Användningen av digitala produktpass inom offentlig upphandling: En praktisk guide för inköpare
Transparens och hållbarhet blir allt mer avgörande faktorer inom offentlig upphandling.
Med EU:s införande av Digitala Produktpass (DPP) är upphandlingar därför inte längre bara en fråga om pris och tillgänglighet. Nu behöver inköpare också veta var produkterna kommer ifrån, hur de har tillverkats, och vad som sker med dem efter att de slutat användas.
I den här artikeln förklarar vi vad DPP är, varför det bör efterlevas och hur inköpare kan säkerställa att deras upphandlingsstrategi är lika hållbar som den är framtidssäkrad.
Vad är ett Digitalt Produktpass
- och varför är det viktigt för inköpare inom offentlig upphandling?
Digitala Produktpass ingår i EU:s nya hållbarhetsregelverk, Ekodesignförordningen för hållbara produkter (ESPR), vilket innebär att företag inom EU blir skyldiga att vara mer transparenta kring sina hållbarhetsinsatser.
DPP kräver att EU-företag lämnar detaljerad information om en produkts livscykel, inklusive:
-
Ursprunget för material och komponenter
-
Teknisk prestanda och hållbarhet
-
Möjlighet till reparation och återvinning
-
Miljöpåverkan
Syftet är att skapa ett grönare och mer transparent produktutbud inom EU, vilket ger konsumenterna bättre insyn i produkternas hållbarhet och ursprung.
Varför är DPP-efterlevnad avgörande?
Även om inköpare själva inte behöver tillhandahålla Digitala Produktpass är det viktigt att välja leverantörer som uppfyller DPP-kraven. Att undvika leverantörer som inte följer dessa riktlinjer kan skydda verksamheten från regulatoriska problem, skador på varumärket och begränsad tillgång till marknaden i en ekonomi där hållbarhet spelar en allt större roll.
Idag menar hela 62% av konsumenterna att de skulle vara villiga att ändra sina köpbeteenden för miljöns skull, samtidigt som 31% menar att deras senaste köp var högst hållbart.
Hur DPP kommer att förändra upphandlingsprocessen för inköpare
DPP ger fördelar som:
-
Ökad transparens: Med tillgång till detaljerad produktdata, inklusive ursprung, material och miljöpåverkan, kan inköpare fatta mer informerade och ansvarsfulla beslut.
-
Efterlevnad av regler: DPP säkerställer att alla produkter som distribueras inom EU uppfyller de senaste hållbarhetsstandarderna.
-
Stöd till hållbarhet: Digitala Produktpass stödjer EU:s strävan efter en mer cirkulär ekonomi.
Tre praktiska steg i förberedandet inför Digitala Produktpass
Eftersom DPP kommer att bli en viktig del av hållbar offentlig upphandling, är det viktigt att inköpare tar rätt steg för att säkerställa efterlevnad redan nu. Så här kan ni som inköpare tänka kring DPP-efterlevnad:
Steg 1: Utvärdera leverantörernas beredskap för DPP
Börja med att ta reda på om era leverantörer är redo för DPP-efterlevnad genom att begära ut information och detaljer kring inköpspraxis, återvinningsbarhet, koldioxidavtryck och certifieringar.
Att identifiera eventuella brister i tid är viktigt för att ni ska kunna undvika sista minuten-avbrott. Visar det sig att era leverantörer inte är redo att följa DPP kan ni ställa frågan kring deras planer för efterlevnad och sedan välja bort leverantörer som inte uppfyller hållbarhetskraven.
Steg 2: Integrera DPP-krav i avtal och upphandlingar
Nästa steg handlar om att börja integrera och anpassa upphandlingsdokumenten för att göra DPP-efterlevnad till en icke förhandlingsbar faktor. I upphandlingar kan ni sedan be om specifik data kring produkters livscykel och hållbarhet för att säkerställa att alla leverantörer uppfyller kraven.
Målet är att skapa en standard kring DPP-efterlevnad när ni sedan ska utvärdera nya leverantörer att eventuellt börja arbeta med. Därför bör alla framtida kontrakt kräva en regelbunden uppdatering av produktinformation samt innefatta hållbarhetsmetoder genomgående i avtalen.
