Puitejärjestelyistä suorahankintaan: Selkeä opas pk-yritysten sopimustyyppeihin

1. Avoin tarjouskilpailu

Jos olet jo osallistunut julkisen sektorin tarjouskilpailuihin, tämä hankintamenettely lienee sinulle tuttu. Avoimet tarjouskilpailut ovat julkisen sektorin yleisin hankintamenettely. Euroopan komission mukaan lähes 30 prosenttia julkisista hankinnoista toteutetaan avoimella tarjouskilpailulla. Tarjouksen voi jättää mikä tahansa toimittaja, joka täyttää vaatimukset. 

Avoimen tarjouskilpailun edut pk-yrityksille

Julkisella sektorilla aloitteleva pienyritys saattaa kokeilla siipiään juuri avoimissa tarjouskilpailuissa. Kuka tahansa voi tehdä tarjouksen, kunhan vaatimukset ja muut ehdot täyttyvät. Avoin tarjouskilpailu on siinä mielessä reilu hankintamenettely, että kaikilla on yhtäläiset mahdollisuudet osallistua ja menestyä. Tämä takaa myös terveen kilpailuasetelman, sillä se kannustaa tekemään tasokkaita tarjouksia ja tarjoamaan kilpailukykyistä hintaa ja innovatiivisia ratkaisuja. 

Avoimen tarjouskilpailun haittapuolet pk-yrityksille

Terveen kilpailun haittapuolena on, että kilpailuun osallistuu usein suuriakin organisaatioita. Niillä on usein paljon kokemusta tarjousten laatimisesta ja kosolti tietoa markkinoista. Oikeiden tietojen ja työkalujen avulla voit kuitenkin haastaa myös isommat toimijat. 

Avoin tarjouskilpailu on helposti lähestyttävä mutta aikaa vievä prosessi. Oikoteitä ei ole, vaan menettelyn jokainen vaihe on pakollinen. Suosittelemme kokoamaan erillisen tarjoustiimin tai palkkaamaan taitavan tarjouspäällikön, jonka päätehtävä on laatia mahdollisimman hyviä tarjouksia. 

Lisäksi avoimiin tarjouskilpailuihin liittyy jyrkkä oppimiskäyrä – etenkin, jos vasta aloitat toimintaa julkisella sektorilla. Ota selvää, mitkä tiedot ovat ehdottoman pakollisia ja mitkä vain hyödyllisiä, ja opettele laatimaan voittajatarjouksia. Kun olet oppinut laatimaan laadukkaita tarjouksia avoimiin tarjouskilpailuihin, muun tyyppiset hankintamenettelyt saattavat tuntua hieman helpommilta. 

 

2. Suorahankinta

Suorahankinnalla on monia nimityksiä, kuten neuvottelumenettely tai yhden tarjouksen menettely. Niillä on kuitenkin sama perusperiaate: tilaajataho ottaa suoraan yhteyttä tiettyyn toimittajaan. Sen sijaan, että tilaaja järjestäisi tarjouskilpailun usealle toimittajalle, tarjousta pyydetään vain yhdeltä ainoalta toimittajalta. Tilaaja voi käyttää suorahankintaa, jos sopimus on arvoltaan alle 20 000 euroa. Suorahankintaa käytetäänkin yleensä arvoltaan pienissä sopimuksissa, kun tarvittavaa palvelua tarjoaa vain yksi toimittaja tai kun tarve on kiireellinen.

 

Suorahankinnan edut pk-yrityksille

Toimittajan kannalta suorahankinta on nopea ja yksinkertainen tapa saada julkisen sektorin liiketoimintaa. Siihen liittyy kuitenkin muutamia sääntöjä prosessin reiluuden ja läpinäkyvyyden varmistamiseksi. 

