Stora möjligheter börjar ofta i det tysta. En rad i mötesanteckningar, ett omnämnande i en nämndsrapport, en subtil antydan om att något större är på väg. Det kan handla om en stadsutvecklingsinsats, ett nytt transportsystem eller ett sjukhus som undersöker möjligheter att uppgradera utrustning. Proaktiva leverantörer fångar upp de där första signalerna tidigt. De tar sig tid att förstå vad som väntar, bygger relationer och förbereder sig långt innan en upphandlingsannons publiceras.

För proaktivitet handlar inte bara om att reagera snabbare. Det handlar om att se det andra missar – och vara redo när det verkligen gäller. Runt om i Europa avslöjar tusentals offentliga dokument vad som är på gång, om du bara vet var du ska leta.

Den här guiden visar var du hittar de tidiga signalerna. Du får också lära dig varför proaktivitet gör sådan skillnad, vad regelverken tillåter, och hur du använder tidiga insikter, data och samarbete för att ligga steget före i offentlig upphandling.

 

Varför du som leverantör bör vara proaktiv

Att arbeta mot den offentliga sektorn är en möjlighet att bygga långsiktig stabilitet och förutsägbara intäkter. Offentlig upphandling i Europa är värd över 2 biljoner euro varje år, vilket motsvarar nästan 14 procent av EU:s BNP. 

Men här är utmaningen: när upphandlingsannonsen väl publiceras är de viktigaste besluten redan fattade. Budgeten är bestämd, omfattningen fastställd och chansen att påverka har passerat.

Proaktiva leverantörer ligger steget före eftersom de agerar i tid. De förbereder sig innan upphandlingar annonseras, bygger relationer och formar sina erbjudanden utifrån vad upphandlarna faktiskt behöver. Inom offentlig upphandling börjar framgången långt innan en upphandlingsannons läggs ut online.

 

Hotar proaktivitet transparensen och rättvis konkurrens?

Vissa leverantörer oroar sig för att tidig dialog kan uppfattas som orättvist eller till och med strida mot regelverket. Så är det inte. Både nationella och EU-gemensamma ramverk tillåter leverantörer att prata med upphandlande myndigheter innan en upphandlingsannons publiceras. När processen väl startar skärps reglerna och transparens och likabehandling ska säkerställas så att alla leverantörer får tillgång till samma information. 

Just därför spelar proaktivitet roll. Det är din chans att hjälpa upphandlaren att förstå vad som är möjligt. Som Fredo Schotanus, professor i inköp vid Utrecht University, förklarar: ”Tidig dialog fungerar bäst när köpare och leverantörer har öppna och fokuserade samtal om verkliga behov och utmaningar – inte oändliga frågeformulär.” UNOPS rapport Early Market Engagement visar samma sak: transparent och strukturerad dialog leder till starkare upphandlingar och minskad risk.

 

Så blir du proaktiv i offentlig upphandling

Att vara proaktiv innebär två saker: att bli sedd i god tid och att vara förberedd när det gäller – utan att kompromissa med regelverket. Här är hur du gör det, steg för steg.

Leverantörer blir synliga innan upphandlingen publiceras

Första steget: bli uppmärksammad innan upphandlingsannonsen läggs ut. Forskningsartikeln ‘Explaining SME participation and success in public procurement’ visar att upphandlare i mycket större utsträckning litar på och minns leverantörer de redan känner till. Tidiga kontakter kan göra avgörande skillnad när möjligheten väl dyker upp.

Här är fem enkla sätt att stärka din synlighet och hamna på upphandlarens radar:

 

1. Delta tidigt via en RFI

Svarar du på en Request for Information (RFI) kan du hjälpa upphandlaren att utforma realistiska och leverantörsvänliga upphandlingar. Leverantörer som deltar tidigt ligger ofta mer i linje med vad upphandlare faktiskt planerar – och blir oftare inbjudna i framtiden.

