Kommisjonen ønsket å gjøre prosedyren sin fleksibel nok til å både la nye aktører bli med, og la tilbydere delta direkte, samtidig som europeiske operatører får tid til å vokse i et marked hvor mange selskaper opprinnelig kommer fra USA.
80 % tidsbesparelse med et dynamisk innkjøpssystem
Generaldirektoratet for informatikk (DIGIT) er ansvarlig for den digitale infrastrukturen og IT-tjenestene i EU-kommisjonen. Tjenestene støtter den daglige innsatsen og hjelper EU-kommisjonen og andre EU-institusjoner med å oppnå sine respektive IT-strategier og styrker samarbeid på tvers av institusjoner.
Det er DIGITs oppgave å forsyne EU-kommisjonen med maskinvare, programvare, IT-tjenester, og nå også skytjenester. Det dynamiske innkjøpssystemet (DPS) som DIGIT valgte for å kjøpe skytjenester, er uten tvil like innovativ og transformativ som skytjenestene de kjøper inn.
For implementeringen av DPS valgte DIGIT å bruke Mercell inntil deres eget innkjøpsverktøy blir i stand til å støtte hele prosessen. Siden implementeringen har DIGIT nytt godt av bedre tilgang til markedet og opplevd økt effektivitet i leveringstider. Det som før pleide å ta opptil ett år er nå fullført på bare 2-3 måneder.
EU-kommisjonens strategi for innkjøp av skytjenester anerkjenner DIGITs rolle som en sentralisert interinstitusjonell megler. DIGIT gir mer fleksibilitet og handlingsrom for institusjoner i det offentlige skymarkedet, gjør det lettere å overvåke utgifter og trendprognoser, og gir veiledning.
Bli kjent med markedet for skytjenester
I 2014 lanserte DIGIT CLOUD I-anbudet, den første prosedyren for kjøp av skytjenester. CLOUD I gjorde det mulig å gjøre parallelle studier av skymarkedet, den nye IT-dimensjonen designet for skytjenester og optimaliserte måten å anskaffe disse tjenestene på.
Med CLOUD I lærte DIGIT at markedet for skytjenester, som fortsatt var nytt på den tiden, utviklet seg raskt. Måten en anbudsprosedyre basert på flere rammeavtaler med gjenåpning av en konkurranse fungerer, deltok ikke skyleverandørene direkte. Det var kun forhandlere av skyløsninger som kunne bli med i CLOUD I.
Det økte de økonomiske kostnadene, og det reflekterte ikke virkeligheten i et marked der nye aktører dukker opp, andre forsvinner og noen få vokser til å bli konkurransedyktige.
.jpg?width=600&name=pexels-antonio-filigno-3115407%20(1).jpg)
"
En ny tilnærming
For å oppnå dette foreslo DIGIT en helt ny tilnærming støttet av en type prosedyre som aldri tidligere er brukt av EU-kommisjonen: et dynamisk innkjøpssystem (DPS).
Med DPS kan nye tilbydere som ikke er klare ved starten av anbudsprosessen søke når de er modne nok, og på et hvilket som helst tidspunkt i hele DPS. Denne store fordelen, sammen med den økte konkurransen og det elektroniske formatet til prosedyren, overbeviste DIGIT om å lansere det første dynamiske innkjøpssystemet for EU-kommisjonen.
Siden en DPS er en heldigital prosedyre, må den støttes av en digital plattform i henhold til forskriften. DIGIT utvikler og leverer EU-kommisjonens løsning for forretningsinnkjøp, som tilsvarer Mercell-plattformen. Men siden EU-kommisjonen aldri hadde publisert en DPS, kunne de ennå ikke støtte alle nødvendige funksjoner for å oppfylle lovkravene. Dette førte til at DIGIT undersøkte alternative løsninger og til slutt valgte Mercells plattform som sin løsning.
Med CLOUD II DPS opplevde EU-kommisjonen fire fordeler:
- Tilbydere kan delta i prosedyren når som helst. I tillegg er det mye enklere for nye deltakere å søke fordi det er en digital prosess.
- Tilbydere deltar direkte i DPS i stedet for å jobbe med mellommenn. Dette gir betydelige økonomiske gevinster.
- Kvaliteten heves. De tekniske kravene til skytjenester er svært komplekse. DIGITs Cloud Broker har nøye utarbeidet en katalog med over 1000 spørsmål som dekker tekniske krav. Skymegleren velger deretter fra denne katalogen, basert på behov, i en minikonkurranse.
En slik prosess ville være umulig å kontrollere analogt. Ved å gjenbruke maler fra en minikonkurranse til en annen, forbedres kvaliteten på tilbudene betraktelig. Skymegleren kan være veldig spesifikk om hvert enkelt tekniske krav, og dermed kontinuerlig heve nivået på kvalitetsvurderingen. - Nå som katalogen over tekniske krav er opprettet, kan opprettelsen av en minikonkurranse med 1000 spørsmål fullføres på noen få dager. Det er raskt og kan tilpasses interne behov, og gevinsten i leveringstid har vært betydelig.
I CLOUD I tok evalueringen av tilbud levert på papir mange måneder på grunn av deres kompleksitet. I CLOUD II DPS klarte DIGIT de samme oppgavene på en brøkdel av tiden. Fra åpning av tilbud til sluttevaluering kan prosessen ta så lite som 2-3 uker, selv for svært komplekse tilbud.
Et gjennomsnittlig anskaffelsesprosjekt tok et år fra identifisering av behovene til kontraktsinngåelse. Med dagens DPS kan DIGIT fullføre prosessen på 2 måneder.
En enklere prosess for komiteen
Et av områdene som opplever størst forbedring er samarbeid under evalueringen. Tilbakemeldingene fra komiteen viser hvor mye lettere det er blitt å velge. Takket være et intuitivt grensesnitt er innlogging raskt og enkelt for alle komitémedlemene. Når alle er om bord, skaper plattformen åpenhet i evalueringen. Prosessen kan foregå på tvers av flere institusjoner uten forsinkelser. Det hjelper virkelig komiteen å komme til en felles beslutning.
På en bredere skala er effekten av skytjenester enorm, og setter dype spor i enhver organisasjon. Med innovasjonen det utløser har DPS hatt lignende transformative krefter på måten DIGIT gjør innkjøp. DIGIT opplever større åpenhet, forbedret samarbeid og økt konkurranse. Disse gevinstene skaper en synlig effekt, både for de interne prosessene og på den økonomiske bunnlinjen. I tillegg la DPS til rette for å jobbe hjemmefra, og fremmet digitalt samarbeid gjennom COVID-19-perioden.
On a broader scale, the impact of cloud services is massive, and they truly transform any organisation. With the innovations it triggers, the DPS has had similar transformative powers for the way DIGIT does procurement. DIGIT witnessed greater transparency, enhanced collaboration, and increased competition. These gains translate into efficiencies both for the internal processes and for the financial baseline. In addition, the DPS facilitated work from home and digital collaborations during the COVID-19 confinement.
For innkjøp, trykk her ->