Avoimeen tarjouskilpailuun verrattuna suorahankinta säästää paljon aikaa, myös toimittajalta. Koska tilaaja tietää jo valmiiksi, minkä toimittajan haluaa palkata, tarjouksen laatimiseen ja lähettämiseen ei tuhlaannu aikaa. Hankinnan laajuus ja sopimuksen ehdot on toki edelleen neuvoteltava, mutta toimittajana sinun ei tarvitse käydä läpi koko hankintaprosessia. 

Todennäköisesti sinulla on jo keskusteluyhteys tilaajaan, mikä helpottaa tarpeiden ja odotusten selvittämistä. Tämä säästää pk-yrityksiltä sekä aikaa että energiaa, joten voit keskittyä asiakassuhteen kehittämiseen tai muiden tarjoustesi parantamiseen. 

Suorahankinnan haittapuolet pk-yrityksille

Suorahankintaa voi käyttää vain alle 20 000 euron hankintoihin, joten se ei välttämättä ole houkutteleva vaihtoehto yrityksille, jotka tavoittelevat suurempia sopimuksia. 

Lisäksi suorahankinta edellyttää, että tunnet tilaajan tarpeet – ja syvällisen asiakassuhteen muodostaminen vaatii aikaa. Sinulla on useimmiten oltava jo ennestään yhteys tilaajaorganisaatioon, jotta tilaaja edes harkitsisi suorahankintaa yritykseltäsi. 

Yhteyden luominen onnistuu työskentelemällä organisaation kanssa erilaisissa ja erikokoisissa projekteissa. Voit myös hyödyntää verkostoasi ja kertoa muille yrityksille ja kollegoille toiveistasi ja vahvuuksistasi. Näin muut voivat suositella sinua ja yritystäsi suurille organisaatioille, joiden kanssa ovat tekemisissä. 

Verkoston kasvattaminen ja ylläpitäminen vaatii työtä, mutta luotettavan ja hyvän toimittajan maine parantaa mahdollisuuksiasi saada suorahankintatilauksia. 

 

3. Rajoitettu hankintamenettely

Rajoitetussa hankintamenettelyssä on vain kaksi vaihetta, ja tarjouskilpailuun kutsutaan vain valittuja toimittajia. Tämäntyyppistä tarjouskilpailua käytetään yleensä silloin, kun kilpailua on paljon ja tilaajat haluavat suppeamman kattauksen vaihtoehtoja. Rajoitettua tarjouskilpailua käytetään esimerkiksi IT-laitteiden, siivouspalveluiden ja kalusteiden hankinnoissa. 

Rajoitetun hankintamenettelyn edut pk-yrityksille

Haluatko päästä mukaan rajoitettuun hankintamenettelyyn? Vastaa tilaajaan hankintailmoitukseen ja toimita pyydetyt hankinta-asiakirjat. Jos hyvin käy, pääset toiseen vaiheeseen kilpailemaan vähintään viiden muun toimittajan kanssa. 

Jo tarjousta laatiessasi tiedät, että kilpailijoiden määrä on rajattu. Sinun on tietenkin erotuttava eduksesi, mutta voittomahdollisuutesi ovat paljon paremmat kuin avoimessa tarjouskilpailussa. 

Rajoitetun hankintamenettelyn haittapuolet pk-yrityksille

Rajattuun hankintamenettelyyn osallistuminen vie yhtä paljon aikaa ja energiaa kuin avoimeen tarjouskilpailuun osallistuminenkin. Se, pääsetkö toiseen vaiheeseen vai et, riippuu toimittamistasi hankinta-asiakirjoista. Toisessa vaiheessa joudut vielä kilpailemaan sopimuksesta vähintään viiden muun toimittajan kanssa, eli tämäkään menettely ei ole mikään läpihuutojuttu.

 

4. Puitejärjestely

Puitejärjestelyssä tilaaja tekee useiden toimittajien kanssa sopimuksen rajoitetuksi ajaksi – yleensä pariksi vuodeksi. Tänä aikana tilaaja jakaa kaikki puitesopimuksen mukaiset sopimukset ennalta valitun toimittajaryhmän kanssa. 

