Hantera risker i osäkra tider – därför är offentliga upphandlingar en säker hamn
I tider av ekonomisk volatilitet kan försäljning till den privata sektorn bli riskabel och oförutsägbar. Ekonomiska svackor, ändrade konsumtionsvanor och förändrad marknadsdynamik kan skapa osäkerhet för företag som förlitar sig på avtal med den privata sektorn. Det finns dock en sektor som tenderar att vara stabil: den offentliga sektorn.
Offentliga inköp erbjuder inte bara en stabil och pålitlig ström av affärsmöjligheter, för leverantörer fungerar de också som en strategisk sköld som minskar riskerna och bibehåller tillväxten under perioder av ekonomisk osäkerhet. I och med att offentliga avtal är strukturerade, långsiktiga och omfattas av tydliga regelverk erbjuds leverantörer en förutsägbarhet som ofta saknas i den privata sektorn. I den här artikeln fördjupar vi oss i hur offentliga upphandlingar kan minska de ekonomiska riskerna, vi beskriver bästa praxis för hur man hanterar risker under längre avtalsperioder och hur Mercell kan hjälpa leverantörer att ligga steget före, även när konjunkturen sviktar.
Så ger offentliga upphandlingar stabila intäkter
En anledning till att offentliga upphandlingar utgör en säker hamn i osäkra tider är att offentliga inköp görs löpande. Myndigheter och offentliga institutioner är ålagda att utföra sina uppgifter, oavsett ekonomiskt läge, vilket gör att upphandlingsprocesserna fortsätter och deras behov av varor och tjänster förblir stabilt.
Till skillnad från i den privata sektorn, där företagen kan skära ner på eller senarelägga projekt beroende på marknadsförändringar, måste offentliga verksamheter upprätthålla sin verksamhet. Denna stabilitet skapar en mer förutsägbar och pålitlig efterfrågan för leverantörerna, vilket skapar möjligheter till stabila intäkter. Offentliga upphandlingar styrs ofta av strikta regler och ramverk, vilket gör att avtalen ofta medför en hög säkerhet för leverantörerna, så länge kraven uppfylls.
Den offentliga sektorns stabilitet gör den attraktiv för leverantörer som vill minska de ekonomiska risker det innebär att vara beroende av den privata sektorn. Många offentliga avtal är dessutom långsiktiga. Det innebär att leverantörer kan säkra löpande affärer i flera år, vilket skapar en större säkerhet i ekonomiskt skakiga tider.
Bästa praxis för riskhantering av långsiktiga avtal
Långsiktiga avtal med offentliga aktörer ger bra och stabila intäkter, men som leverantör måste ni aktivt hantera de risker som är relaterade till avtalet för att skydda er verksamhet. Dessa avtal kan sträcka sig över flera år men på grund av regeländringar, det politiska klimatet och den operativa verkligheten kan villkoren ändras. Genom att införa proaktiva strategier kan ni minska risken för störningar, upprätthålla verksamheten och stärka ert rykte som pålitlig partner till den offentliga sektorn. Här beskrivs bra metoder som är utformade särskilt för leverantörer
Säkerställ regelefterlevnad och transparens
Att följa regler är en av de viktigaste faktorerna för en lyckad, långsiktig offentlig upphandling. Regler kan förändras under en flerårig avtalsperiod, och kraven kan bli mer strikta beroende på jurisdiktion eller nya policyer.
-
Håll er uppdaterade på upphandlingsregler, ESG-krav och rapporteringsstandarder.
-
Utforma interna processer så att ni tidigt upptäcker regelbrott, inklusive revisioner och checklistor för dokumentation.
-
Använd digitala plattformar för att säkerställa att ni under varje steg i processen följer reglerna.
Bredda er portfölj
Om man förlitar sig på en inköpare, ett avtal eller ett geografiskt område löper man en stor risk om finansieringen skärs ner eller de politiska prioriteringarna eller projektets omfattning förändras. En bredare avtalsbas ökar den finansiella säkerheten.
-
Sikta på en blandning av avtalstyper: ramavtal, återkommande tjänster och projektbaserat arbete.
-
Rikta er till flera offentliga myndigheter, kommuner och sektorer.
-
Överväg att delta i gemensamma anbud eller underentreprenader för att få exponering och minska de enskilda riskerna.
-
Använd marknadsdata för att samla kunskap och identifiera outnyttjade sektorer eller underrepresenterade regioner där ert erbjudande kan passa bra.
Sätt upp tydliga villkor
Ett riskhanterat avtal ska ha villkor som är väldefinierade och ömsesidigt överenskomna. Detta säkerställer att både ni och avtalsparten är överens – och skyddade – om det sker oväntade förändringar.
-
Utforma servicenivåavtal (SLA), KPI:er och milstolpar som kan mätas.
-
Inkludera klausuler för omförhandling i händelse av makroekonomiska störningar, force majeure-händelser eller oförutsedda regeländringar.
-
Se till att faktureringsplaner och betalningsvillkor uppfyller behovet av kassaflöde under projektets livscykel.
-
Anlita juridisk hjälp för att validera att avtal är hållbara innan de undertecknas, i synnerhet vid fleråriga ramavtal.
Bygg upp starka relationer
Det hänger ofta på relationer, och inte bara priset, om man långsiktigt ska lyckas med offentliga upphandlingar. Förtroende, konsekvens och kommunikation med offentliga inköpare är viktigt för att minska riskerna.
-
Upprätthåll en dialog – inte bara under upphandlingen utan under avtalets genomförande.
-
Planera in regelbundna uppföljningar med avtalsparter så att problem kan åtgärdas innan de eskalerar.
