Når du begynder at orientere dig i udbudsmarkedet, vil der dukke en række ord og begreber op, som kan være svære at forstå. Det kan også ske, at du kender betydningen, men er usikker på, hvilken vægtning de har i et udbud. Vi har splittet udbudsbeskrivelsen op i tre dele:
De tre krav i tilbudsevalueringen
I de offentlige bestemmelser er der tre forhindringer, der skal overvindes for at vinde et udbud:
Kvalifikationskrav
Opfyldelse af alle minimumskrav
Scor højt på tildelingskriterier
Det er helt naturligt at tro, at disse hænger sammen, men i praksis er det tre separate punkter. Rækkefølgen i listen ovenfor er ikke tilfældig, fordi de også har samme logiske rækkefølge i udbuddet.
Det er vigtigt, at du kender forskel på disse tre, så du ikke bruger tid på forhold, der ikke har nogen reelle konkurrencefordele. Måske anser du din virksomhed for ikke at være konkurrencedygtig, fordi du kun knap kan opfylde et minimumskrav i en konkurrence? Bare rolig, læs videre i stedet.
1. Kvalifikationskrav
Dette er det første nåleøje. Kommer du ikke igennem her, bruger kunden ikke et minut på dit tilbud, fordi din virksomhed ikke er kvalificeret til at deltage i konkurrencen. Opfylder du kravene, fortsætter du i konkurrencen, og byder på samme vilkår som alle andre deltagere.
Kvalifikationskrav vedrører meget specifikke forhold, der vedrører virksomheden selv. Kvalifikationskrav har ingen placering, her handler det bare om at blive godkendt. Enten er du kvalificeret, eller også er du ikke. Du er ikke bare lidt kvalificeret eller meget kvalificeret, og du får ingen score for dette punkt.
Kvalifikationskrav vedrører, om du har betalt skat og moms, at du har tilstrækkelig økonomisk formåen, eller har tilstrækkelig erfaring fra tidligere opgaver. Det er ikke noget, der kan gradbøjes.
Der kan selvfølgelig være flere forhold, men disse er de mest almindelige. Det er op til den offentlige udbyderen, hvilke krav de ønsker at stille i konkurrencen, og de har stor handlefrihed, så længe kravet er i forhold til kontraktens kompleksitet og karakter.
Hvis der f.eks. er krav om tre relevante opgaver inden for de seneste tre år, så er det ikke nok kun at have to inden for de seneste tre år og heller ikke tre opgaver inden for de sidste fire år.
Har du derimod kun tre referenceopgaver inden for de seneste tre år, er du lige så kvalificeret som konkurrenten med 20 opgaver.
Opfylder du kvalifikationskravene, er du med i opløbet. Og næste udfordring er, om du er i stand til at opfylde minimumskravene til det, der skal leveres.
2. Krav og minimumskrav
Sådanne krav vedrører ikke kvalifikationer eller forhold om virksomheden, men er derimod minimumskrav til, hvad der rent faktisk skal leveres inden for kontrakten, altså den konkrete service eller produkter.
I mange konkurrencer bliver der ofte udarbejdet en kravspecifikation, der stiller visse minimumskrav til, hvad der skal leveres. Her skal du svare Ja eller Nej, og måske uddybe svaret for at dokumentere, hvordan kravet rent faktisk er opfyldt.
Grundlæggende skal alle minimumskrav være opfyldt. Selvom der kun er et eller to krav, som du ikke kan opfylde, er der mulighed for, at dit tilbud kan blive afvist fra konkurrencen. Vi kan tage et eksempel fra virkeligheden; kaffemaskiner.
En kunde havde et udbud om levering af kaffemaskiner og kaffebønner til maskinerne. I kravspecifikationerne var det oplyst, at maskinen skulle levere bl.a. espresso-kaffe. En af udbyderne skrev, at espresso-kaffen var brygget på "mørkristede kaffebønner".
Tilbuddet blev afvist, da mørkristede bønner er noget helt andet end espressobønner. Kravet blev derfor ikke anset for opfyldt. I sådanne tilfælde hjælper det ikke, hvis kaffen måske smager bedre. Man skal forsøge at være specifik i forhold til varerne.
