Hallitse riskejä epävarmoina aikoina – näistä syistä julkinen sektori tarjoaa turvaa
Taloudellisesti epävakaina aikoina myyminen yksityiselle sektorille voi olla riskialtista ja vaikeasti ennakoitavaa. Laskusuhdanteet sekä kysynnän ja markkinadynamiikan muutokset aiheuttavat epävarmuutta yrityksissä, joiden liiketoiminta rakentuu yksityisen sektorin sopimusten varaan. Yksi liiketoimintaympäristö pysyy kuitenkin yleensä vakaana: julkinen sektori.
Julkiset hankinnat tarjoavat luotettavia liiketoimintamahdollisuuksia, mikä takaa strategisen suojan toimittajille, jotka haluavat pienentää riskejä ja varmistaa kasvun myös taloudellisesti epävarmoina aikoina. Julkisen sektorin sopimusten selkeys, pitkäjänteisyys ja tiukat puitteet tarjoavat toimittajille ennakoitavuutta, jota yksityisellä sektorilla ei yleensä ole. Tässä artikkelissa kerromme, miten julkiset hankinnat voivat auttaa hillitsemään taloudellisia ja operatiivisia riskejä. Jaamme myös parhaat vinkkimme pitkäkestoisten sopimusten riskienhallintaan ja kerromme, miten Mercell voi auttaa toimittajia pysymään kilpailukykyisinä myös laskusuhdanteessa.
Näistä syistä julkiset hankinnat tarjoavat vakaan tulonlähteen
Julkisen sektorin hankintojen pitkäjänteisyys on keskeisin syy siihen, miksi julkiset hankinnat ovat turvallinen vaihtoehto myös epävarmoina aikoina. Julkishallinto ja julkiset laitokset ovat sitoutuneet täyttämään velvollisuutensa taloudellisista olosuhteista riippumatta. Tästä seuraa, että julkinen sektori tekee tavara-, palvelu- ja urakkahankintoja myös laskusuhdanteessa.
Siinä missä yksityisellä sektorilla yritykset voivat supistaa tai lykätä projekteja markkinoiden muutosten vuoksi, julkisen sektorin organisaatioiden on jatkuvasti ylläpidettävä toimintaansa ja palvelujaan. Tämän pitkäjänteisyyden ansiosta julkinen sektori on toimittajille ennakoitava ja luotettava tulonlähde. Julkisia hankintoja säätelevät tiukat määräykset, joten julkiset sopimukset ovat lisäksi turvallinen vaihtoehto toimittajille, jotka täyttävät julkisen sektorin vaatimukset.
Vakautensa ansiosta julkinen sektori onkin houkutteleva ympäristö toimittajille, jotka haluavat vähentää riippuvuuttaan yksityisen sektorin liiketoiminnasta. Monet julkiset sopimukset ovat lisäksi pitkäkestoisia, joten ne takaavat toimittajille liiketoimintaa vuosiksi eteenpäin. Tämä tarjoaa lisäsuojaa taloudellisesti epävarmoina aikoina.
Parhaat vinkit pitkien sopimusten riskienhallintaan
Julkisen sektorin pitkät ja vakaat sopimukset ovat houkutteleva tulonlähde, mutta toimittajan on panostettava myös aktiiviseen riskienhallintaan. Sopimukset saattavat olla usean vuoden pituisia, joten määräykset, poliittinen ilmapiiri ja liiketoimintaolosuhteet ehtivät usein muuttua sopimuskauden aikana. Ennakoivat strategiat voivat auttaa vähentämään häiriöitä, ylläpitämään yrityksesi toimituskykyä ja vahvistamaan mainettasi luotettavana julkisen sektorin yhteistyökumppanina. Seuraavaksi esittelemme muutamia hyviä vinkkejä, jotka on räätälöity erityisesti toimittajille.
Varmista vaatimustenmukaisuus ja läpinäkyvyys
Vaatimustenmukaisuuden ylläpitäminen on olennainen osa julkisen sektorin liiketoimintaa. Pitkän sopimuskauden aikana säännökset voivat muuttua ja vaatimukset tiukentua.
-
Pysy ajan tasalla hankintalainsäädännöstä, ESG-vaatimuksista ja raportointikäytänteistä.
-
Ota käyttöön sisäisiä prosesseja, kuten kirjausketjuja ja dokumentaation tarkistuspisteitä, joiden avulla vaatimusten vastaiset käytännöt voidaan havaita jo varhaisessa vaiheessa.
-
Hyödynnä digitaalisia alustoja varmistaaksesi, että tarjousprosessin jokainen vaihe on vaatimusten mukainen.
Hajauta liiketoimintaasi
Riippuvuus yhdestä tilaajasta, sopimuksesta tai alueesta altistaa yrityksesi merkittäville riskeille siinä tapauksessa, että rahoitusta leikataan, projekteja supistetaan tai poliittiset painopisteet muuttuvat. Sopimuspohjan laajentaminen parantaa taloudellista turvallisuutta.
