Yhteistyöllä voittoon: Tarjoustiimien merkitys julkisella sektorilla

Julkisen sektorin toimittajana olet todennäköisesti törmännyt tarjoustiimin käsitteeseen. Mutta mikä tarjoustiimi tarkalleen ottaen on, ja kannattaako organisaatiosi harkita sellaisen perustamista? Pyysimme Mercellin Daniel Simonssonia kertomaan tarjoustiimien hyödyistä julkisella sektorilla 30 vuoden kokemuksensa pohjalta.

Daniel kertoo, miten erillinen tarjoustiimi voi parantaa yrityksen tarjousstrategiaa ja miten voit tietää, onko tarjoustiimin perustaminen organisaatiollesi sopiva vaihtoehto. Saat myös vinkkejä parhaan mahdollisen tarjoustiimin kokoamiseen.

 

Tämän artikkelin aiheet

• Julkiselle ja yksityiselle sektorille tarjoamisen erot

• Miksi julkiselle sektorille tarjoaminen kannattaa?

• Miten aloittaa tarjoaminen julkisella sektorilla?

• Tarjoustiimin kolme keskeisintä hyötyä

• Selkeän roolijaon merkitys tarjoustiimissä

• Näin kokoat voittoisan tiimin

• Tarjoustiimi on menestyksen salaisuus

• Ole tarkkana yksityiskohdissa

• Danielin asiantuntijavinkki: aloita hyvissä ajoin ja ole aktiivinen

• Onko tarjoustiimi tarpeellinen pk-yrityksessä?

• Mercell toimittajille 

 

Julkiselle ja yksityiselle sektorille tarjoamisen erot

Julkisen ja yksityisen sektorin tarjouskilpailuissa on merkittäviä eroja. Julkisella sektorilla mukana on enemmän sääntöjä, ja ne ovat lisäksi tiukempia. ”Yksityisellä sektorilla on mahdollista keskustella tilaajan kanssa puhelimitse tai sähköpostitse. Julkisella sektorilla se ei onnistu”, Daniel sanoo.

Julkisella sektorilla on paljon erilaisia hankintaa koskevia säädöksiä. Pienikin virhe voi kaataa koko tarjouksen. ”Unohtuiko tarjouksestasi tärkeä liite? Yksityisellä sektorilla voisit vain lähettää liitteen sähköpostilla pahoittelujen kera. Tarjouksen jättäminen pari minuuttia määräajan jälkeen ei yleensä myöskään ole mikään ongelma. Julkisella sektorilla liitteen unohtaminen tai pienikin myöhästyminen voi puolestaan tarkoittaa, että tarjoustasi ei käsitellä lainkaan”, Daniel kertoo.

Nykyään kaikki tarjoukset toimitetaan sähköisesti. Tarjousten hallintajärjestelmät, esimerkiksi Mercellin ratkaisu, opastavat sinut koko prosessin läpi, jotta kaikki olennaiset tehtävät tulevat tehdyksi. ”Järjestelmä esimerkiksi varoittaa, jos vahingossa unohdat täyttää pakollisen kohdan. Näin et hukkaa tilaisuuttasi pikkuvirheen vuoksi”, Daniel selittää.

 

Miksi julkiselle sektorille tarjoaminen kannattaa?

Liiketoiminta julkisella sektorilla voi olla erittäin kannattavaa ja vakaata. EU:n alueella julkisten hankintojen arvoksi on arvioitu noin 2 biljoonaa euroa. ”Julkisyhteisöt eivät mene konkurssiin. Tämä tekee julkisesta sektorista erittäin vakaan ja tuottoisan liiketoimintaympäristön. Tarjouskilpailun voittaminen julkisella sektorilla voi siis taata pitkäaikaisen tulonlähteen”, Daniel vinkkaa.

Julkisella sektorilla kaikki asiakirjat ovat julkisia eli käytettävissäsi. ”Teoriassa voit siis pyytää kilpailevien toimittajien jättämiä tarjouksia nähtäväksesi. Yksityisellä sektorilla kilpailijoiden tarjouksiin tutustuminen on käytännössä mahdotonta.”

