Julkisten hankintojen data-avaruus (PPDS): Hankinnan uusi aika Euroopassa
Kirjoittaja: Daniel Simonsson, VP Subject Matter Expert, Mercell
EU:n komission mukaan Euroopassa on kansallisella ja alueellisella tasolla yli 250 000 julkisen sektorin tilaajaa, jotka tuottavat jatkuvasti uusia hankintailmoituksia. Osa hankintatiedoista jaetaan muiden jäsenvaltioiden kanssa EU:n julkisten hankintojen TED-tietokannassa. Siihen liittyy kuitenkin erilaisia haasteita, kuten tietokäytäntöjen erot julkishallintojen välillä, tiedon tuottajien ja tietoa hyödyntävien tahojen valtava määrä sekä keskitetyn, pakolliset vaatimukset ylittävän tietoarkiston puuttuminen.
Ongelmien ratkaisemiseksi Euroopan komissio onkin käynnistänyt kunnianhimoisen hankkeen, joka tunnetaan nimellä julkisten hankintojen data-avaruus (Public Procurement Data Space, PPDS). Kyseessä on uusi alusta, joka kokoaa julkisia hankintoja koskevia tietoja eri puolilta Eurooppaa ja tarjoaa erilaisia analytiikkatyökaluja niiden tulkitsemiseen. Alustan ansiosta hajallaan olevat ja eri lähteistä peräisin olevat tiedot voidaan yhdenmukaistaa, mikä parantaa kilpailutusten läpinäkyvyyttä ja tehokkuutta.
Keskitettyä tietoa julkisista hankinnoista
Julkisten hankintojen data-avaruuden ensisijaisena tavoitteena on koota ja analysoida tietoja julkisista tarjouskilpailuista eri puolilla Eurooppaa. Järjestelmä hyödyntää EU:n julkisten hankintojen TED-tietokantaa ja liittää siellä julkaistut, kynnysarvon ylittävät hankintailmoitukset ja hankintapäätösilmoitukset automaattisesti tietokantaansa. Tämän lisäksi yksittäiset EU:n jäsenvaltiot voivat toimittaa vapaaehtoisesti muita tietoja, kuten kynnysarvon alle jääviä hankintailmoituksia ja -päätöksiä, mikä laajentaa alustalla analysoitavan tiedon määrää entisestään.
Uuden alustan ensimmäinen versio sisältää hankintailmoituksia Itävallasta, Saksasta ja Suomesta, ja useiden muiden maiden odotetaan liittyvän pian mukaan. Yhteistyön tavoitteena on varmistaa, että kaikki tiedot alkuperästä riippumatta noudattavat yhteisiä standardeja ja ovat helposti ymmärrettäviä. Alustan ansiosta jäsenvaltiot ja sidosryhmät saavat selkeämmän käsityksen kansallisista ja eurooppalaisista hankintakäytännöistä.
Interaktiiviset näkymät
Uusi alusta tarjoaa 14 eri näkymää, joita voi tarkastella hankkeen verkkosivustolla (https://www.public-procurement-data-space.europa.eu/en). Näkymät antavat tietoa hankinnan eri osa-alueista. Sivustolla on esimerkiksi seuraavat näkymät:
-
Jakaminen osiin: Tietoa hankintasopimusten pilkkomisesta pienempiin osiin kilpailun lisäämiseksi.
-
Vain yksi tarjous: Tietoa tilanteista, joissa tarjous saatiin vain yhdeltä toimittajalta, mikä asettaa kilpailun ja avoimuuden kyseenalaiseen valoon.
-
Suorat sopimukset: Tietoa hankinnoista, joissa sopimus tehtiin ilman tarjouskilpailua.
-
Strateginen hankinta: Tietoa siitä, miten hankinnat suhteutuvat kansallisiin tai EU:n strategioihin.
-
Pk-yritysten osallistuminen: Tietoa siitä, miten pienet ja keskisuuret yritykset osallistuvat julkisiin tarjouskilpailuihin.
-
Tehokkuus: Tietoa tarjousprosessien kustannustehokkuudesta ja ajankäytöstä.
Monien näkymien sisältö on tuttua jo pitkään julkaistusta EU:n sisämarkkinoiden tulostaulusta, joka seuraa julkisten hankintojen kehitystä. Julkisten hankintojen data-avaruuden odotetaan kuitenkin lopulta korvaavan tulostaulun ensisijaisena tietolähteenä. Toisin kuin kerran vuodessa päivitettävä tulostaulu, data-avaruusalusta tarjoaa reaaliaikaista tietoa.
Kehittyvät ominaisuudet ja tulevaisuuden suunnitelmat
Tällä hetkellä julkisten hankintojen data-avaruus keskittyy ensisijaisesti viime vuosien hankintailmoituksiin, jotka perustuvat sähköisiin lomakkeisiin. Näiden lomakkeiden ansiosta tiedot kerätään ja jaetaan standardoidusti, mikä sujuvoittaa hankintaprosessia. Alustalle on kuitenkin tarkoitus sisällyttää myös vanhempia lomakkeita TEDXML:stä, mikä mahdollistaisi kattavamman aiempien tietojen tarkastelun. Pidemmällä aikavälillä julkisten hankintojen data-avaruuteen pyritään sisällyttämään myös laskutiedot, jotka antavat käsityksen hankintojen todellisista hinnoista. Tämä tarjoaa selkeämmän kuvan siitä, miten kohdennettuja varoja todellisuudessa käytetään.