-
Tavoittele erityyppisiä sopimuksia puitejärjestelyistä toistuviin palveluihin ja projektiluontoisiin tilauksiin.
-
Laajenna liiketoimintaasi usean julkisen tahon, kunnan ja sektorin alueelle.
-
Harkitse osallistumista yhteistarjouksiin tai alihankintamalleihin, sillä se voi parantaa näkyvyyttä ja pienentää riskejä.
-
Hyödynnä markkinatietoa tunnistaaksesi uusia mahdollisuuksia tai aliedustettuja alueita, jotka sopivat liiketoiminnallesi.
Aseta selkeät ehdot
Sopimusten riskienhallinnassa on olennaista, että ehdot on määritelty selkeästi ja että molemmat osapuolet ymmärtävät ne. Tällöin sekä tilaaja että toimittaja ovat samalla sivulla, jos prosessissa ilmenee yllätyksiä.
-
Määrittele palvelutasosopimukset, keskeiset tulosindikaattorit ja toimitusten välitavoitteet, jotta niitä voidaan mitata ja seurata.
-
Sisällytä sopimukseen uudelleenneuvotteluehdot makrotaloudellisten häiriöiden, ylivoimaisen esteen tai odottamattomien sääntelymuutosten varalta.
-
Varmista, että laskutusajat ja maksuehdot ovat linjassa kassavirran vaatimusten kanssa koko projektin elinkaaren ajan.
-
Tee yhteistyötä lainopillisten neuvonantajien kanssa ja varmista sopimuksen lainmukaisuus ennen allekirjoittamista, etenkin monivuotisissa sopimuksissa.
Panosta asiakassuhteisiin
Pitkän aikavälin menestys julkisissa hankinnoissa ei yleensä riipu pelkästään hinnoittelusta, vaan myös asiakassuhteista. Luottamus, pitkäjänteisyys ja hyvät viestintätaidot ovat tärkeitä ominaisuuksia hyvien asiakassuhteiden varmistamiseksi ja riskien hallitsemiseksi.
-
Jatkuva vuoropuhelu on tärkeää – ei pelkästään hankintaprosessin aikana vaan koko sopimuskauden ajan.
-
Säännölliset suorituskykyarvioinnit tilaajan kanssa auttavat havaitsemaan mahdolliset haasteet ennen niiden kärjistymistä.
-
Kerro avoimesti mahdollisista riskeistä ja ehdota ratkaisuja ennakoivasti.
-
Vahva yhteistyö voi johtaa jatkosopimuksiin, hyviin arviointeihin ja ennakkotietoon tulevaisuuden liiketoimintamahdollisuuksista.
Näistä syistä julkisen sektorin tilaajat kaipaavat luotettavia toimittajia epävarmoina aikoina
Laskusuhdanteessa julkisen sektorin tilaajiin kohdistuu tavallistakin suurempi paine varmistaa, että veronmaksajien rahoja käytetään tehokkaasti ja järkevästi. Epävarmoina aikoina tilaajat kaipaavatkin toimittajilta erityisesti luotettavuutta ja rehellisyyttä, joten toimittajien on entistäkin tärkeämpää esiintyä edukseen.
Julkiset hankinnat ovat usein julkisen tarkastelun kohteena, ja sopimuksen vaatimuksista poikkeaminen voi herkästi johtaa mainehaittaan, viivästyksiin ja lisäkustannuksiin. Tästä johtuen julkisen sektorin tilaajat suosivat toimittajia, jotka ovat todistetusti täyttäneet lupauksensa myös epävarmoilla markkinoilla.
Taloudellisesti haastavina aikoina julkisen sektorin tilaajat kaipaavat toimittajilta seuraavia ominaisuuksia:
-
Vakaus – Julkisen sektorin tilaajat suosivat toimittajia, jotka ovat taloudellisesti vakaita ja pystyvät sitoutumaan pitkäjänteiseen yhteistyöhön.
-
Luotettavuus – Laadukkaiden tuotteiden ja palveluiden toimittaminen ajallaan on kynnyskysymys pitkäaikaisten sopimusten solmimiseksi.
-
Vaatimustenmukaisuus – Toimittajat, jotka osoittavat noudattavansa sääntöjä, kestävän kehityksen vaatimuksia ja muita standardeja, menestyvät todennäköisemmin julkisen sektorin tarjouskilpailuissa.
Mitä luotettavammaksi ja vaatimustenmukaisemmaksi toimittajaksi profiloidut, sitä todennäköisemmin voitat sopimuksia myös epävarmoina aikoina.