 

Miten aloittaa tarjoaminen julkisella sektorilla?

Julkisella sektorilla on selvästikin kosolti kiinnostavia liiketoimintamahdollisuuksia. Julkishallinto ja julkiset laitokset hankkivat jatkuvasti uusia tuotteita ja palveluita. Tarjouskilpailuja on siis loputtomasti, ja niiden voittaminen voi taata pitkäaikaisia ja luotettavia tulonlähteitä. Sopimusten voittaminen vaatii kuitenkin vaivannäköä, joten on järkevää ottaa kaikki keinot käyttöön. Sen sijaan, että kirjoittaisit tarjouksen yksin paineen alla, perusta yritykseesi erillinen tarjoustiimi.

Tarjoustiimiin kuuluu yleensä 3–6 jäsentä, jotka voivat olla organisaatiosi työntekijöitä tai ulkopuolisia asiantuntijoita. Toimiva tarjoustiimi on ratkaisevassa osassa tarjouskilpailun voittamisessa. Tiimityöskentely paitsi parantaa tarjoustesi laatua myös mahdollistaa osallistumisen useisiin tarjouskilpailuihin samanaikaisesti. ”Työn laatu ja tehokkuus paranevat, kun työtaakka jaetaan niin, että kukin tiimiläinen voi keskittyä omaan osaansa tarjouksesta”, Daniel sanoo.

 

Tarjoustiimin kolme keskeisintä hyötyä

Yhden tarjouksen laatiminen vie keskimäärin yli 30 tuntia.[1] [2]  Erillisen tarjoustiimin avulla voit voittaa jopa 51 prosenttia tarjouskilpailuista.[3] [4] [5]  Tarjoustiimi tarjoaa myös muita etuja:

1. Resurssien käytön optimointi

Kun tiimissä on mukana juuri oikeaa asiantuntemusta, tarjousprosessi etenee sujuvasti. Tämä puolestaan takaa, että resursseja käytetään tehokkaasti ja tarjous pysyy aikataulussa.

2. Riskien pieneneminen

Asiantuntemuksen ja ennakoivan työtavan ansiosta mahdolliset riskit on helpompi tunnistaa ajoissa. Voittomahdollisuutesi paranevat, kun tiedät tarkalleen, mihin olet ryhtymässä.

3. Tarjousten laadun paraneminen

Hyvin organisoidun tarjoustiimin avulla varmistat laadukkaat ja vaatimustenmukaiset tarjoukset, jotka osaltaan vahvistavat yrityksesi imagoa.

Selkeän roolijaon merkitys tarjoustiimissä

Tarjoustiimin kokoonpano vaikuttaa suoraan sen tehokkuuteen. Mercellin tarjousjärjestelmän kaltaisissa tarjousten hallintaratkaisuissa voit hallinnoida tiimisi jäseniä ja myöntää heille tarvittavat oikeudet tarjousten työstämiseen. Selkeästi määritellyt roolit ja hyvin organisoitu rakenne takaavat sujuvan viestinnän ja selkeät vastuualueet, mikä puolestaan parantaa tiimin kykyä laatia voittajatarjous. ”Mercellin ratkaisu tarjoaa mahdollisuuden hallinnoida tiimiä ja myöntää tiimiläisille erilaisia käyttöoikeuksia alustallamme”, Daniel tiivistää.

Näin kokoat voittoisan tiimin

Miltä tarjoustiimi sitten näyttää? Danielin mukaan tarjoustiimissä tulisi olla vähintään tarjouspäällikkö, lainopillinen neuvonantaja ja tarjousten hyväksymisestä vastaava päällikkö.

1. Tarjouspäällikkö

Tarjoustiimin perustamiseen tarvitaan tietenkin projektin omistaja eli tarjouspäällikkö. Tarjouspäällikkö vastaa muun muassa tilaajan ja yrityksesi välisestä vuoropuhelusta ja siitä, että tarjous toimitetaan ajallaan. ”Muut tiimin jäsenet voivat auttaa varsinaisen sisällön kirjoittamisessa tai vaatimuskohtien täyttämisessä”, Daniel kertoo. ”Tarjouspäällikkö sen sijaan vastaa tarjousprosessin yleisestä toteutuksesta.”