Puitejärjestelyn edut pk-yrityksille

Puitejärjestely koostuu yleensä kahdesta vaiheesta: 

1. ensimmäisessä haet mukaan puitejärjestelyyn 

2. toisessa teet tarjouksia puitejärjestelyn sopimuksista. 

Puitejärjestelyssä tarjousprosessi sujuu nopeammin kuin avoimissa tarjouskilpailuissa. Lisäksi kilpailua on paljon vähemmän. Toimittajien määrä on rajattu, joten sinulla on paremmat mahdollisuudet voittaa tarjouskilpailu. 

Puitejärjestelyn haittapuolet pk-yrityksille

Vaikka puitejärjestelyn tarjousprosessi on avoimeen tarjouskilpailuun verrattuna sujuvampi, ne ovat molemmat suunnilleen yhtä aikaa vieviä. Puitejärjestely koostuu lyhyemmistä vaiheista, mutta niiden kokonaiskesto vastaa avointa tarjouskilpailua. 

Puitejärjestely voi olla tehokas menettelytapa, mutta samalla se on melko joustamaton. Projektin laajuus ja hinnoittelu määritetään järjestelyn alussa, joten muutaman vuoden jälkeen ne eivät välttämättä enää vastaa senhetkisiä markkinaolosuhteita. Tämä voi aiheuttaa ongelmia erityisesti pienille yrityksille. 

 

5. Dynaamiset hankintajärjestelmät (DPS)

Dynaaminen hankintajärjestelmä (DPS) takaa joustavan hankintaprosessin. Avoimuutensa ansiosta se on suosittu menettelytapa suomalaisten, ruotsalaisten, norjalaisten ja alankomaalaisten tilaajien keskuudessa. Kuten puitejärjestelyssä myös dynaamisessa hankintajärjestelmässä sopimukset jaetaan rajatulle joukolle toimittajia. Toimittajien määrä ei kuitenkaan ole ennalta määrätty, vaan uudet toimittajat voivat liittyä hankintajärjestelmään koska tahansa. 

Dynaamisen hankintajärjestelmän edut pk-yrityksille

Toisin kuin puitejärjestely, jossa toimittajat ja sopimusehdot lyödään lukkoon heti alussa, dynaaminen hankintajärjestelmä mukautuu jatkuvasti markkinoiden kehitykseen. Uudet toimittajat voivat liittyä mukaan koska tahansa, joten toimittajien joukko päivittyy jatkuvasti. 

Järjestelmän avoimuus parantaa kilpailua ja varmistaa monipuolisen ja ajantasaisen toimittajakannan. Järjestelmään liityttyäsi tarjousprosessi sujuu nopeammin kuin avoimessa tarjouskilpailussa. Tästä syystä dynaaminen hankintajärjestelmä on helposti lähestyttävä hankintamenettely myös pk- ja startup-yrityksille. Hankintajärjestelmästä riippuen sopimuksissa on yleensä vähemmän kilpailijoita kuin avoimissa tarjouskilpailuissa, mikä parantaa menestymismahdollisuuksiasi. 

Dynaaminen hankintajärjestelmä on erityisen hyödyllinen nopeasti muuttuvilla toimialoilla, joilla markkinoille tulee jatkuvasti uusia teknologioita ja palveluntarjoajia. Tällaisia aloja ovat esimerkiksi IT, infrastruktuuri ja terveydenhuolto. 

Dynaamisen hankintajärjestelmän haittapuolet pk-yrityksille

Tämän hankintamenettelyn kääntöpuolena on, että dynaamiset hankintajärjestelmät eivät ole kaikkialla käytössä. Suomen kaltaisissa maissa hankintajärjestelmät ovat yleisiä, mutta muissa Euroopan maissa eivät niinkään.