Steg 3: Följ upp och övervaka DPP-efterlevnad
Sist men inte minst bör ni etablera ett strukturerat uppföljningssystem för att granska all DPP-efterlevnad över hela ert leverantörsnätverk. Regelbundna granskningar bör ske exempelvis varje kvartal, där ni ber leverantörer om deras senaste data kring DPP som kan innefatta exempelvis uppdateringar kring miljöutsläpp eller nya certifieringar.
Att använda digitala verktyg för att automatisera datainsamling och spåra efterlevnad av hållbarhetskrav i realtid kan vara en stor fördel här. Dessa hjälper till att minska behovet av manuell övervakning och säkerställer att hela processen är smidig och effektiv från början till slut.
Genom kontinuerlig övervakning och granskning kan produkter som inte uppfyller kraven hållas borta från leverantörskedjan, även när regelverken utvecklas och förändras.
Hur Mercell stödjer inköpare i att integrera Digitala Produktpass
Att uppfylla DPP-kraven kan vara en utmaning, men plattformar som Mercell gör det enkelt med rätt verktyg.
-
Planering inför upphandlingar: Förberedelse för enkel DPP-efterlevnad
Genomtänkt och gedigen planering är nyckeln till hållbarhet. Med Mercell får ni tillgång till verktyg som hjälper er att integrera DPP-kraven direkt i era upphandlingsmål från start.
Oavsett om det gäller enskilda upphandlingar eller hela kategorier, bör ni säkerställa att varje beslut speglar era hållbarhetsmål.
Med Mercell kan ni tidigt utvärdera produktlivscykler, vilket gör det enkelt att prioritera produkter som är mer miljövänliga. Exempel på sådana är de som är mer återvinningsbara, reparerbara eller tillverkade av hållbara material.
-
Upphandling och anbud: Implementera DPP i era processer
Integrera DPP-efterlevnad effektivt i era upphandlings- och anbudsprocesser.
När ni skickar ut en upphandling bör ni begära detaljerad produktlivscykeldata som koldioxidpåverkan, materialursprung och återvinningsbarhet. På så sätt säkerställer ni att alla leverantörer ni samarbetar med även uppfyller DPP-standarderna.
-
Avtalslivscykelhantering: Uppföljning av DPP-efterlevnad genom hela avtalsperioden
När ni säkrat avtal genom Mercell får ni tillgång till verktyg som garanterar att er DPP-efterlevnad fortsätter genom hela avtalslivscykeln - inte bara vid upphandlingstillfället.
Där kan ni enkelt följa produktlivscykeluppdateringar, inklusive förbättringar i återvinningsbarhet och minskning av koldioxidavtryck under hela avtalsperioden.
Med Mercell kan ni dessutom övervaka leverantörernas resultat utifrån specifika DPP-mått, som minskade utsläpp och ökad transparens i materialinköp. Detta säkerställer att era leverantörer ständigt uppfyller EU-reglerna.
Resultatet? En tydlig och omfattande översikt av din miljöpåverkan, i linje med EU:s övergripande mål.
-
Leverantörshantering: Säkerställ DPP-beredskap
Nyckeln till hållbara offentliga upphandlingar är starka leverantörsrelationer. Tack vare Mercells leverantörshanteringsverktyg, tillgängliga i den nya generationens Mercell Tendering-plattform, kan ni enkelt utvärdera och bedöma leverantörer baserat både på kostnad och deras beredskap att uppfylla DPP-kraven. Följ leverantörernas prestanda på viktiga DPP-mått som transparens i sourcing, livscykeldata och miljöcertifieringar.
-
Enkel rapportering och transparens: Håll er uppdaterade om DPP-efterlevnad
Med alla leverantörscertifieringar, hållbarhetsdata och livscykelinformation centraliserade i Mercells plattform blir spårning och dokumentation av efterlevnad enkelt.
Rangordna snabbt era leverantörer baserat på deras DPP-beredskap för att effektivisera förkvalificeringsprocessen och se till att endast kompatibla, hållbara produkter godkänns.
Denna nivå av transparens håller er uppdaterade med de föränderliga EU-reglerna och ger er de insikter ni behöver för att optimera era inköpsstrategier.
Sammanfattning
För att hålla sig konkurrenskraftig och undvika risker bör inköpare prioritera leverantörer som är redo för DPP och erbjuder produkter som uppfyller EU:s hållbarhetsstandarder.
Med Mercells verktyg har det aldrig varit enklare att integrera DPP-efterlevnad i varje steg – från upphandling och avtal till effektiv leverantörshantering.