Från ramavtal till direkttilldelning: En guide till olika avtalstyper för SME:er

1. Öppna upphandlingar

Om ni har lämnat anbud på upphandlingar tidigare känner ni troligen redan till denna avtalstyp. Öppna upphandlingar är vanligast inom den offentliga sektorn.Enligt Upphandlingsmyndigheten används öppet förfarande i ca 50 % av fallen. Alla leverantörer, stora som små, som uppfyller kraven kan lämna anbud. 

Fördelarna med öppna upphandlingar för SME:er

Små företag som vill in på marknaden för offentliga upphandlingar börjar ofta med dessa. Alla kan lämna anbud så länge de uppfyller kraven och kriterierna. Ni har lika stor chans att vinna som andra små företag, vilket gör detta till en tillgänglig anbudsform. Detta säkerställer en sund konkurrens och ni kan lämna högkvalitativa anbud med bra priser och innovativa lösningar.

Nackdelarna med öppna upphandlingar för SME:er

Problemet med den sunda konkurrensen är att ni tävlar mot större verksamheter. De kan ha mer erfarenhet av att utforma anbud eller större kunskaper om marknaden. Men med rätt kunskaper och verktyg kan ni tampas med de stora aktörerna.

Öppna upphandlingar är tillgängliga men tidskrävande. Det finns inga genvägar. Ni måste följa varje steg i proceduren. Vi rekommenderar att ni utser medarbetare som specialiserar sig på anbud eller en anbudschef som fokuserar på att utforma så bra anbud som möjligt.

Inlärningskurvan är också brant, särskilt om ni är nybörjare på offentliga upphandlingar. Ni måste läsa på om vilken information som är obligatorisk, vad som är bra att ha med och hur man utformar vinnande anbud. Men när ni väl lärt er hur man lämnar ett högkvalitativt anbud vid en öppen upphandling kan de andra avtalstyperna kännas mindre skrämmande. 

 

2. Direkttilldelningar

Direkt tilldelning av kontrakt kan ske under vissa omständigheter. Då grundprincipen i offentlig upphandling är att fri konkurrens ska premieras kan köparen i vissa fall välja att inte annonsera en upphandling utan istället direkt vända sig till en eller ett fåtal leverantörer. Lite beroende på vilken lagstiftning som köparen behöver följa kan detta ske som direktupphandling (LOU) eller som förhandlad upphandling utan annonsering (LOU, LUK, LUFS) eller som direkttilldelning (LUF, LUFS). För direktupphandlingar gäller i Sverige en direktupphandlingsgräns på 700 000 kr (2025).

För direkttilldelning och förhandlad upphandling utan annonsering finns inga specifika beloppsgränser utan dessa förfaranden kan användas då köparen kan hävda synnerliga skäl. Brådska utanför köparens kontroll är ett skäl. Det kan också vara så att endast en leverantör kan leverera det specifika behovet (t ex beroende på immateriella rättigheter) att det avser en tilläggsbeställning som inte kan separeras eller på grund av tekniska eller konstnärliga skäl.

Fördelarna med direkttilldelningar för SME:er

En direkttilldelning är ett snabbare och enklare sätt att säkra offentliga avtal. Samtidigt finns det ett antal regler som ska säkerställa en rättvis och transparent process.

Leverantörer uppfattar denna procedur som mindre tidskrävande än öppna upphandlingar. Eftersom inköparen redan vet vilken leverantör de vill anlita behöver ni ofta inte lämna anbud på ett lika formellt sätt som vid en konkurrensutsatt upphandling. Ni måste dock fortfarande känna till projektets omfattning och förhandla fram villkoren, men ni behöver inte gå igenom hela upphandlingsprocessen. 

Ni har troligen redan kontakt med inköparen, vilket gör det enklare att diskutera behoven och förväntningarna. För SME:er sparar detta både tid och energi. Den tiden kan ni istället ägna åt att stärka era relationer eller spetsa till andra anbud.

Nackdelarna med direkttilldelningar för SME:er

Direkttilldelningar i form av direktupphandlingar används endast för avtal värda högst 700 000 kr, vilket gör dem mindre attraktiva för leverantörer som föredrar att lämna anbud för större kontrakt. För direkta tilldelningar (LUF/LUFS) eller förhandlade upphandlingar utan annonsering krävs att köparen känner till er som leverantör och de tjänster, produkter eller entreprenader ni kan leverera.

Därutöver behöver ni ha lärt er vilka behov inköparen har, och det kan ta tid. Ni behöver ofta redan ha en relation till aktören och ha byggt upp ett förtroende innan den ens överväger er.

Som SME kan detta ske genom att ni samarbetar med dem i andra projekt, stora eller små. Ni kan även utnyttja ert nätverk och berätta för andra företag eller kollegor om era önskemål och styrkor. Då kan dessa personer rekommendera er till de större organisationer de har kontakt med. 

Det krävs en del ansträngning för att utvidga sitt nätverk och hålla kontakten, men när ni byggt upp ett förtroende och visat att ni kan tillföra värde blir det enklare att få direkttilldelningar.