Lisäksi dynaamisia hankintajärjestelmiä käytetään yleensä toistuviin hankintoihin. Tämä tarkoittaa, että kilpailtavien sopimusten valikoima voi olla suppea.

Mihin sopimustyyppeihin ja hankintamenettelyihin pk-yritysten kannattaa keskittyä?

Tietyt julkisen sektorin sopimustyypit sopivat pk-yrityksille paremmin kuin toiset. Esimerkiksi puitejärjestelyssä kilpailet pienemmän toimittajajoukon kanssa, mikä parantaa menestymismahdollisuuksiasi. Kunhan pääset mukaan järjestelyyn, itse tarjouskilpailu etenee nopeasti, joten voit keskittyä liiketoimintaasi. 

Myös suorahankinta on tutustumisen arvoinen vaihtoehto. Kilpailua ei juuri ole, mutta menettely perustuu luottamukseen. Tämä tarkoittaa, että ensin on luotava hyvät suhteet tilaajaan. 

Aloita siis yhteydenpito oman toimialasi tilaajaorganisaatioiden kanssa: tee tarjouksia, järjestä neuvotteluja, verkostoidu. Mitä paremmin tilaaja tuntee sinut ja yrityksesi, sitä todennäköisemmin saat hyviä liiketoimintamahdollisuuksia. 

 

Näin Mercell voi auttaa pk-yrityksiä saamaan julkisen sektorin sopimuksia

Julkinen sektori tarjoaa pk-yrityksille hyviä mahdollisuuksia kasvuun, mutta monet eivät silti uskalla kokeilla siipiään. Mistä tämä johtuu? Moni yritys kokee, että tarjousten tekeminen on liian monimutkaista ja aikaa vievää. Juuri tähän Mercell tarjoaa ratkaisun!

Olitpa sitten uusi tai jo kokenut tarjoaja, Mercell auttaa yritystäsi löytämään uusia liiketoimintamahdollisuuksia. Sujuvoitamme julkisia hankintaprosesseja, ja alustamme tukee tärkeimpiä sopimustyyppejä avoimista tarjouskilpailuista aina puitesopimuksiin asti. 

 

Kasvata liiketoimintaa hankintavahdin avulla: Julkisissa hankinnoissa oikea ajoitus on avainasemassa. Mercellin hankintavahdilla saat välittömästi tiedon sinulle sopivista liiketoimintamahdollisuuksista reaaliajassa. Tekoälyominaisuuksiemme avulla voit tiivistää monimutkaiset tarjousasiakirjat selkeiksi yhteenvedoiksi. Tämä säästää aikaa, joten voit keskittyä tekemään mahdollisimman hyviä tarjouksia mahdollisimman nopeasti. 

 

Pk-yrityksen tarpeiden mukaan räätälöidyt suositukset: Profiiliasi mukauttamalla saat yrityksellesi sopivat liiketoimintamahdollisuudet suoraan sähköpostiisi. Näin sinun ei tarvitse selata läpi loputtomasti epäolennaisia hankintailmoituksia. Säästät aikaa ja energiaa, ja voit keskittyä yrityksesi kannalta tärkeimpiin mahdollisuuksiin. 

 

Automatisoi tehtäviä ja prosesseja ja työskentele älykkäämmin: Luo, järjestä ja lähetä tarjous yhdestä ja samasta paikasta tarjouspalvelussamme. Säästä aikaa ja sujuvoita tarjousprosesseja tarjouksen valmistelusta lähettämiseen. Automaatio hoitaa toistuvat työvaiheet, joten ehdit osallistua useampiin tarjouskilpailuihin. 

 

Muokkaa myyntistrategiaasi luotettavan markkinatiedon perusteella: Markkinatietoanalyysimme tarjoavat arvokasta tietoa, jonka avulla voit seurata trendejä ja suunnitella tulevaa. Saat hyödyllistä tietoa markkinoiden kehityksestä, ja voit valjastaa tiedot liiketoimintasi kasvattamiseen.