7 askelta tarjouksen jättämiseen

Kaikki kerralla oikein

Julkisen sektorin tarjouspyynnöissä ei ole varaa aikailla, saati mahdollisuutta toimittaa lisätietoja jälkikäteen. Tarjouksen jättämiselle on tiukkaakin tiukempi määräaika, ja jo minuutin myöhästyminen merkitsee hukattua tilaisuutta. Toisin sanoen on ensiarvoisen tärkeää, että kaikki menee kerralla oikein. Kun siis aloitat tarjouksen suunnittelun, muista tarkistaa tarjouspyyntö huolellisesti, jotta liität varmasti mukaan kaikki tarvittavat tiedot. Muistettavaa on paljon, joten olemme koostaneet avuksesi kätevän tarkistusluettelon.

Onnea matkaan!

 

1. askel: Käy tarjouspyynnön asiakirjat läpi useampaan kertaan

Lue tarjouspyyntö huolellisesti ja useaan kertaan. Tee samalla muistiinpanoja pyydetyistä tiedoista, pakollisista vaatimuksista ja muista tärkeistä asioista. Mitään tarjousta koskevia yksityiskohtia, kriteerejä ja vaatimuksia ei kannata jättää huomiotta.

• Mikä on tarjouspyynnön tarkoitus?
• Onko tarjouspyynnössä jokin kohta, johon on erityisen tärkeää vastata mahdollisimman selkeästi?
• Mistä asioista toimittajan on syytä kertoa ja tarjota dokumentaatiota?

Vaatimukset ja toiveet voivat olla asiakirjoissa hajallaan, joten käy kaikki huolellisesti läpi ja kirjoita muistiin, mitä tilaaja haluaa tietää. Tee oma tarkistusluettelo asioista, joihin sinun on tarjouksessasi vastattava. Näin pystyt helposti varmistamaan, että kaikki oleellinen tieto on mukana.

 

2. askel: Aloita hyvissä ajoin ja tee aikataulu

Tarjouksen laatiminen voi viedä aikaa, joten aloita hyvissä ajoin. Tee oma aikataulu, johon merkitset tärkeät päivämäärät ja ajankohdat, jolloin eri asiakirjojen tulee olla valmiina. Jotkin tarjouspyynnöt edellyttävät kolmannen osapuolen dokumentaatiota, joten kaikkien asiakirjojen koostamiseen voi kulua yllättävän paljon aikaa. Hankinta-asiakirjoissa mainitaan yleensä seuraavat asiat:

• Hallinnolliset ehdot
• Toimittajaa koskevat vaatimukset
• Hankintakohdetta koskevat vaatimukset
• Arvioinnin perusteet
• Sopimusehdot
• Sopimuksen valvonta

Voit käyttää näitä samoja otsikoita ja tiivistää niiden alle tärkeitä yksityiskohtia, jotka tulee ottaa huomioon tarjousta laatiessa.

 

3. askel: Tarjouksen määräaika – milloin tarjous pitää lähettää?

On ensiarvoisen tärkeää, että aloitat valmistautumisen hyvissä ajoin. Tarjouksen määräaika ei ole suositus vaan tiukka vaatimus. Jos toivot tilaajan ylipäätään harkitsevan tarjoustasi, se on ehdottomasti jätettävä ajoissa. Pääsääntöisesti tarjoukset on jätettävä viimeistään määräajan viimeisenä päivänä klo 23.59.

Voi myös olla, että tilaaja on määritellyt lakisääteistä vähimmäisaikaa pidemmän määräajan, jolloin tarjouksen jättämisen ajankohta voi vaihdella.

Muista tarkistaa määräaika useaan kertaan, jotta kaikki aika ja vaiva ei valu hukkaan – niin nimittäin käy, jos lähetät tarjouksen myöhässä.

4. askel: Esitä kysymyksiä prosessin alussa

Onko sinulla kysyttävää asiakirjoista? Jos jokin kohta tuntuu epäselvältä, pyydä tarkennusta jo hankintaprosessin alkuvaiheessa, jotta tilaaja ehtii varmasti vastaamaan kysymyksiisi.

Voit ottaa tilaajaan yhteyttä haluamallasi tavalla, mutta yleensä kätevintä on esittää kysymykset hankintajärjestelmän kysymystoiminnon kautta. Tarkista myös kysymysten esittämisen määräaika.

Muista, että tarjoajan esittämien kysymysten ja tilaajaorganisaation antamien vastausten tulee pääsääntöisesti olla kaikkien tarjoajien ja muiden sidosryhmien saatavilla.