 

3. Selektiva eller begränsade upphandlingar

Selektiva eller begränsade upphandlingar görs i två faser där endast utvalda leverantörer bjuds in att lämna anbud. Denna typ av upphandling används vanligtvis när konkurrensen är stor och inköparen vill göra en urvalslista. Selektiva upphandlingar används för exempelvis IT-utrustning, städning och inredning. 

Fördelarna med selektiva upphandlingar för SME:er

Vill ni komma med på urvalslistan? Ni behöver visa intresse genom att lämna in ett detaljerat ansökansdokument när inköparen utlyser upphandlingen. Om ni väljs ut går ni vidare till steg två, där ni konkurrerar med minst fem andra leverantörer.

När ni sedan utformar ert anbud vet ni att det är ett begränsat antal konkurrenter som deltar. Men det är fortfarande konkurrens så det gäller att sticka ut. Samtidigt är det större chans att ni vinner upphandlingen jämfört med öppna upphandlingar.

Nackdelarna med selektiva upphandlingar för SME:er

Det krävs tid och energi för att lämna anbud vid en selektiv upphandling, precis som vid öppna upphandlingar. Ni behöver lämna in en ansökan om att ni vill delta och varför ni borde få vara med och delta i upphandlingen, och baserat på det går ni antingen vidare till urvalslistan eller inte. Därefter konkurrerar ni med minst fem andra leverantörer när ni lämnar ert slutliga anbud.

 

4. Ramavtal

Ett ramavtal innebär att inköparen ingår avtal med flera leverantörer för en begränsad tid, vanligtvis ett 2-4 år. Under den perioden kommer inköparen att tilldela den utvalda gruppen leverantörer avtal som ligger inom ramavtalets omfattning. 

Fördelarna med ramavtal för SME:er

Ett ramavtal har ofta två delar: 

1. I den första delen sker en upphandling av ramavtalet, där anbud lämnas

2. I den andra delen sker avrop med eller utan avropsförfrågan där faktiska kontrakt eller köp sker.

Resultatet av upphandlingen av ramavtalet är att om man vinner så ingår man i den exklusiva grupp leverantörer som kommer att kunna få leverera inom ramavtalsområdet under en längre tid. Inga helt nya leverantörer tas in i ramavtalet under ramavtalets löptid.

När ni ingått ett ramavtal går anbudsprocessen snabbare än vid en öppen upphandling. Dessutom är konkurrensen betydligt mindre. Antalet leverantörer är mindre, vilket ger er en bättre chans att säkra kontrakt. Om ramavtalet har en fast rangordning och ni har högst rang får är ni den första leverantören i ramavtalet som ges chansen att leverera.

Nackdelarna med ramavtal för SME:er

Även om anbudsprocessen är smidigare så tar den sammanlagt nästan lika lång tid som vid en öppen upphandling. Den är bara uppdelad i flera delar – som var och en tar tid.

Även om ett ramavtal är smidigt kan det kännas ganska stelbent. Omfattning och pris anges vid starten, men efter några år kanske de inte matchar rådande marknadsförhållanden. För mindre företag kan detta bli en utmaning.

Beroende på hur avropsreglerna ser ut i det specifika ramavtalet kan det också vara svårt att förutse hur mycket man kommer att få leverera. Om alla villkor är bestämda och köparen gör avrop direkt på en rangordning, och du har högst ranking, är det väldigt bra. Har du lägre ranking får du dock kanske bara smulorna som blir över.

Om avropsgelerna anger förnyad konkurrensutsättning så blir det vid varje avropstillfälle som en liten mini-upphandling varje gång med ett förenklat anbud, men endast de leverantörer som ingår i ramavtalet får svara. Har du här den bästa lösningen till rätt pris kan du vinna ofta, men om det är hård konkurrens även mellan de leverantörerna som deltar kan det bli mycket jobb och få vunna affärer.

 

5. Dynamiskt inköpssystem (DIS)

Ett dynamiskt inköpssystem (DIS) säkerställer en flexibel upphandlingsprocess jämfört med ramavtal. Dessa är populära bland nederländska, norska, svenska och finska inköpare tack vare den öppna strukturen. Precis som vid ramavtal görs ett urval av leverantörer som kan tilldelas kontrakt. I stället för att det finns ett fast antal leverantörer så är ett DIS en öppen konstruktion där nya leverantörer när som helst kan läggas till. Dessutom kan nya upphandlande organisationer tillkomma under systemets löptid. 

Fördelarna med DPS för SME:er

Till skillnad från ramavtal, där leverantörer och avtalsvillkor fastslås från dag ett, tillåter DIS löpande anpassningar till marknadens utveckling. Nya leverantörer kan när som helst tillkomma så att poolen av leverantörer uppdateras.

Denna öppna struktur säkerställer en sund konkurrens och en dynamisk, bred leverantörsbas. När ni väl är inne är ledtiden kortare än vid öppna upphandlingar. Detta gör det mer tillgängligt för SME:er och nystartade företag. I ett DIS  är vanligtvis färre konkurrenter inblandade i varje avtal än vid öppna upphandlingar, vilket ökar era chanser att vinna.

