Ziekenhuizen in de knoop door strenge regels voor inkoop
Ziekenhuizen houden maar met moeite het hoofd boven water. Zo draaien ze verlies door de gestegen energiekosten en gaan de onderhandelingen met zorgverzekeraars moeizaam. Daar bovenop komen nog het personeelstekort en de onderbezetting, zowel op de werkvloer als binnen de afdeling inkoop.
In deze blog duiken we in de uitdagingen waar de inkoopafdelingen mee te maken hebben. Gelukkig zijn veel van deze uitdagingen op te lossen. Wil je weten hoe? Lees dan vooral verder.
Personeelstekorten én leveringsproblemen
Net als veel sectoren in Nederland, hebben ziekenhuizen te maken met personeelstekorten. Maar waar de kapper simpelweg een stop op de klanten kan zetten, gaat dat bij ziekenhuizen niet. Door het personeelstekort wordt voornamelijk reactief gewerkt: de problemen oplossen als ze al aan de hand zijn. Denk bijvoorbeeld aan ad hoc werkzaamheden en snel de grootste problemen aanpakken –zowel op de vloer als binnen inkoop. Door vooral ad hoc te werken, verlies je als afdeling inkoop al snel het overzicht. Er wordt vooral gekeken naar het oplossen van de meest urgente problemen, in plaats van het voorkomen van toekomstige.
Het personeelstekort is niet het enige probleem. Ziekenhuizen kampen ook met allerlei leveringsproblemen. Zo kunnen verschillende ziekenhuisinstrumenten niet gemaakt worden door het wereldwijde chiptekort. Of loopt het transport van benodigde spullen spaak.
Stijgende prijzen en strengere regelgeving
Door de transportproblemen zijn bepaalde producten schaarser geworden. Dat drijft, samen met de inflatie, de prijzen enorm op. Uit onderzoek van de Nederlandse Vereniging voor Zorg (NVZ) en Intrakoop, de inkooporganisatie van de zorg, dreigen ziekenhuizen in de financiële problemen te komen. Zo stegen de prijzen voor energie in 2022 met 43,8 procent en de prijzen voor kantoorspullen met 8,5 procent.
Daarnaast kregen ziekenhuizen te maken met strengere regelgeving van de in- en verkoop van medische hulpmiddelen. Dat resulteert in minder leveranciers én nieuwe leveranciers vinden is extra moeilijk.
Meer overzicht betekent minder werkdruk
Al deze uitdagingen vragen om aandacht. Hoe gaat men de problemen oplossen? Wij zien vaak dat ziekenhuismedewerkers van de afdeling inkoop nóg harder gaan werken. Dit is geen duurzame en toekomstgerichte oplossing; medewerkers doen hiermee zichzelf tekort. Om zowel de werkdruk als het overzicht te verbeteren, helpt het om te investeren in een duurzame werkomgeving. Hiervoor zijn de juiste ondersteunende middelen nodig, waaronder goede software.
Software wordt soms gezien als iets wat (initieel) capaciteit kost. Toch levert goede software in het inkoopproces juist meer capaciteit op. Alle verschillende inkoopprocessen worden namelijk netjes geordend, waardoor je meer ballen in de lucht kan houden. Met een goed softwaresysteem kan je beter het overzicht behouden en inzetten op professionalisering van de inkoop.
Meer leveranciers is meer concurrentie
We stelden net al dat er een steeds groter tekort is aan leveranciers. Een belangrijk thema bij de afdeling inkoop is dan ook het continu zoeken en (pre-)kwalificeren van nieuwe, alternatieve leveranciers. Een groter leveranciersbestand zorgt ervoor dat je als afdeling inkoop meer 'in control' bent. Het zorgt voor meer concurrentie en uiteindelijk een betere prijs-kwaliteitsverhouding. Zo heb je als ziekenhuis meer mogelijkheden om kosten te besparen en krijg je meer waarde voor je geld.
Vooruitzien is regeren
Als je als inkoopafdeling weet wat er op je afkomt, dan kun je beter inschatten hoe je hiernaar gaat handelen. Met Intake Management krijg je als inkoopafdeling grip op de inkoopbehoeften binnen jouw organisatie. Het systeem biedt, door de juiste vragen te stellen, handvatten om de inkoopbehoeften in kaart te brengen. Zo worden de behoeften volledig omschreven en kan de inkoopafdeling beter adviseren en ondersteunen. Op deze manier kan je het inkoopbeleid borgen en lever je maximale toegevoegde waarde aan de organisatie.
Ontdek wat Mercell voor jou kan betekenen
Meer weten over wat Mercell voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan contact met ons op of lees het klantverhaal van het Ziekenhuis Gelderse Vallei.