-
Var transparent om de risker ni förutser och föreslå lösningar proaktivt.
-
Starka partnerskap kan leda till utvidgade avtal, bättre värderingar och tidigare kännedom om kommande möjligheter.
Därför vill offentliga inköpare ha betrodda leverantörer på osäkra marknader
Under konjunkturnedgångar är offentliga inköpare mer pressade att hantera skattebetalarnas pengar mer förnuftigt och effektivt. När det råder osäkerhet prioriterar inköpare pålitlighet och trovärdighet, vilket gör det ännu viktigare för leverantörer att bevisa sitt värde.
Offentliga inköp blir ofta granskade och om avtalskrav inte uppfylls kan det orsaka renomméskador, förseningar och ytterligare kostnader. Detta leder till att offentliga inköpare vill ha leverantörer som kan belägga att de kan leverera det de åtagit sig, även på en osäker marknad.
För att säkra kontrakt under sådana utmanande tider måste leverantörer:
-
Uppvisa stabilitet: Offentliga inköpare vill ha leverantörer som är ekonomiskt stabila och har förmåga att leverera konsekvent.
-
Uppvisa pålitlighet: Det är viktigt att leverera högkvalitativa produkter och tjänster i tid för att bibehålla långsiktiga avtal.
-
Påvisa regelefterlevnad: Leverantörer som kan visa att de uppfyller bestämmelser, hållbarhetskrav och andra standarder har större chans att vinna offentliga upphandlingar.
Ju mer ni positionerar ert företag som pålitligt och att ni följer regler, desto troligare kan ni säkra kontrakt i osäkra tider.
Mercell hjälper leverantörer att ligga steget före, även när ekonomin är svag
Det kan vara en utmaning att navigera bland offentliga upphandlingar när ekonomin är volatil, men Mercell erbjuder en lösning som hjälper leverantörer att ligga steget före. Mercell erbjuder en integrerad plattform som hjälper leverantörer genom hela anbudsprocessen, från att hitta relevanta upphandlingar till att hantera avtal och säkerställa regelefterlevnaden.
Så här kan Mercell hjälpa leverantörer:
-
Smidig sökning på upphandlingar: Med realtidsaviseringar och avancerade sökfilter gör Mercell det enkelt att hitta offentliga upphandlingar som matchar ett företags affärsprofil, vilket sparar tid och minskar risken för att företaget ska gå miste om relevanta avtal.
-
Centraliserad anbudshantering: Mercell hjälper er att hantera hela upphandlingsprocessen från samma plattform, vilket gör det enklare att spåra deadlines, inskickade dokument och avtalsvillkor. Detta minskar risken för felaktigheter och uteblivna möjligheter under upphandlingsprocessen.
-
Förbättrade verktyg för regelefterlevnad: Att följa upphandlingsregler är avgörande för leverantörer, särskilt i osäkra tider. Mercell erbjuder kontroller för regelefterlevnad och säkerställer att ni håller er uppdaterade på de senaste lag- och regeländringarna.
-
Datadrivna kunskaper: Med Mercells AI-verktyg kan ni söka efter upphandlingar, matcha och bygga profiler så att ni kan fatta informerade beslut och optimera er strategi inför framtida upphandlingar.
Bästa praxis för offentliga upphandlingar: Agera proaktivt för ökad stabilitet
För leverantörer är det i ekonomiskt osäkra tider strategiskt att ha en proaktiv syn på offentliga upphandlingar i syfte att öka verksamhetens stabilitet. Proaktivitet innebär att planera framåt, förutse risker och vidta åtgärder för att motverka dem innan de blir verklighet. Med ett sådant arbetssätt kan företag optimera sina inköpsprocesser och nå framgångar på lång sikt.
En effektiv strategi är att tidigt kommunicera med potentiella leverantörer så att de får förhandsinformation om framtida behov. Detta främjar inte bara innovation, utan säkerställer också att leverantörer är redo att möta en kommande efterfrågan. I modellen Forward Commitment Procurement betonas exempelvis betydelsen av att formulera krav i resultatvillkor och att erbjuda ett köpåtagande. Detta uppmuntrar leverantörer att investera i utveckling av lämpliga lösningar.
Det är även viktigt att se till att urvalskriterierna är relevanta och proportionerliga till det som ska upphandlas. Överdrivet strikta eller irrelevanta krav kan oavsiktligt utesluta kvalificerade leverantörer, vilket försvagar konkurrensen och potentiellt ökar kostnaderna. Myndigheter rekommenderas att undvika att lägga onödiga bördor på anbudsgivarna genom att sätta upp kriterier som är överdrivna i förhållande till avtalets värde och risker.
Genom att använda proaktiva upphandlingsmetoder – exempelvis tidig marknadskommunikation, tydliga och proportionerliga urvalskriterier och framåtblickande upphandlingsmodeller – kan organisationer bygga upp mer hållbara leveranskedjor, främja innovation och få bättre valuta för pengarna.
Slutsats
Ekonomisk osäkerhet gör försäljning till den privata sektorn mer riskabel, men den offentliga sektorn fortsätter att erbjuda stabila upphandlingsmöjligheter. Genom att lämna anbud till offentliga aktörer kan leverantörer säkra långsiktiga avtal, minska riskerna och öka sin tillväxt även i osäkra tider.
Genom att följa bästa praxis för riskhantering, regelefterlevnad och positionera företaget som en pålitlig leverantör kan ni nå framgångar med offentliga upphandlingar. När ni har Mercell som stöd i ert arbete får ni de verktyg och kunskaper ni behöver för att ligga steget före konkurrenterna och utöka er verksamhet i den offentliga sektorn, oavsett ekonomiskt läge.