En DPS är särskilt användbar i snabbrörliga branscher som IT, infrastruktur och sjukvård, där ny teknik och nya leverantörer ofta introduceras på marknaden.

Nackdelarna med DIS för SME:er

Å andra sidan måste det finnas någon DIS som ni kan ansöka till. I länder som Sverige är detta inget problem, men i andra europeiska länder är alternativen mer begränsade.

Dessutom används DIS vanligtvis för återkommande inköp. Det innebär att de avtal ni kan lämna anbud på kan vara färre.

Dess dynamiska karaktär kan också göra att ett DIS upplevas som mindre tryggt i jämförelse med ett ramavtal då nya konkurrenter löpande kan ansluta.

 

6. Valfrihetssystem (LOV)

Om du är aktiv inom framför allt området vård och omsorg finns ytterligare en typ av upphandlingsform som kan vara intressant. LOV-upphandlingar fungerar på ett liknande sätt som DIS-systemen men tilldelning av avtal sker inte baserat på konkurrens. Ansökan kan ske löpande och alla intresserade leverantörer som uppfyller kraven får teckna avtal. I de avtal som tecknas bestäms alla villkor och det är sedan slutkonsumenten, kallad brukaren, som själv väljer vilken leverantör de vill ha. Typexemplet är vårdboende för äldre där alla leverantörer som är med i valfrihetssystemet vid ett givet tillfälle finns valbara för en vårdtagare (brukare) när denne ska välja var den vill bo (gör val av utförare). Andra exempel är hemtjänst och vårdcentraler.

Fördelarna med valfrihetssystem för SME:er

Precis som för DIS är det ganska enkelt att ansöka in till ett valfrihetssystem, om ett sådant finns som passar ditt erbjudande. Om du är specialiserad på ett område och det inte finns så många andra leverantörer som erbjuder det du kan har du goda möjligheter att vinna affärer. Villkoren är redan överenskomna så varje ny affär inom systemet 

Nackdelarna med valfrihetssystem för SME:er

Om det du erbjuder är mycket likt det många andra erbjuder och ditt varumärke inte är så känt så kan det vara svårt att förutse hur ofta du blir vald, men du kan såklart löpande jobba för att stärka ditt varumärke och se till att synas för de som gör valen.

Vilka avtalstyper bör SME:er fokusera på?

Vissa avtalstyper gör det enklare för SME:er att komma igång. Ta exempelvis ett ramavtal – ni konkurrerar med färre leverantörer, vilket förbättrar era chanser. När ni väl har valts ut går anbudsprocessen snabbare, vilket frigör tid så att ni kan fokusera på er verksamhet.

Direkttilldelningar och direktupphandlingar är också värda att utforska. Det är liten eller ingen konkurrens, men de baseras på förtroende. Det innebär att ni först måste bygga upp relationer.

Så knyt kontakter med inköpare i er sektor genom anbud, marknadsförfrågningar och genom nätverkande. Ju bättre köparna känner till er, desto troligare att de erbjuder er framtida möjligheter.

 

Så kan Mercell hjälpa SME:er att få nya kontrakt

Den offentliga sektorn erbjuder en stor tillväxtpotential för SME:er, men många tar inte steget. Varför? Eftersom anbudsförfarandet verkar för komplext eller tidskrävande. Vi finns här för att ändra på det.

Oavsett om ni aldrig har lämnat anbud eller om ni är erfarna hjälper Mercell er att hitta ännu ej upptäckta affärsmöjligheter. Vår plattform har stöd för alla större avtalstyper, från öppna upphandlingar till ramavtal, vilket gör det enklare att lämna anbud till offentlig sektor.

 

Öka er tillväxt med Tender Discovery: Vid offentliga upphandlingar är tajmingen avgörande. Med Tender Discovery får ni tillgång till relevanta upphandlingar i realtid – samtidigt som de publiceras. Våra AI-funktioner omvandlar komplexa och långa dokument till tydliga sammanfattningar. Detta sparar tid så att ni kan fatta snabbare beslut och lämna smartare anbud. 

Skräddarsydda rekommendationer baserade på ert företags behov: Anpassa er profil och få de mest relevanta affärsmöjligheterna direkt i inkorgen. Slipp skrolla genom ändlösa upphandlingslistor. Ni sparar tid och energi och kan fokusera på de som faktiskt passar er verksamhet.

Arbeta smartare med automatiserade uppgifter och processer: Utforma, organisera och lämna anbud – allt på ett ställe med Bid Delivery. Spara tid och förenkla anbudsprocessen, från förberedelse till inlämnande av anbud. Repetitiva uppgifter automatiseras så att ni kan lämna fler anbud utan att det behövs extra resurser.

Basera säljstrategier på gedigna marknadskunskaper: Med Market Intelligence får ni tillgång till värdefulla data som hjälper er att upptäcka trender och planera framåt. Ta reda på vart marknaden är på väg och använd kunskaperna för att öka er tillväxt. Vilka leverantörer brukar delta i upphandlingar i ditt affärsområde och vilka vinner oftast?