2. Lainopillinen neuvonantaja

Hyvässä tarjoustiimissä on lisäksi joku, jolla on juridista asiantuntemusta. ”Tiettyjen asioiden uudelleen neuvotteleminen sopimuksessa voi olla mutkikasta. Lainopillisen neuvonantajan avulla voit varmistaa, että sopimus on hallittavissa ja kaikki riskit on tunnistettu ajoissa”, Daniel sanoo.

3. Tarjousten hyväksymisestä vastaava päällikkö

”Tiimissä on hyvä olla joku, joka osaa tunnistaa ja pienentää sopimukseen sisältyviä riskejä”, Daniel muistuttaa. ”Pienemmissä organisaatioissa tämä henkilö voi olla toimitusjohtaja tai talousvastaava. Hän kantaa vastuun tarjotusta hinnasta ja selvittää sopimukseen sisältyvät riskit. Näin et tule allekirjoittaneeksi sopimusta, joka altistaa yrityksesi rajattomille riskeille.”

4. Tarjouksen laatija

Viimeisenä muttei suinkaan vähäisimpänä tarjoustiimisi tarvitsee jonkun, joka osaa kirjoittaa vetävästi ja tiiviisti ja tuntee organisaatiosi vahvuudet. Hänen tehtävänsä on muotoilla tarjous, joka ei ainoastaan täytä vaatimuksia, vaan lisäksi saa organisaatiosi erottumaan joukosta. Tarjouksen kirjoittajan on osattava korostaa organisaatiosi arvoa ja laatia kiinnostava ja selkeä viesti, joka houkuttelee liiketoimintakumppaneita. [6] [7] [8] [9]

Menestys on tiimityötä, ja tarjoustiimi on tässä avainasemassa

Tarjoustiimin suurin vahvuus piilee yhteistyössä. Tätä edistävät vahva johtajuus, hyvä viestintä sekä selkeästi määritellyt roolit ja vastuut. Mercellin ratkaisun tarjoamat viestintä- ja yhteistyöominaisuudet varmistavat, että koko tiimi on jatkuvasti ajan tasalla ja että tarjousprosessi etenee sujuvasti ja tehokkaasti. Tämä takaa parhaat mahdollisuudet menestykseen.

”Yhteistyö sujuu paljon helpommin Mercellin tarjousjärjestelmän kaltaisella alustalla, jossa esimerkiksi eri tarjousversioita ei tarvitse lähetellä edestakaisin. Jos kaikki tarvittavat tiedot ja asiakirjat ovat hajallaan eri paikoissa, lopullisen tarjouksen kasaaminen lähettämistä varten voi olla todella monimutkaista. Onkin parempi, että kaikki tarjouksen osat ovat saatavilla yhdellä ja samalla alustalla, jonka kautta tarjous myös lähetetään”, Daniel selittää.

 

Ole tarkkana yksityiskohdissa

Entä mikä on tärkein syy perustaa tarjoustiimi? Tarjoustiimin ansiosta vastuu jakautuu useammalle henkilölle. Käytössäsi on kokonainen asiantuntijatiimi varmistamassa, että tarjous on huippuluokkaa. Silloin voit keskittyä siihen, että kaikki yksityiskohdat menevät oikein.

 ”Vaikka tarjouksesi näyttäisi kuinka hienolta, sinut saatetaan sulkea ulos koko tarjousprosessista, jos tarjouksen tärkeimmät yksityiskohdat eivät ole oikein. On erittäin turhauttavaa myös tilaajalle, mikäli muuten lupaava tarjous täytyy hylätä turhan virheen vuoksi”, Daniel huomauttaa.

”Pikkuvirheet on helpompi välttää, jos mukana on tarjoustiimi. Se on eduksi sekä toimittajalle että tilaajalle. Toimittajan osalta tarjoustiimin käyttäminen johtaa parempiin tarjouksiin, mikä lisää tarjouskilpailun voittamisen todennäköisyyttä. Tilaaja puolestaan saa laadukkaan tarjouksen, eikä hänen tarvitse diskata toimittajaa pikkuvirheiden vuoksi.”

