Sujuvampi kilpailutus: Toistuvasta työstä kohti strategista hankintaa
Julkisten hankintojen parissa työskentelevät tekevät päätöksiä, joilla on pitkäaikaisia vaikutuksia, usein tiukan aikapaineen alla. Tarjouskilpailun valmistelussa luodaan perusta kaikelle, mitä sen jälkeen seuraa, saatujen tarjousten laadusta aina toimittajasuhteisiin ja vuosia hallinnoitaviin sopimuksiin asti.
Samalla tarjouskilpailun valmistelu on yksi hankintaprosessin aikaa vievimmistä vaiheista. Manuaaliset ja toistuvat tehtävät voivat viedä huomion työkalujen käyttöön ja hallinnollisten tehtävien hoitamiseen, jolloin itse hankintaan keskittymiselle jää vähemmän aikaa.
Tästä syntyy selkeä ristiriita: vaihe, joka vaatii eniten strategista ajattelua, on usein juuri se vaihe, jossa hankinta-ammattilaisilla on siihen vähiten aikaa.
Mercellin Product Director Tuuli Martikainen kuvasi tätä haastetta Mercell Connect Norway -tapahtumassa:
Työn kannalta merkityksellisin hetki on samalla se hetki, jolloin hankinta-ammattilaisilla on vähiten aikaa strategiseen ajatteluun, koska työkalut ohjaavat huomion muihin tehtäviin.”
Mitä tarjouskilpailun luomisen sujuvoittaminen tarkoittaa
Tarjouskilpailun luomisen sujuvoittamisessa on kyse tarpeettoman monimutkaisuuden poistamisesta prosessista.
Se auttaa hankinta-ammattilaisia hyödyntämään aiemmin tehtyä työtä uudelleen, säilyttämään kokonaiskuvan tarjouskilpailun edetessä ja tekemään muutoksia menettämättä jo valmiiksi tehtyä työtä.
Hyötyä ei mitata vain vähäisempinä näyttöinä tai klikkauksina. Arvo syntyy myös siitä, että hankinta-ammattilaiset voivat suunnata enemmän huomiota itse hankintaan. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sen arviointia, onko sisältö tarkoituksenmukaista kyseiseen hankintaan, miten eri osat toimivat yhdessä ja miltä tarjouskilpailu näyttäytyy toimittajille.
Sujuvoittamisen tarkoituksena on tukea ammatillista harkintaa, ei korvata sitä. Hankinta-ammattilaiset vastaavat edelleen siitä, mitä tarjouskilpailuun sisällytetään, mitä täytyy mukauttaa ja milloin tarjouskilpailu on valmis julkaistavaksi.
Sujuvampi tarjouskilpailun luominen osaksi Mercell Tendering -ratkaisua
Mercell soveltaa näitä periaatteita Mercell Tendering -ratkaisun uudessa tarjouskilpailun luomisen työnkulussa.
Uusi käyttökokemus kokoaa tarjouskilpailun luomisen keskeiset vaiheet aiempaa yhtenäisemmäksi kokonaisuudeksi. Sen tavoitteena on helpottaa aiemmin tehdyn työn hyödyntämistä uudelleen, tarjota selkeämpi kokonaiskuva tarjouskilpailusta ja antaa hankinta-ammattilaisille mahdollisuus muokata tärkeitä valintoja ennen julkaisua.
Hyödynnä aiemmin tehtyä työtä
Uutta tarjouskilpailua ei aina tarvitse aloittaa tyhjältä pohjalta. Hankinta-ammattilainen voi valita organisaation mallipohjan tai kopioida aiemman tarjouskilpailun suoraan luomisnäkymästä.
Ennen lähtökohdan valintaa käyttäjä voi esikatsella, mitä mallipohja tai aiempi tarjouskilpailu sisältää, mukaan lukien siihen liittyvät asiakirjat. Tämän jälkeen perustiedot voidaan esitäyttää valitun mallipohjan tai organisaation asetusten perusteella.
Näin olemassa olevan materiaalin etsimiseen ja uudelleen luomiseen kuluu vähemmän aikaa. Hankinta-ammattilainen päättää edelleen itse, mikä sisältö on uuden hankinnan kannalta relevanttia ja mitä on mukautettava.
Hallitse tarjouskilpailua yhtenä kokonaisuutena
Tarjouskilpailun luominen ja hallinta voi edellyttää siirtymistä eri näkymien välillä, kun hankinta-ammattilainen tarkistaa asiakirjoja, toimittajille näkyviä tietoja ja hankintamenettelyyn liittyviä tapahtumia.
Mercell Tendering kokoaa rakenteisen asiakirjan, toimittajanäkymän esikatselun, kysymykset ja vastaukset, tarjoukset sekä julkaisut yhdeksi yhtenäiseksi työnkuluksi.
Näin hankinta-ammattilaisen on helpompi seurata tarjouskilpailun etenemistä ja tarkistaa ennen julkaisua, miltä se näyttää toimittajille.
Tee muutoksia ilman, että tarjouskilpailua tarvitsee luoda uudelleen
Tarjouskilpailun vaatimukset voivat muuttua valmistelun aikana. Hankinta-ammattilaisen voi esimerkiksi olla tarpeen vaihtaa hankintamenettelyä tai lisätä hankintaan osa sen jälkeen, kun valmistelu on jo aloitettu.
Sujuvampi luomisprosessi on suunniteltu niin, että keskeisiä valintoja voi muokata julkaisuun asti. Näin hankinta-ammattilainen voi reagoida muuttuviin tarpeisiin ilman, että jo tehty työ täytyy hylätä ja tarjouskilpailu aloittaa alusta.
Enemmän aikaa ammatilliselle harkinnalle
Onnistunut tarjouskilpailun valmistelu perustuu hankinta-ammattilaisen asiantuntemukseen. Kun toistuvaa työtä vähennetään ja prosessia on helpompi hallita, Mercell Tendering antaa enemmän aikaa keskittyä tarjouskilpailun laatuun ja sillä tavoiteltaviin lopputuloksiin.
Sujuvamman tarjouskilpailun luomisen käyttökokemus on suunniteltu varhaisten käyttäjien käyttöön vuoden 2026 kolmannella neljänneksellä. Laajempi käyttöönotto etenee tämän jälkeen loppuvuoden aikana.
Katso, miten sujuvampi tarjouskilpailun luominen toimii käytännössä
Katso Tuuli Martikaisen koko esitys Mercell Connect Norway -tapahtumasta. Saat lisää tietoa sujuvamman tarjouskilpailun luomisen taustalla olevasta ajattelusta ja näet uuden Mercell Tendering -käyttökokemuksen käytännössä.