Näin Mercell voi auttaa toimittajia pysymään kilpailukykyisinä myös laskusuhdanteessa
Menestyminen julkisella sektorilla voi olla haastavaa taloudellisesti epävakaina aikoina, mutta Mercellin ratkaisut auttavat toimittajia pysymään kilpailukykyisinä. Mercell tarjoaa integroidun alustan, joka tukee toimittajia koko hankinnan elinkaaren ajan – sopivien tarjouskilpailujen löytämisestä aina sopimusten hallintaan ja vaatimustenmukaisuuden varmistamiseen asti.
Mercellin ratkaisut toimittajille:
-
Mutkaton hankintavahti – Mercellin reaaliaikaiset hankintavahti-ilmoitukset ja edistyneet hakusuodattimet auttavat toimittajia löytämään liiketoimintaprofiilejaan vastaavia hankintamahdollisuuksia. Tämä säästää aikaa ja varmistaa, että yksikään tilaisuus ei mene sivu suun.
-
Keskitetty hankintojen hallinta – Mercellin ratkaisussa koko hankintaprosessi on hallittavissa yhdessä ja samassa paikassa, mikä auttaa seuraamaan tarjouksen määräaikoja ja sopimuksen ehtoja sekä helpottaa asiakirjojen lähettämistä. Tämä ehkäisee hankintaprosessin virheitä, jotta yksikään tilaisuus ei jää hyödyntämättä.
-
Parannetut vaatimustenmukaisuustyökalut – Toimittajien on äärimmäisen tärkeää noudattaa hankintasääntöjä, erityisesti epävarmoina aikoina. Mercellin ratkaisun vaatimustenmukaisuustarkastukset varmistavat, että pysyt ajan tasalla uusimmista laki- ja sääntelymuutoksista.
-
Dataan perustuvat oivallukset – Mercellin tekoälyavusteiset työkalut auttavat luomaan parempia hankintavahteja ja profiileja. Niiden avulla voit tehdä tietoon perustuvia päätöksiä ja parantaa strategiaasi tulevia tarjouskilpailuja varten.
Julkisten hankintojen parhaat käytännöt: Ennakointi parantaa liiketoiminnan vakautta
Taloudellisesti epävarmoina aikoina toimittajat voivat parantaa liiketoimintansa vakautta ottamalla käyttöön ennakoivan lähestymistavan julkisen sektorin hankintoihin. Ennakoivaan lähestymistapaan kuuluu etukäteissuunnittelua sekä riskien ennakointia ja hillitsemistä. Tämä lähestymistapa auttaa myös organisaatioita optimoimaan hankintaprosessejaan pitkällä aikavälillä.
Tilaajien kannattaa ottaa jo varhain yhteyttä potentiaalisiin toimittajiin ja antaa heille etukäteen tietoa tulevista tarpeista. Tämä paitsi edistää innovointia myös varmistaa, että markkinat ovat valmiita vastaamaan kysyntään. Esimerkiksi Forward Commitment Procurement -hankintamallin mukaan tilaajien tulee viestiä selkeästi hankintatarpeistaan ja vaatimuksistaan. Tämä kannustaa toimittajia kehittämään ratkaisuja, jotka vastaavat kysyntään.
Lisäksi on erittäin tärkeää varmistaa, että hankintavaatimukset ovat hankinnan kokoon nähden järkeviä ja oikein mitoitettuja. Liian tiukat tai epäolennaiset vaatimukset voivat estää päteviä toimittajia osallistumasta, mikä vähentää kilpailua ja voi nostaa hintoja. Tilaajatahojen kannattaakin välttää sopimuksen arvoon ja riskitasoon nähden liiallisia vaatimuksia.
Varhaisen markkinayhteydenpidon, selkeiden ja sopivien vaatimusten ja ennakoivien hankintamallien kaltaiset ennakoivat hankintakäytännöt auttavat organisaatioita luomaan kestäviä toimitusketjuja, edistämään innovointia ja saamaan parempaa vastinetta rahoilleen.
Yhteenveto
Taloudellinen epävarmuus tekee yksityiselle sektorille myymisestä riskialttiimpaa, mutta julkinen sektori tarjoaa edelleen tasaisia ja vakaita liiketoimintamahdollisuuksia. Osallistumalla julkisen sektorin tarjouskilpailuihin toimittajat voivat solmia pitkäaikaisia sopimuksia, pienentää riskejä ja kasvattaa liiketoimintaansa myös epävarmoina aikoina.
Hallitse riskejä oikein, panosta vaatimustenmukaisuuteen ja osoita olevasi luotettava toimittaja, niin voit menestyä julkisen sektorin hankinnoissa. Mercell tukee yritystäsi tarjoamalla tarvittavat työkalut ja tiedot kilpailukyvyn varmistamiseksi ja julkisen sektorin liiketoiminnan kasvattamiseksi myös taloudellisesti epävarmoina aikoina.