Älä sekoita tarjousprosessin aikana esitettäviä kysymyksiä hankintaprosessia edeltävään vuoropuheluun. Voit olla ennakoivasti yhteydessä tilaajaorganisaatioon jo ennen hankintaprosessin käynnistämistä täysin haluamallasi tavalla ilman muodollisia vaatimuksia. Silloin muut mahdolliset tarjoajat eivät automaattisesti saa keskustelua tietoonsa.

 

5. askel: Tee kaikesta mahdollisimman helppoa tilaajalle

Tilaaja arvioi tarjouksesi samanaikaisesti muiden tarjousten kanssa. Siksi onkin tärkeää, että tarjouksesi on selkeästi kirjoitettu ja helposti ymmärrettävä. Varmista, että tilaaja saa vaivatta selkeän yleiskuvan siitä, mitä tarjoat.

• Selvennä mahdolliset termit ja lyhenteet.
• Vastaa kysymyksiin, mutta vältä tarpeettoman pitkiä ja monimutkaisia selityksiä.
• Älä viittaa ulkopuolisiin lähteisiin ja verkkolinkkeihin, vaan pidä huoli, että tilaaja saa tarvitsemansa tiedot suoraan tarjouksestasi.

Tarjouksen rakenne voi tuntua tarpeettoman jäykältä, mutta tilaajan kannalta on turhauttavaa joutua etsimään oleellisia tietoja sotkuisesta asiakirjasta. Tätä ei moni toimittaja tule ajatelleeksi. Sinua ei tietenkään arvioida tarjouksesi jäsentelyn perusteella, mutta huolellisesti laadittu tarjous antaa tilaajalle hyvän vaikutelman myös työskentelytavoistasi.

 

6. askel: Tee selväksi, että yrityksesi täyttää kaikki vaatimukset

Vastaa tarjouspyynnössä esitettyihin kysymyksiin perusteellisesti, selkeästi ja huolellisesti. Tee erityisen selväksi, että yrityksesi täyttää kaikki tarjouspyynnössä edellytetyt vaatimukset. Kerro selvästi, jos pakollisten vaatimusten lisäksi yrityksesi täyttää myös muita tilaajan toiveita tai ehtoja.

Pakollisiin vähimmäisvaatimuksiin on syytä kiinnittää erityistä huomiota, sillä tarjouksen arviointiperusteista riippumatta tarjouskilpailuun on käytännöllisesti katsoen turha osallistua, jos ne eivät täyty. Tarjouspyyntö voi sisältää myös esimerkiksi laatuun, ympäristöominaisuuksiin, osaamiseen, toimitusaikaan, takuuseen, palveluun ja seurantaan liittyviä vaatimuksia. Jos korostat yrityksesi kykyä täyttää nämä vaatimukset, tarjouksesi saattaa voittaa, vaikka hintasi ei olisikaan alhaisin. Tästä syystä kaikkiin tarjouspyynnön vaatimuksiin kannattaa vastata, vaikka ne eivät olisikaan pakollisia.

 

7. askel: Tarkista kaikki tiedot vielä kertaalleen ennen tarjouksen jättämistä

Pidä huoli, että tarjouksesi täyttää kaikki tarjouspyynnössä määritellyt vaatimukset ja ehdot. Puutteellinen tarjous ei todennäköisesti voita tarjouskilpailua, joten varmista, että kaikki vaaditut tiedot ovat mukana. Jos vastaat kysymyksiin erillisessä asiakirjassa, tee aina selväksi, mitä kysymystä vastaus koskee. Käy läpi oma tarkistusluettelosi, jonka laadit alussa, ja tarkista vielä kertaalleen seuraavat asiat:

• Ovathan yrityksesi yhteystiedot oikein?
• Olethan antanut oikeat yhteystiedot referenssejä varten?
• Onhan tarjous laadittu vaaditulla kielellä?
• Onhan oikea yrityksen edustaja merkitty tarjouksen lähettäjäksi?
• Olethan liittänyt mukaan kaikki tilaajan pyytämät liitteet? Ovathan liitteet oikein?
• Olethan vastannut kaikkiin vaatimuksiin?

 

Olet hyvässä vaiheessa

Kuten tästä artikkelista on pääteltävissä, huolellinen valmistautuminen ja järjestelmällisyys ovat tarjouksen jättämisen kannalta avainasemassa. Työskentele järjestelmällisesti ja varmista, että kaikki pyydetyt tiedot ovat mukana. Lisävinkkinä: Mercellin hankintajärjestelmän kätevä yleiskatsaus auttaa varmistamaan, että tarjous sisältää kaiken tarvittavan.