 När du skriver din RFI:

• Tala upphandlarens språk. Använd samma begrepp, KPI:er och policytermer som i deras tidigare upphandlingar eller styrdokument. Det visar att du gjort din research.

• Var tydlig och professionell. Undvik jargong, korrekturläs noggrant och skriv rakt och klart. Små skillnader i formuleringar kan förändra betydelsen helt.

• Visa att du förstår deras behov. Fokusera på hur du hjälper dem att nå sina mål.

• Ta hjälp vid behov. En design- eller kommunikationsbyrå kan göra din RFI både tydligare och mer professionell.

 

2. Upptäck affärsmöjligheterna tidigt i din säljprocess

Offentliga organisationer fattar investeringsbeslut långt innan en upphandling syns. En affärsmöjlighet värd att följa upp är en upphandlande organisation med ett definierat behov, en budget (nu eller snart) och en tydlig tidsplan. När du ser dessa signaler är det ditt läge att bygga pipeline och påverka efterfrågan.

Hur hittar du dessa tidiga signaler? Genom att följa beslutsunderlag som nämndsprotokoll, mötesanteckningar, budgetdokument och upphandlingsplaner. De bästa bevakningsverktygen gör det enkelt att identifiera kommande investeringar, så du kan förbereda dig innan andra ens märker vad som är på gång.

 

3. Var närvarande på marknadsdialoger

Marknadsdialoger är tillfällen då framtida upphandlingar formas. Den input du ger här kan påverka hur det slutliga avtalet ser ut – så se till att den räknas. Gör ditt förarbete, förstå upphandlarens behov och ta med konkreta exempel som visar vad marknaden kan erbjuda.

Bra bevakningslösningar hjälper dig följa när upphandlare planerar nya marknadsdialoger eller avser att förnya avtal, så att du vet exakt när du ska delta. En tidig insats ger dig en röst. Det är din chans att dela kunskap, påverka kravställningen och bidra till en upphandling som speglar verkliga marknadslösningar – och som håller processen öppen och balanserad för alla, enligt Merja Kortesuo (jurist inom IT-upphandling) och Robert Suurmond (Universitetslektor vid Maastricht University).

 

4. Var synlig och ta kontakt

Starka relationer gör att du blir ihågkommen. Upphandlare vänder sig oftare till leverantörer de känner till och litar på. Forskning visar också att leverantörer med aktiva nätverk står bättre rustade både att konkurrera och att vinna – just för att relationerna minskar trösklarna och gör arbetet mer meningsfullt.

Börja enkelt. Här är några idéer:

• Närvara på viktiga evenemang som SOI:s årskonferens eller Mötesplats Offentliga Affärer

• Delta i branschträffar och kongresser där dina målgrupper finns

• Dela insikter på din webbplats, LinkedIn eller under event – gärna om trender, innovation eller aktuella utmaningar

• Fokusera på värde, inte försäljning. Visa att du förstår upphandlarens utmaningar och hur du kan hjälpa dem lösa dem.

 

5. Dra nytta av befintliga relationer och historisk upphandlingsdata

Historisk data visar vägen till framtida möjligheter. Har du jobbat med en upphandlande organisation tidigare – använd den kunskapen. Fundera över deras arbetssätt, system och beslutsprocesser.

Upphandlare använder ofta återkommande krav eller kriterier. Avancerade bevakningslösningar kan hjälpa dig se mönster: vilka avtal som löper ut, vilka kriterier som upprepas och var liknande upphandlingar kan dyka upp härnäst. Detta kan du analysera:

• Granska tidigare tilldelningar för att se vilka krav som återkommer

• Analysera kontraktsvärden och antalet anbud för att bedöma konkurrensnivå

• Titta på kontraktens värden och löptider för att uppskatta omfattningen i framtida upphandlingar

 

Framgångsrika leverantörer är väl förberedda

Förberedda leverantörer får inte panik när en upphandling publiceras – de är redan redo. De vet var dokumenten finns, vem som ansvarar för vad och hur allt ska sättas samman. Forskning visar att leverantörer med organiserade processer deltar i fler upphandlingar och går efter större kontrakt.

