Økt interesse for sykehusets innkjøp blant ansatte
Regionsykehuset Gelderse Vallei i Nederland har 400 senger og 3000 ansatte. I innkjøpsavdelingen er seniorinnkjøper Remco Lagerweij og kontraktsansvarlig Youssef Razza involvert i implementeringen av sykehusets kontraktsstyring.
Involverte de ansatte
– Det var et ønske om å involvere de ansatte mer i innkjøpsprosessen, og det var også et ønske om å gjøre prosessen mer oversiktlig for hele organisasjonen, innleder Remco Lagerweij.
– Noen ganger kan det være vanskelig å innføre eller utvikle nye tiltak vi skal gjøre. Det er begrenset med tid, eller folk synes det er problematisk å begynne å gjøre oppgaver på en ny måte. Nå har innkjøpsavdelingen begynt å jobbe på en annen måte, slik at det henger mer sammen med brukernes behandlingsforløp, fortsetter han.
Grunnlaget for innkjøpsavdelingen er åpenhet, mener Youssef.
– Med store prosjekter på sykehus kan det fort bli uklart hvem som gjør hva. Det taes gjerne på e-post, og da blir det vanskelig å kontrollere. Du kjøper varer, men valget du til syvende og sist tar må være godt begrunnet. Nå kan ansatte definere krav og ønsker de har, og innkjøpere vurderer disse i Mercells system, hvor det blir kjøpsdata. Alle innkjøpsbehov er nå sentralt tilgjengelig for alle involverte. Vi har lykkes med anskaffelsesprosjektet, og nå gjelder det kontraktsstyringen vår.
“Tidligere var ikke avtalene så enkle å forstå. Utløpsdatoene lå for eksempel gjemt i en Excel-fil, eller viktige dokumenter lå stuet vekk på en harddisk. Men en lokal fil er personlig. I Mercells skyløsning kan alle jobbe samtidig, med egne rettigheter og roller. Det øker involvering fra våre ansatte, åpenhet og eierskap til prosjektene."
Youssef Razza - Kontraktsansvarlig ved sykehuset Gelderse Vallei.
Automatisering av innkjøpsoppgaver
Ved å profesjonalisere innkjøp og kontraktsstyring har innkjøpsavdelingen mer kontroll over sine prosesser.
– Når du sentraliserer innkjøpsprosessen, reduserer du skjulte kostnader. God kontraktshåndtering forhindrer at du blir feilfakturert. Hvis du betaler alle fakturaene dine uten å vite om prisen samsvarer med avtalene, når du ikke budsjettmålene dine, sier Youssef Razza.
– Vi har begynt å holde øye med en del nye ting. Hver kontrakt har naturligvis en start- og sluttdato. Vi kjører derfor rapporter som gir oss automatiske varsler før noe utløper, slik at vi kan beholde kontrollen og iverksette tiltak for å signere en ny kontrakt. Dersom en faktura er feil, kan du umiddelbart sjekke den i systemet og sammenligne den med prisavtalen. I tillegg, når et sertifikat utløper, mottar leverandøren automatisk et varsel om at et nytt må lastes opp.
I vårt lille team er vi veldig åpne for endringer
– Fordi vi jobber med relativt små innkjøpsteam med en prosjektleder, operativ innkjøper, assisterende innkjøper og seniorkjøper, kan vi teste og iverksette ting raskere. Vi er veldig praktiske og høster fordelene av det. Fordi vi akkurat har begynt å jobbe på denne måten, blir vi lagt merke til av andre avdelinger. De følger med på oss og er interessert i hvordan vi har satt opp dette.
– Vi ser på en kontrakt som et samarbeid mellom avdelingen, oss som innkjøper og leverandør. For å gjøre dette samarbeidet målbart har vi KPIer som blir stadig viktigere. Det har vi allerede satt opp.
Reduksjon av kostnader med forbruksanalyser
– Vi har satt opp KPIer innenfor en rekke temaer i dashbordet vårt. Mangler det for eksempel anmeldelser i logistikk, ser vi det umiddelbart. Hvis noen klager på leveringstider, kan vi umiddelbart rapportere det og sette igang tiltak. Vi trenger disse KPI-målingene for vår akkreditering. For akkreditering er det viktig at vi kan demonstrere at en leverandør gjør og leverer det de lover. De ulike avdelingene gir oss denne leverandørinformasjonen.
– Når alt kommer til alt fører gode resultater til etterfølge. Det er selvfølgelig ikke lett å få alle introdusert for programvaren med en gang. Men så snart vi skaper resultater, viser folk interesse. Det samme skjedde med Anbudsvarslingen.
– Vi er et regionsykehus og har ikke anbudsplikt, men vi ønsker likevel å kjøpe inn med modenhet og profesjonalitet. For noen år siden kom vi på andreplass under Mercell Negometrix User Day. Så langt det er mulig vil vi følge den siste utviklingen innenfor feltet vårt og i bransjen. Vi er et lite team som gjør mye av dette arbeidet på si, og vi er stolte på vegne av hele sykehuset.
Remco Lagerweij - Seniorinnkjøper
For innkjøp, trykk play ->