 

Danielin asiantuntijavinkki: aloita hyvissä ajoin ja ole aktiivinen

Yksi toimittajien yleisimmistä virheistä on, että tarjouksen kirjoittaminen aloitetaan liian myöhään. ”Olemme huomanneet, että monet toimittajat jättävät tarjouksensa vain pari tuntia tai jopa muutamaa minuuttia ennen määräaikaa”, Daniel kertoo. ”Tarjouksen kirjoittaminen kannattaa aloittaa hyvissä ajoin. Näin sinulle jää aikaa tarjouksen tarkistamiseen ja tarvittavan asiantuntija-avun pyytämiseen.”

Tilaisuuksia kannattaa myös etsiä aktiivisesti sen sijaan, että vain odottaisi niiden osumista kohdalle. ”Tässä Mercellin palvelut voivat olla avuksi. Hankintavahtipalvelumme ansiosta löydät uusia liiketoimintamahdollisuuksia helposti, kun taas suunnittelutyökalumme muistuttaa, kun nykyinen sopimus on päättymässä. Se on hyvä hetki ottaa yhteyttä tilaajan edustajiin ja vakuuttaa heidät siitä, että yritykselläsi on ratkaisu heidän tarpeisiinsa”, Daniel muistuttaa. Aktiivinen lähestymistapa voikin tuoda kilpailuetua tarjouskilpailussa ja antaa etumatkaa kilpailijoihisi.

 

Onko tarjoustiimi tarpeellinen pk-yrityksessä?

Danielin mukaan useimmat julkiselle sektorille toimittavat yritykset eivät ole erityisen suuria. Joissakin on vain vähän työntekijöitä, kenties yksi ainoa. Tämä herättää kysymyksen, onko tarjoustiimin kokoaminen edes vaivan arvoista. Lyhyesti sanottuna: kyllä on.

”Oman työn laatua voi parantaa usealla tavalla”, Daniel sanoo. Mercellin ratkaisun kaltainen tehokas tarjousten hallintajärjestelmä on tässä avainasemassa. Tärkeää on, että tarjous on vaatimusten mukainen ja useamman henkilön tarkistama. ”Suosittelen laatimaan tarkistusluettelon asioista, jotka tarjousprosessissa tulee suorittaa ennen tarjouksen lähettämistä. Perehdy tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten yksityiskohtiin. Varmista, että olet ymmärtänyt, mitä kaikkea tarjoukseen pitää sisällyttää”, Daniel neuvoo.

”Mercellin järjestelmässä tarjoustiimiin voi kutsua muitakin kuin oman organisaation jäseniä. Pk-yritys voi kutsua avuksi ulkopuolista apua, vaikkapa juridisen asiantuntijan tai jonkun, joka tarkistaa lopullisen tarjouksen kokonaisuudessaan. Voi myös olla hyvä ajatus tehdä yhteistyötä sellaisten henkilöiden kanssa, jotka tarjoavat uudenlaisen näkökulman tarjousprosessin eri osiin.”

 

Mercell toimittajille

Mercell tukee sinua ja tarjoustiimiäsi tarjousprosessin jokaisessa vaiheessa. Tarjoamme sujuvan yhteistyöalustan tarjoustiimillesi. Voit jakaa työt tiimiläisten kesken sekä määrittää tiimin jäsenille rooleja ja vastuualueita. Järjestelmä lähettää muistutuksia määräajoista, jotta tärkeimmät asiat eivät unohdu. Yhteydenpito tilaajan kanssa sujuu niin ikään vaivattomasti, minkä lisäksi kaikki nykyiset ja aikaisemmat asiakirjat ovat koottuna yhteen ja samaan paikkaan. Toisin sanoen järjestelmän avulla voit laatia erinomaisia tarjouksia ja parantaa mahdollisuuksiasi voittaa tarjouskilpailuja.