On tärkeää huomata, että data-avaruusalustan ei ole tarkoitus korvata kansallisia hankintajärjestelmiä. Sen sijaan kattava alusta varmistaa hankintojen johdonmukaisuuden ja vertailukelpoisuuden kaikkialla Euroopassa. Kun tiedot ovat saatavilla sekä kansallisella että koko Euroopan tasolla, yhteisymmärrys tiedoista paranee ja monimutkaisuus vähenee. Julkisten hankintojen data-avaruus myös vähentää ongelmia, jotka johtuvat ajan myötä muuttuvista tiedon tallennusmuodoista tai standardeista.
TED-tietokannan ja julkisten hankintojen data-avaruuden tärkeimmät erot
TED-tietokannassa ja julkisten hankintojen data-avaruudessa on merkittäviä eroja. Vaikka TED-tietokanta on ollut EU:n julkisten hankintojen keskeinen foorumi vuosikymmenten ajan, se sisältää vain noin 20 prosenttia kaikista hankintailmoituksista. Se toimiikin ensisijaisesti arkistona julkaistuille ilmoituksille. Data-avaruusalusta puolestaan tarjoaa syväluotaavaa tietoa yhdenmukaistamalla tietoja ja parantamalla niiden saatavuutta. Alustan valinnaiset sähköiset lomakkeet ovat yksinkertaisia ja kevyitä. Ne on suunniteltu sopimaan sekä kansallisiin että koko EU:n tasoisiin hankintailmoituksiin, joten ne sopivat joustavasti erilaisiin hankintamenettelyihin.
Vaikka TED-tietokanta pysyy jatkossakin luotettavana hankintatiedon lähteenä, data-avaruus tarjoaa kokonaisvaltaisemman näkymän. Sen avulla voi analysoida trendejä ja saada tietoa ilman monimutkaisten maakohtaisten tietokaavioiden tulkitsemista.
Mercell edistää älykkäitä julkisia hankintoja
Mercell on yksi julkisten hankintojen johtavista kaupallisista palveluntarjoajista Euroopassa, joten meillä on ollut tilaisuus antaa palautetta EU:n julkisten hankintojen data-avaruusaloitteesta. Uusi alusta tarjoaa arvokasta tietoa Euroopan julkisista menoista ja hankintamalleista sekä niiden kehityksestä. Kokoamalla tiedot yhteen data-avaruus auttaa sujuvoittamaan hankintaprosesseja sekä tilaajien että toimittajien näkökulmasta. Tämä uudistus tuleekin oikeaan aikaan Euroopan hankintalainsäädännön muutoksia silmällä pitäen.
Toimittajille: Tärkeitä tietoja uusien mahdollisuuksien tueksi
Mercell on ollut analysointiratkaisujen eturintamassa jo yli vuosikymmenen ajan, ja olemme jatkuvasti kehittäneet tarjontaamme vastaamaan julkisen sektorin tarpeita. Siinä missä julkisten hankintojen data-avaruus tarjoaa kattavan kuvan hankintatiedoista, Mercellin sopimuskohtaiset tiedot ja reaaliaikainen markkina-analytiikka sukeltavat vieläkin syvemmälle. Runsaan markkinadatamme avulla toimittajat voivat kehittää myyntistrategioitaan ja parantaa päätöksentekoaan ottamalla huomioon historialliset hankintatiedot, kysyntäennusteet ja yksityiskohtaiset markkina-analyysit.
Hyödynnämme myös tekoälyratkaisuja, jotka helpottavat hankintatietojen navigointia. Tekoälypohjaiset työkalumme voivat esimerkiksi laatia selkeän yhteenvedon tarjouspyynnöstä, jolloin voit nopeasti ymmärtää hankinnan keskeiset vaatimukset. Lisäksi tekoälypohjainen ratkaisumme tarjoaa toimittajien liiketoimintaprofiiliin sovitettuja tarjouspyyntöjä, mikä parantaa koko hankintaprosessin sujuvuutta ja tehokkuutta.
Tilaajille: Tietoon perustuviin päätöksiin voi luottaa
Julkisissa hankinnoissa markkinatrendit, vertailuanalyysit ja yleiset kilpailutustiedot antavat arvokasta tietoa, mutta Mercellin tarjoamat yksityiskohtaiset tiedot ovat todellinen kultakaivos. Tarkat tiedot ovat hyödyllinen lisä tilaajan työkalupakkiin ja tarjoavat syvempää tietoa strategisen päätöksenteon tueksi.
Mercell tarjoaa edistyneitä analysointityökaluja, jotka auttavat soveltamaan kilpailutus-, sopimus- ja laskutietosi käytäntöön. Ratkaisumme on saumattomasti integroitavissa johtaviin alustoihin, mikä auttaa sinua yksinkertaistamaan hankintaprosessiasi ja säilyttämään selkeän kuvan siitä, mihin budjettisi kuluu.
Halusitpa seurata sopimusten toteutumista tai etsiä kustannussäästöjä, Mercellin työkalut tarjoavat sinulle tarvittavat tiedot julkisten kulujen tehokkaaseen hallintaan.
Kohti Euroopan julkisten hankintojen tulevaisuutta
Julkisten hankintojen data-avaruus on merkittävä virstanpylväs Euroopan julkisissa hankinnoissa, ja se tarjoaa yhteisen alustan hankintakäytäntöjen kehittämiseksi koko EU:ssa. Data-avaruuden kapasiteettia ja kattavuutta aiotaan laajentaa entisestään, ja hanke tulee epäilemättä olemaan keskeinen osa julkisten hankintojen tulevaisuutta. Sidosryhmät, mukaan lukien Mercellin kaltaiset palveluntarjoajat, haluavat osaltaan olla mukana tukemassa ja käyttämässä tätä kehittyvää ekosysteemiä, joka parantaa julkisen hankintaympäristön yhdenvertaisuutta ja läpinäkyvyyttä.