Mercell nostaa Kölnin–Bonnin lentoaseman hankintaprosessit uusiin korkeuksiin
Lue, kuinka Kölnin–Bonnin lentoasema modernisoi hankintansa Mercellin dynaamisella hankintajärjestelmällä (DPS) ja lyhensi hankintapäätösten läpimenoaikaa yli kahdesta kuukaudesta vain kolmeen viikkoon.
Näin Mercell uudisti Kölnin–Bonnin lentoaseman hankintaprosessit
Aiemmin paperisten asiakirjojen ja tehottomien prosessien kuormittama lentoasema hyötyy nyt saumattomista digitaalisista työnkuluista, paremmasta viestinnästä ja nopeammista hankinnoista.
Haaste
Kölnin–Bonnin lentoasema kärsi viivästyksistä monimutkaisen dokumentaation, tehottoman viestinnän ja vanhanaikaisten proesessien vuoksi. Käytössä olleista järjestelmistä puuttui tuki dynaamisille hankintajärjestelmille, mikä teki hankinnoista hitaita, virhealttiita ja vaikeasti hallittavia tiukan sääntelyn alaisella julkisella sektorilla.
Ratkaisu
Lentoasema otti käyttöön Mercellin ratkaisun, mikä mahdollisti hankintojen täyden digitalisoinnin dynaamisten hankintajärjestelmien avulla. Mercellin intuitiivinen ja saumaton alusta paransi yhteistyötä, sujuvoitti työnkulkuja ja poisti turhia välivaiheita. Maksuton tarjoajatuki ja moderni käyttöliittymä paransivat käytettävyyttä ja järjestelmän omaksumista.
Tulokset
Hankinnan läpimenoajat lyhenivät 70 %, ja hankintapäätökset tehdään nyt vain kolmessa viikossa aiemman yli kahden kuukauden sijaan. Osastojen välinen viestintä parani, tarjoajien tyytyväisyys kasvoi ja lentoasema saavutti paremman tehokkuuden, läpinäkyvyyden ja innovatiivisuuden kaikissa hankinnoissaan.
Kölnin–Bonnin lentoasema on yksi Saksan johtavista kaupallisista lentoasemista, jonka kautta kulkee vuosittain yli 10 miljoonaa matkustajaa ja 840 000 tonnia lentorahtia. Lentoasemalla on keskeinen rooli Nordrhein-Westfalenin logistiikassa: se on Saksan ainoa lentoasema, jossa kolmella suurella pikakuljetusyrityksellä – UPS:llä, FedExillä ja DHL:llä – on omat keskuksensa. Lentoasema on merkittävä taloudellinen vaikuttaja ja yksi alueensa suurimmista työnantajista. Alueella toimivissa 130 yrityksessä ja virastossa työskentelee noin 15 000 työntekijää, joista yli 1 800 on suoraan lentoasemayhtiön palveluksessa.
Keskeisenä logistiikkakeskuksena tehokkuus on lentoasemalle elintärkeää. Sen hankintaprosessit olivat kuitenkin vanhanaikaisia, hitaita ja vaikeasti hallittavia tiukan julkisen sektorin sääntelyn alaisuudessa.
Modernisointia vaativa suuri keskus
Ennen Mercelliä lentoaseman hankintoja hidastivat raskas dokumentaatio ja sääntelyn tuoma monimutkaisuus.
Erityisalojen hankintalain (SektVO) soveltaminen liikenteen alalla oli aikaavievää, mikä johtui erityisesti potentiaalisilta tarjoajilta vaadittujen asiakirjojen ja vakuutusten suuresta määrästä. Väärinkäsitykset ja huono tiedonkulku vaikeuttivat usein yhteistyötä eri osastojen välillä, ja PDF-tiedostojen lähettely edestakaisin oli sekavaa ja tehotonta.
Aiemmat järjestelmät eivät tarjonneet lentoasemalle käyttökelpoista toimintoa dynaamisten hankintajärjestelmien luomiseen ja hallinnointiin. Keskeisiä kriteerejä, joita vanhat järjestelmät eivät täyttäneet, olivat yhtenäinen prosessikuvaus ilman tiedonsiirron katkoksia sekä kyky luoda vaaditut ilmoitukset vaivattomasti. Tämä sai lentoaseman etsimään vaihtoehtoista ratkaisua.
Dynaamisen hankintajärjestelmän puute, tehoton viestintä ja turvautuminen PDF-tiedostoihin aiheuttivat viivästyksiä ja epäselvyyksiä. Hankintasyklit kestivät kuukausia heikentäen ketteryyttä kriittisten palveluiden hankinnassa.
Ratkaisu: Digitaalinen ja saumaton hankinta-alusta
Lentoasema halusi nykyaikaistaa prosessinsa ja valitsi Mercellin intuitiivisen ja täysin digitaalisen dynaamisen hankintajärjestelmän. Mercellin myötä hankinnat suoraviivaistuivat, viestinnän esteet poistuivat ja kaikki vaiheet – tarjousten hallinnasta vertailuun – muuttuivat nopeammiksi ja läpinäkyvämmiksi.
”Hankintaprosessiemme vieminen täysin digitaaliseen ympäristöön antaa meille vapauden keskittyä ydintehtäviimme ja tavoitteisiimme: laadukkaisiin hankintoihin ja innovaatioiden edistämiseen.”
70 % nopeammat hankinnat ja parantunut tehokkuus
Mercellin myötä hankintojen läpimenoajat lyhenivät huomattavasti. EU-hankintamenettelyt, jotka aiemmin kestivät 2–2,5 kuukautta, saatiin päätökseen vain kolmessa viikossa. Viestintä hankintatiimien ja eri osastojen välillä parani, ja tarjoajat kokivat järjestelmän erittäin käyttäjäystävälliseksi.
Ensimmäinen dynaamisen hankintajärjestelmän käyttöönotto henkilöstövuokraukseen osoittautui erittäin tehokkaaksi ja loi pohjan digitaalisten hankintojen laajentamiselle. Hankkeeseen osallistuneiden positiivinen palaute korostaa Mercellin digitaalisuutta painottavan lähestymistavan onnistumista.
”Mercell-alustan moderni ja intuitiivinen käyttökokemus on valtava harppaus eteenpäin aiempiin ratkaisuihin verrattuna.”
Käyttöönotto ja koulutus sujuivat erittäin vaivattomasti. Mercellin kokenut projekti- ja tukitiimi ymmärsi asiakkaan vaatimukset ja haasteet tarjoten käytännöllisiä ja innovatiivisia ratkaisuja.
Tulevaisuuden vaatimukset täyttävä hankintastrategia
Hyödyntämällä Mercellin innovatiivista hankintateknologiaa Kölnin–Bonnin lentoasema on nyt entistä tehokkaampi, ketterämpi ja valmiimpi vastaamaan tulevaisuuden tarpeisiin. Siirtyminen digitaalisiin hankintoihin on nostanut lentoaseman älykkäiden ja strategisten hankintojen edelläkävijäksi – säästäen aikaa, vähentäen kustannuksia ja edistäen innovaatioita.