Så tar du dig dit: 

1. Ha ditt anbudsmaterial redo

Ordning sparar tid och visar professionalism. Skapa ett bibliotek med centrala anbudsdokument: CV:n, referenscase, policys och svar på vanliga frågor. Lägg dem i en gemensam plattform som Mercell, så att alla arbetar i rätt version. Med tydliga mallar och filnamn hittar du snabbt det du behöver.

Du kan också skapa återanvändbara textsvar. Titta på återkommande kriterier och frågor inom områden som kvalitetssäkring, riskhantering eller hållbarhet – och skriv korta, fokuserade svar som visar din expertis. Det hjälper dig svara snabbare och hålla budskapet konsekvent.

 

2. Följ upp och lär av varje upphandling

Oavsett om du vinner eller förlorar finns det värdefulla insikter att hämta. Be om återkoppling eller en utvärderingssammanställning för att se var du presterade bra och vad som kan förbättras. Forskning visar att leverantörer som lär sig av varje upphandling successivt förbättrar sin träffsäkerhet.

Så tar du vara på lärdomarna:

• Gå igenom dina poäng – vilka delar fick höga betyg, vilka inte?

• Identifiera mönster – var dina svar för breda, för vaga eller saknade bevis?

• Förbättra inför nästa gång – skriv om svaga svar, skärp strukturen och lägg till konkreta exempel.

 

3. Involvera dina experter tidigt

Starka anbud skapas inte av en enda person. De byggs tillsammans med tekniska, juridiska och ekonomiska experter – de som kan detaljerna. På så sätt flaggar ni risker, säkerställer genomförbarhet och skapar svar som speglar företagets verkliga styrkor.

Tre steg för att involvera experter effektivt:

1. Starta tillsammans: Håll ett uppstartsmöte för att tydliggöra roller, gå igenom kraven och sätta tidsplanen.

2. Samarbeta i en plattform: Samla dokument, kommentarer och deadlines på ett ställe.

3. Granska innan inlämning: Se till att varje expert granskar sin del så att anbudet är komplett och uppfyller alla krav. 

 

Bygg ett proaktivt arbetssätt med Mercell

Allt du har läst – att fånga tidiga signaler, använda data, bygga synlighet och samarbeta som ett team – samlas här. Mercell är utvecklat för att göra proaktivitet enkelt och skapa ett smidigt arbetsflöde genom hela anbudsresan.

Så här hänger faserna ihop och detta kan du förvänta dig i plattformen:

1. Identifiera
Varje affärsmöjlighet börjar långt innan en upphandlingsannons publiceras. Genom att samla tidiga indikatorer från offentliga dokument som mötesprotokoll eller nämndsrapporter ser du möjliga projekt innan upphandlingsdokument skrivs. Det ger dig tid att göra research, förbereda dig och välja vad du ska prioritera.

2. Analysera
När du hittat en möjlighet – fördjupa dig. Använd Explore för att hitta liknande tidigare avtal, se vilka anbud som vunnit och vad upphandlaren värderat. Med Market Intelligence kan du sedan upptäcka mönster i kontraktsvärden, köpbeteenden och konkurrens. Det omvandlar rådata till en tydlig strategi så att du kan positionera ditt erbjudande smartare.

3. Samarbeta
Använd Bid Delivery för att samla dina experter – fördela roller, sätt deadlines och hantera dokument i ett gemensamt arbetsrum. Slipp långa mejltrådar och försvunna bilagor. Alla ser vad som ska göras och när, så anbudet rör sig framåt utan hinder.

4. Leverera
När upphandlingen annonseras är du redan klar. Dina förberedelser, analyser och samarbeten mynnar ut i ett tydligt och komplett anbud. Du kan svara snabbt, med självförtroende och i linje med vad upphandlaren verkligen behöver.