam påverkar direkt dess effektivitet. Lösningar för anbudshantering, som Mercell, hjälper dig att hantera dina teammedlemmar och ger dem de rättigheter som krävs för att arbeta tillsammans med anbudet. Med tydligt definierade roller och strukturer kan du säkerställa smidig kommunikation och tydligt definierade ansvarsområden, vilket i sin tur förbättrar teamets möjligheter att ta fram ett vinnande anbud. ”Mercells lösning ger dig möjlighet att strukturera ditt team och ge dem rätt rättigheter och nyckelförmågor i vår plattform”, säger Daniel.

Att sätta ihop ett vinnande team

Hur ser då ett budteam ut? Enligt Daniel bör ett anbudsteam bestå av minst en anbudsansvarig, en juridisk rådgivare och en anbudsgodkännandeansvarig.

1. Bid manager

För att starta ett budteam bör du ha en ägare av projektet - budchefen. Han eller hon ansvarar bland annat för dialogen med köparen och för att säkerställa att budet levereras i rätt tid. ”De andra teammedlemmarna kan hjälpa till med att skriva själva innehållet eller med de olika delarna av att fylla i kraven”, säger Daniel. ”Bid managern äger budprocessen på ett mer praktiskt sätt.” 

2. Juridisk rådgivare

En annan viktig roll att ha med i anbudsteamet är någon som har juridisk kunskap. ”Det är ganska besvärligt att omförhandla specifika delar i kontraktet. Med (extern) juridisk expertis säkerställer du att avtalet är hanterbart och att du har identifierat riskerna i ett tidigt skede”, säger Daniel. 

3. Ansvarig för godkännande av anbud

 ”Det är bra om det finns någon som identifierar och minskar riskerna i avtalet”, säger Daniel. ”I mindre organisationer kan det vara vd:n eller den finansiella ägaren. Den här personen tar ansvar för den prissättning som lämnas och har rensat bort de risker som finns i kontraktet. Man vill ju inte skriva på ett avtal som utsätter en för obegränsade risker.”

4. Anbudsskrivare

Slutligen kan det vara viktigt att ha någon i ditt team som är bra på kortfattad storytelling och som känner till din organisations styrkor. De skriver ett anbud som inte bara uppfyller kraven, utan som också får din organisation att sticka ut. En anbudsskrivare vet hur man lyfter fram din organisations värde och lockar till sig nya möjligheter med ett övertygande och tydligt budskap. 

Framgång är en laginsats och ditt anbudsteam är nyckeln

Styrkan i ett budteam ligger i deras förmåga att arbeta effektivt tillsammans. Detta förstärks av ett starkt ledarskap, tydlig kommunikation och väldefinierade roller och ansvarsområden. Effektiviserade kommunikations- och samarbetsverktyg, som Mercells, hjälper till att hålla alla på rätt spår och säkerställer en smidig och effektiv budgivningsprocess som maximerar chanserna till framgång. 

”Det är så mycket enklare att samarbeta på en plattform som Mercells, så att man inte behöver sortera olika versioner fram och tillbaka. Att inte ha allt på ett ställe kan bli väldigt komplext för den som ska sätta ihop all kunskap och alla dokument när det är dags att lämna anbud. Det är bättre att redan nu ha allt direkt på samma plattform där det senare ska lämnas in”, förklarar Daniel.

 

Få alla detaljer rätt

Det viktigaste skälet till att ha ett budteam? Du är inte ensam, utan har ett dedikerat team av experter som ser till att budet är av högsta klass. Sedan blir det viktigaste att se till att alla detaljer blir rätt.

Daniel: ”Det spelar ingen roll hur glansigt ditt bud ser ut. Om du inte ser till att alla viktiga detaljer stämmer kan du bli utesluten från processen. Det är också mycket frustrerande för köparen att se att de måste diskvalificera en leverantör för ett misstag som lätt kunde ha förhindrats.”  

”Vi ser en minskad risk för att misslyckas med enkla misstag om man arbetar med ett anbudsteam. Och det är ett dubbelriktat värde, för både leverantörer och köpare. För leverantörer leder arbetet i ett anbudsteam till bättre anbud, vilket ökar chanserna att hamna högst upp i pyramiden och vinna kontraktet. Inköparna kan dra nytta av värdet av dessa högkvalitativa anbud och slipper diskvalificera leverantörernas anbud på grund av enkla misstag.”

 

Daniels experttips: Börja i tid och var proaktiv

En av de vanligaste fallgroparna för leverantörerna är att de börjar för sent med att skriva anbudet. ”Vi ser många leverantörer som lägger sina anbud under de sista timmarna, eller till och med minuterna, innan sista anbudsdag”, säger Daniel. ”Det är alltid bättre att börja tidigt med att skriva sina anbud. På så sätt hinner man granska och be om den expertis som behövs.” 

På ett djupare plan är det bra att vara mer proaktiv i sökandet efter möjligheter, snarare än att bara vänta på att de ska dyka upp. ”Du kan använda Mercells tjänster för detta. Våra bevakningstjänster hjälper dig att enkelt hitta möjligheter, medan vårt planeringsverktyg påminner dig när ett kontrakt är på väg att löpa ut. Det är en bra startpunkt för en dialog med köparen, för att inspirera dem med dina lösningar på deras utmaningar”, förklarar Daniel. Detta tillvägagångssätt kan hjälpa dig att stärka din position i det konkurrensutsatta anbudslandskapet och ge dig ett försprång gentemot dina konkurrenter.

 

Är anbudsteam nödvändiga för små och medelstora företag?

Daniel ser att de flesta av de offentliga leverantörerna inte är några stora företag. Vissa av dem har väldigt få eller bara en enda anställd. Frågan inställer sig: Är det då ens värt besväret att sätta ihop ett anbudsteam? Det korta svaret är: Absolut!

”Det finns många sätt att kvalificera sitt eget arbete”, säger Daniel. Att ha en bra lösning för anbudshantering, som den som Mercell erbjuder, är nyckeln. Det är viktigt att du kvalificerar ditt arbete och har flera ögon som tittar på ditt anbud. ”Jag skulle rekommendera att du har en checklista med saker som du verkligen behöver kunna bocka av innan du lämnar in anbudet. Titta in i detaljerna i kraven. Förstå det finstilta i vad exakt du behöver lämna in”, säger Daniel. 

”I Mercell behöver du inte nödvändigtvis bjuda in en kollega från samma företag. Som litet eller medelstort företag kan du bjuda in extern hjälp för att stötta dig. Det kan vara en konsult inom juridik, eller någon som granskar och bara kontrollerar alla rutor för ditt arbete. Du kan också samarbeta med personer som kan hjälpa dig att se budprocessen ur olika vinklar.”

 

Mercell för leverantörer

På Mercell stöttar vi dig och ditt budteam varje steg på vägen under budgivningsprocessen. I vår plattform kommer du att uppleva ett strömlinjeformat samarbete för ditt budteam. Tilldela roller och ansvarsområden till dina teammedlemmar och dela upp arbetet mellan er. Med direktaviseringar missar du aldrig en deadline och kan fokusera på det som är viktigast. Hantera kommunikationen med köparen på ett smidigt sätt och få tillgång till alla dina (historiska) dokument. Det är allt du behöver för att lämna anbud i toppklass och maximera dina chanser att säkra kontraktet.