Att vara på rätt plats vid rätt tid gör skillnad

Kontakten med upphandlaren börjar inte först när du har fått ett kontrakt. Du kan komma långt med ett starkt anbud, men verklig utveckling sker i dialogen med den upphandlande myndigheten.

Genom att föra en aktiv dialog med upphandlare, före, under och efter upphandlingen, kan du visa ditt värde och bygga förtroende över tid. Här guidar vi dig genom de viktigaste stegen och visar vilka möjligheter som kan påverka dina framtida affärer.

 

Dialog före upphandling: Marknadsdialog

Varje upphandling följer en tidslinje med aktiviteter som både du och den upphandlande myndigheten behöver genomföra. Upphandlaren börjar med att definiera sitt behov och analysera marknaden. Därefter tas upphandlingsdokumenten fram och upphandlingen genomförs. Vid det laget är många avgörande beslut redan fattade.

Därför är god marknadskännedom avgörande. Det handlar om att veta när befintliga avtal är på väg att löpa ut, så att du kan agera innan en ny upphandling startar. Det handlar också om att identifiera framtida behov genom att följa signaler som kommunala mötesprotokoll och offentliga budgetar.

Som leverantör har du därför en dubbel uppgift: att ha god överblick över kommande upphandlingar och utgående avtal, och att omvandla tidiga marknadssignaler till relevanta och välgrundade dialoger med upphandlande myndigheter.

En annan möjlighet att komma in tidigt är genom marknadsdialog. Den ger upphandlare möjlighet att utforska vad marknaden kan erbjuda och att utveckla sina krav i upphandlingsdokumenten.

Det här är värdefulla tillfällen att ta kontakt och visa din kunskap och kompetens. Marknadsdialog kan ske på flera sätt, till exempel genom:

• Möten med en eller flera leverantörer
• Workshops
• Nätverksträffar
• Seminarier eller temaevenemang
  
  

Upphandlare bjuder ofta in leverantörer som de redan ser som etablerade och trovärdiga aktörer. Att vara synlig och aktiv på marknaden ökar därför dina chanser att bli involverad tidigt. Ta del av vår fördjupade guide för att stärka din position.

Button: Så stärker du din proaktiva försäljning

 

Dialog under upphandling: Före anbudsinlämning

Nu har upphandlingen gått in i anbudsfasen. Vad kan du göra i detta skede? Det finns flera sätt att komma i kontakt med den upphandlande myndigheten:

• Vid en inspektion
• Vid ett anbudsinformationsmöte
• Vid en teknisk genomgång
  
  

Upphandlare kan vilja genomföra en inspektion, inte för att granska dig, utan för att förstå din verksamhet, dina processer och din tekniska kompetens. Se till att vara väl förberedd genom att lyfta fram relevanta arbetssätt, rätt kompetens och modern teknik.

Ett anbudsinformationsmöte hålls ofta med flera leverantörer. Upphandlaren går igenom bakgrunden till upphandlingen, vilket upphandlingsförfarande som ska användas, vilka tilldelningskriterier som är viktigast och hur tidsplanen ser ut. Det är ett bra tillfälle att ställa frågor, granska upphandlingsdokumenten och samla insikter som stärker ditt anbud. Förbered dig genom att sätta dig in i den upphandlande myndigheten, analysera tidigare avtal och formulera dina frågor i förväg.

Vid en teknisk genomgång får du presentera de tekniska delarna av ditt erbjudande. Förberedelse är avgörande. Presentera informationen tydligt och pedagogiskt så att även personer utan djup teknisk kunskap kan ta till sig innehållet. Det här är ett utmärkt tillfälle att visa din expertis och stärka din position.

 

Dialog under upphandling: Efter anbudsinlämning

Upphandling är en tidskrävande process, både för dig som leverantör och för upphandlaren. När alla anbud har lämnats in ska de läsas och utvärderas, ofta i mycket stor omfattning.

Även om plattformar som Mercell underlättar arbetet kan mängden information bli överväldigande. I vissa fall kan upphandlare behöva förtydliganden kring sådant som inte framgår tydligt i anbuden. Då kan följande typer av dialog bli aktuella:

• Presentationer
• Intervjuer
• Verifieringsmöten
• Demonstrationer
  
  

Under en presentation kan du komplettera ditt anbud med ytterligare information om din tjänst eller produkt. Det är ett bra tillfälle att tydligt visa värdet i ditt erbjudande. Intervjuer ger dig möjlighet att besvara frågor och utveckla dina resonemang. Ett verifieringsmöte används för att bekräfta uppgifter i anbudet och genomförs ofta med den vinnande leverantören. Demonstrationer sker vanligtvis i tilldelningsfasen och ger möjlighet att visa lösningar i praktiken.

 

Dialog efter upphandling

Det sista tillfället för dialog i upphandlingsprocessen är efter tilldelningsbeslutet. Då handlar det om att ge och få återkoppling.

Återkoppling är värdefull oavsett om du har vunnit upphandlingen eller inte. Genom att ställa rätt frågor kan du få insikt i:

• Vad andra leverantörer har lämnat i sina anbud
• Hur deras anbud var utformade
• Hur du kan förbättra dina framtida anbud
• Hur du kan utveckla din strategi ytterligare
  
  

Genom att förbereda dig inför återkopplingen och lyssna aktivt på upphandlaren får du en bättre förståelse för marknadens behov och hur du kan utveckla ditt erbjudande framåt. Ett öppet och genomtänkt återkopplingsmöte ger dig värdefulla insikter som ökar dina chanser att vinna fler upphandlingar framöver.

 

Starta dialogen tillsammans med Mercell

En bra dialog med upphandlare börjar inte med ett kallt samtal. Den börjar med att veta när det är rätt att agera och varför. För att arbeta proaktivt i praktiken behöver du rätt insikter och överblick. Mercell Bidding hjälper dig att identifiera rätt tillfällen att inleda eller fortsätta dialogen.

Så här kan du arbeta:

• Upptäck behov i ett tidigt skede: Följ signaler som kommunala möten och budgetplaner för att identifiera kommande behov och ta kontakt innan upphandlingen annonseras.
  
  

• Få relevanta upphandlingar direkt: Med skräddarsydda bevakningar får du upphandlingar direkt i din inkorg och kan agera i rätt tid.
  
  

• Identifiera utgående avtal: När ett avtal närmar sig sitt slut kan du ta initiativ till dialog om framtida behov och positionera dig tidigt.
  
  

• Analysera tilldelningsbeslut: Genom att granska tidigare beslut kan du upptäcka mönster och förändringar som öppnar upp för nya dialoger.

• Behåll överblicken: Med intuitiva planeringsverktyg kan du hantera milstolpar och sätta påminnelser för viktiga aktiviteter, till exempel att begära återkoppling efter ett tilldelningsbeslut.