Ni har vunnit upphandlingen.

Att vinna en offentlig upphandling är en viktig milstolpe, inte minst för ett mindre företag. Men framgången avgörs inte enbart av att vinna avtalet. Det är när leveransen börjar som ni behöver visa att ni kan leva upp till det ni har lovat, på ett tryggt och konsekvent sätt.

Perioden mellan tilldelning och leveransstart är avtalets uppstartsfas. Det är då åtagandena från anbudet ska omsättas i praktiken, ansvar fördelas, arbetssätt fastställas och både leverantören och beställaren förbereda sig för samarbetet.

I större organisationer kan uppstarten hanteras av särskilda projektteam med etablerade processer och styrmodeller. För små och medelstora företag är det ofta ett fåtal personer som ska förbereda avtalet samtidigt som den löpande verksamheten fortsätter. Därför blir en tydlig plan desto viktigare.

På Mercell arbetar vi med tusentals offentliga köpare och leverantörer runt om i Europa. Något vi ser återkommande är att de första veckorna efter tilldelningen ofta sätter tonen för hela samarbetet.

I den här artikeln går vi igenom vad uppstartsfasen innebär, varför den är viktig och vilka praktiska steg mindre leverantörer kan ta för att få en trygg start på offentliga kontrakt, bygga förtroende hos beställaren och skapa rätt förutsättningar för en långsiktigt framgångsrik affärsrelation.

 

Gör anbudet till en konkret leveransplan

När ni vinner upphandlingen innebär det att beställaren har förtroende för ert erbjudande. Under uppstartsfasen gäller det att omsätta det ni har lovat i en konkret plan som organisationen faktiskt kan leverera på.

Börja med att gå igenom avtalet, kravspecifikationen, prissättningen, datum för implementering och leverans, servicenivåer, rapporteringskrav samt eventuella åtaganden inom exempelvis social hållbarhet eller miljö.

Identifiera därefter vad verksamheten behöver göra innan leveransen kan börja och vad ni behöver från beställaren för att komma vidare.

Det kan till exempel handla om en inköpsorder, åtkomst till lokaler eller system, godkännanden, data, användarlistor eller bekräftelse av viktiga datum. Genom att identifiera sådana beroenden tidigt minskar risken för att förseningar utanför er kontroll senare utvecklas till leveransproblem.

För många små och medelstora företag behöver detta inte vara en omfattande process. En strukturerad intern överlämning är ofta tillräcklig. Se till att alla som är involverade i leveransen förstår vad som har avtalats med beställaren, vad som behöver göras först, vem som ansvarar för respektive aktivitet, var de viktigaste riskerna finns och vilka moment som kräver en insats från beställaren innan arbetet kan börja.

 

Skapa tydliga former för samarbetet före leveransstart

 

1. Utse en tydlig avtalsansvarig

Utse en person som har huvudansvaret för avtalet och fungerar som beställarens primära kontaktperson. Det kan vara företagets grundare, en operativ chef, kundansvarig, projektledare eller leveransansvarig. Titeln är mindre viktig än att det finns en tydlig kontaktpunkt.

Den personen bör samordna leveransen, följa upp aktiviteter, involvera rätt personer vid behov och säkerställa att beställaren alltid vet vem den ska vända sig till. Ett tydligt ansvar minskar risken för missförstånd och dubbelarbete och skapar en mer konsekvent kommunikation.

 

2. Använd uppstartsmötet för att sätta ramarna

Uppstartsmötet sätter tonen för det fortsatta samarbetet. Använd mötet för att bekräfta tidsplanen för leveransen, viktiga kontaktpersoner, de första aktiviteterna, beroenden till beställaren, rapportering, fakturering, eventuella underleverantörer och risker som behöver hanteras från start.

Kom också överens om hur ni ska kommunicera under avtalstiden. Skicka sedan en kort sammanfattning av mötet med aktiviteter, ansvariga och datum. En gemensam dokumentation minskar risken för missförstånd om exempelvis godkännanden, behörigheter eller inköpsorder skulle bli försenade.

 

3. Säkerställ faktureringsprocessen från början

Vänta inte tills den första fakturan skickas. Ta reda på vart fakturan skickas, vilken information de behöver innehålla, vem som godkänner dem, om betalningen är kopplad till särskilda milstolpar och vilken dokumentation beställaren behöver.

För mindre företag är detta särskilt viktigt. Försenade betalningar kan snabbt påverka kassaflödet, framför allt om underleverantörer, konsulter eller andra externa resurser behöver betalas innan kunden har betalat fakturan.

 

4. Kom överens om hur leveransen ska följas upp

Offentliga beställare behöver ofta underlag för intern rapportering, budgetuppföljning, kvalitetssäkring eller information till andra intressenter. När samma personer ansvarar för både leverans och rapportering är det lätt att uppföljningen hamnar efter.

Om avtalet innehåller KPI:er, servicenivåer, milstolpar eller hållbarhetsåtaganden bör ni redan under uppstartsfasen bestämma hur dessa ska följas upp. För mindre omfattande avtal kan en enkel månadsrapport vara fullt tillräcklig.

Håll rapporteringen tydlig och konsekvent. Beskriv vad som har levererats, vad som händer härnäst, eventuella risker eller problem, vilka åtgärder som krävs från beställaren och status för faktureringen. Bra dokumentation skapar tydlighet för både leverantören och beställaren.

 

5. Ha kontroll över kapacitet, partners och förändringar

Mindre leverantörer kan ofta erbjuda specialistkompetens, ett nära engagemang från seniora medarbetare och ett tydligt ägarskap för leveransen. Under uppstartsfasen gäller det att organisera dessa styrkor kring avtalet.

Innan leveransen börjar bör det vara tydligt vem som ansvarar för arbetet. Involvera även eventuella partners och underleverantörer i ett tidigt skede. Säkerställ att alla förstår sin roll, tidsplanen och hur kommunikationen ska fungera.

Om ni är huvudleverantör är det ni som ansvarar för helheten gentemot beställaren. Dokumentera därför alla överenskomna förändringar skriftligt, särskilt om de påverkar omfattning, tidsplan eller kostnad.

 

Fokusera uppstartsplanen på det som kan försena leverans eller betalning

Uppstartsplanen behöver inte vara komplicerad. För de flesta små och medelstora företag räcker det med en kort och tydlig plan över de viktigaste aktiviteterna före leveransstart. Fokusera framför allt på sådant som kan påverka leveransen, betalningen och beställarens förtroende.

 

För många mindre kontrakt är detta fullt tillräckligt. Mer komplexa uppdrag kan kräva en mer omfattande plan, men principen är densamma: anpassa processen efter avtalets omfattning och skapa tydlighet kring det som är viktigast.

 

Det är under uppstarten som förtroendet börjar byggas

Att vinna upphandlingen skapar möjligheten. De första veckorna efter tilldelningen visar sedan beställaren hur ni hanterar ansvar, överlämning, fakturering, rapportering, samarbeten med partners och de åtaganden ni har gjort.

För mindre leverantörer är uppstartsfasen också en möjlighet att bygga vidare på de styrkor som bidrog till att vinna upphandlingen från början: ett nära ägarskap, specialistkompetens, snabba beslut och direkt kommunikation.

En välplanerad avtalsstart skapar förtroende, minskar riskerna och ger bättre förutsättningar att omvandla ett vinnande anbud till en framgångsrik leverans.