Så hvis du ikke kan opfylde alle minimumskravene, kommer resten af dit tilbud heller ikke i betragtning, fordi det bliver afvist fra konkurrencen. I praksis sker det, fordi løsningen ikke er sammenlignelig med de øvrige tilbud, og ofte fordi den manglende opfyldelse af kravet kan give en konkurrencefordel. Det er ikke længere en æble-til-æble sammenligning. Når det offentlige sammenligner tilbud, sker det i høj grad ud fra sammenligning af data.
I den forstand er absolutte minimumskrav lidt ligesom kvalifikationskrav, her er det ofte også win or lose.
Når du opfylder alle minimumskravene, tages du videre til næste del af konkurrencen, hvor dit tilbud vurderes ud fra opfyldelse af tildelingskriterierne.
3. Scor højt på tildelingskriterier
Tildelingskriterierne er den sidste hindring for at vinde en kontrakt.
Kriterierne bruges af kunden til at give tilbuddene en samlet score. Tilbuddene sammenlignes ud fra de betingelser, der er angivet i tildelingskriterierne, og der sættes en score for hver betingelse. Tilbuddet med den bedste samlede score vinder vinder næsten altid, da vægtningen af de forskellige betingelser er dynamisk ud fra, hvad de udbudsansvarlige vælger skal have mest betydning. Nogle gange betyder pris virkelig meget, andre gange er kvaliteten det absolut afgørende, og bæredygtighedsaspektet/CO2-belastningen tæller nogle gange lidt, nogle gange meget.
Du kan se disse kriterier som en gammeldags balanceskala, hvor prisen er på den ene side, og de andre kvalitative kriterier er på den anden side. Det tilbud, der har den bedste balance mellem pris og kvalitet, vinder. Er I i byggebranchen, spiller design og oplevelsesaspektet naturligvis også ind.
Tildelingskriterierne er ofte prioriteret med en relativ vægt opgjort i procenter i forhold til den samlede score. For at vinde er det normalt ikke nok kun at score godt på ét kriterium, men du skal score bedre end konkurrenterne, især på de kriterier, der vægtes højst. Det hjælper ikke, at prisen er lav, hvis man scorer så meget dårligere på kvaliteten.
Begrebet kvalitet bruges som en samlebetegnelse for alle former for kvalitative egenskaber i et tilbud. I praksis betyder det "hvor høj kvalitet og værdi får vi for pengene?". Men kvalitet kan betyde forskellige ting for forskellige kunder, så her er der ingen konklusion eller fast skabelon.
Det vil være, som når du går på indkøb efter et nyt tv. En større skærm med bedre farvegengivelse og høj kontrast betyder, at du skal betale mere. Hvis du er kræsen med hensyn til disse ting, er du sandsynligvis villig til at browse rundt og undersøge markedet. Men din nabo, der ikke har bil, skal måske tage tv'et med hjem i bussen, og vil måske også overveje, hvor meget det vejer, eller hvor stor emballagen er. Eller kan det leveres meget hurtigt og klar til brug. Det spiller også ind i et udbud, f.eks. inden for alle former for byggeri.
Forhold, du selv mener er vigtige for at levere høj kvalitet, kan være noget andet end det, som kunden synes er vigtigt. Så du skal læse tildelingskriterierne grundigt, og du skal svare klart på dem alle. Alligevel kan det også betale sig at kontakte udbyderen, især før udbuddet publiceres. Så har de også bedre tid til dig, og du viser, at du har gjort dit forarbejde og ved, at et udbud er på vej.
Med Mercells Udbudsplan, får du en oversigt over de udbud (rammeaftaler), der findes i dit specifikke marked og hvornår de rammer markedet. Du kan også se, hvad de er værd og hvem der sidder på den nuværende aftale. Du kan læse mere om Udbudsplanen her.
Konklusion:
Den leverandør, der opfylder kvalifikationskravene, kan levere et produkt eller en ydelse, der opfylder alle minimumskrav, og samtidig scorer bedst i forhold til forholdet mellem pris og kvalitet, vinder. Det handler altså ikke om at være bedst kvalificeret, men om at bruge tid på at løfte din score i tildelingskriterierne. Det er her, du skal sætte ind for at vinde.