Enklare upphandlingar: Från repetitivt arbete till mer strategiska inköp
Offentliga inköpare fattar beslut som kan få konsekvenser under många år framöver, ofta under stor tidspress. När en upphandling skapas läggs grunden för hela processen, från kvaliteten på anbuden som kommer in till relationen med leverantörerna och de avtal som ska hanteras under lång tid.
Samtidigt är arbetet med att skapa en upphandling en av de mest tidskrävande delarna av inköpsprocessen. Manuella och repetitiva moment gör att mycket tid går åt till administration och till att navigera mellan olika delar av systemet. Det lämnar mindre tid till att fokusera på själva upphandlingen.
Det skapar en tydlig utmaning: den fas som kräver mest strategiskt tänkande är ofta också den fas där inköparen har minst tid för det.
Tuuli Martikainen, Product Director på Mercell, beskrev utmaningen under Mercell Connect Norge:
Det mest avgörande skedet i arbetet är också det skede där inköpare har minst tid att tänka strategiskt, eftersom verktygen kräver att de fokuserar på annat.”
Vad innebär det att förenkla arbetet med upphandlingar?
Att förenkla arbetet med att skapa upphandlingar handlar om att ta bort onödig komplexitet ur processen.
Det ska vara enklare att återanvända relevant material, behålla överblicken när upphandlingen tar form och göra justeringar utan att förlora arbete som redan har gjorts.
Värdet handlar därför inte bara om färre vyer eller klick. Minst lika viktigt är den tid och uppmärksamhet som inköparen i stället kan lägga på själva upphandlingen. Det kan handla om att bedöma om innehållet är relevant, säkerställa att upphandlingens olika delar hänger ihop och förstå hur den kommer att upplevas av leverantörerna.
Förenkling ersätter inte den professionella bedömningen, utan skapar bättre förutsättningar för den. Det är fortfarande inköparen som avgör vad upphandlingen ska innehålla, vad som behöver anpassas och när den är redo att publiceras.
Så förenklar Mercell Tendering arbetet med att skapa upphandlingar
Mercell omsätter de här principerna i ett nytt flöde för att skapa upphandlingar i Mercell Tendering.
Det nya arbetssättet samlar de viktigaste delarna i ett mer sammanhängande flöde. Målet är att göra det enklare att återanvända tidigare arbete, skapa bättre överblick och ge inköparen större flexibilitet att justera viktiga val innan upphandlingen publiceras.
Utgå från det arbete som redan är gjort
En ny upphandling behöver inte alltid börja från ett tomt dokument. Inköparen kan välja att utgå från en mall inom organisationen eller kopiera en tidigare upphandling direkt i det nya flödet.
Innan en mall eller tidigare upphandling väljs går det att förhandsgranska innehållet, inklusive tillhörande dokument. Grundläggande information kan sedan fyllas i automatiskt utifrån den valda mallen eller organisationens inställningar.
Det minskar behovet av att leta efter och återskapa material som redan finns. Inköparen avgör fortfarande vad som är relevant och vad som behöver anpassas för den nya upphandlingen.
Hantera upphandlingen i ett sammanhängande flöde
Att skapa och hantera en upphandling kan innebära att inköparen behöver växla mellan flera olika vyer för att granska dokument, information till leverantörer och aktiviteter kopplade till upphandlingen.
I Mercell Tendering samlas strukturerade dokument, leverantörsvy, frågor och svar, inkomna svar och publiceringar i ett mer sammanhängande arbetsflöde.
Det ger inköparen bättre överblick över upphandlingen medan den tar form och gör det enklare att kontrollera vad leverantörerna kommer att se innan publicering.
Gör ändringar utan att börja om
Förutsättningarna för en upphandling kan förändras under arbetets gång. Inköparen kan exempelvis behöva ändra upphandlingsförfarande eller lägga till ett delområde efter att arbetet redan har påbörjats.
Det förenklade flödet är utformat för att viktiga val ska kunna justeras fram till publicering. På så sätt kan inköparen hantera förändrade behov utan att behöva kasta bort tidigare arbete och börja om från början.
Mer tid för professionella bedömningar
En bra upphandling bygger på inköparens kompetens och erfarenhet. Genom att minska repetitiva moment och göra processen enklare att hantera ger Mercell Tendering upphandlare mer tid att fokusera på upphandlingens kvalitet och de resultat den ska bidra till.
Den förenklade upplevelsen för att skapa upphandlingar planeras att bli tillgänglig för “early adopters” under tredje kvartalet 2026, följt av en bredare lansering under resten av året.
Se det nya upphandlingsflödet i praktiken
Se Tuuli Martikainens presentation från Mercell Connect Norge och få en djupare förståelse för tankarna bakom det förenklade arbetssättet, samtidigt som du får se den nya upplevelsen i Mercell Tendering i praktiken.